Digital omstilling under kriser

Abstract

Denne masteroppgaven utforsker hvordan kriser kan påvirke digitalisering i universitetssektoren. Oppgaven presenterer en casestudie som tar for seg et institutt på NTNU i perioden da koronapandemien inntraff, fra mars 2020 og ut dette semesteret. Verdenssamfunnet måtte gjøre drastiske omstillinger, og hverdagen ble preget av usikkerhet og sosial avstand. Caseinstituttet måtte nærmest over natten gå over til heldigital undervisning, veiledning og vurdering. Denne oppgaven tar for seg hva slags forberedelser som kan gjøres for å sikre digital beredskap, hvordan digitaliseringen operasjonaliseres når krisen inntreffer, og hvordan man kan hente læring fra andres erfaringer. Problemstillingen er utforsket ved intervjuer med ledere, administrasjon og faglærere ved caseinstituttet og sett i sammenheng med lignende studier fra andre universiteter i Norge og internasjonalt. Funnene i casestudien tilsier at digitaliseringen ved NTNU allerede var langt på vei, og at da krisen inntraff ble disse verktøyene videreført og bruken ble utvidet. Instituttet etablerte en kriseledelsefunksjon, men fulgte ikke noen etablert beredskapsplan. Instituttet valgte å gjøre innkjøp og å etablere enkelte roller lokalt som ikke fulgte sentraliseringsprinsipper, med hensikt å bygge trygghet blant de ansatte og sikre nødvendig utstyr til å levere et godt digitalt studietilbud. I operasjonaliseringen av digitalisering ut i hvert enkelt fag viser funnene variasjon i faglæreres eksisterende kompetanse. Opplæring var tilgjengelig i oppsett og bruk av digitale verktøy, men kompetanse innen digital didaktikk var mer krevende å etablere. Allikevel kunne manglende erfaring kompenseres for ved god dialog med kollegaer og fagfeller. Flere læringsarenaer måtte finne en ny form da koronapandemien inntraff. I denne studien ser vi at læringsarenaer dukket opp fra nye, uventede hold, hvor det opplevdes lettere å knytte kontakt med fagfeller ved andre universiteter. Læringen ved instituttet handlet i første omgang hovedsakelig om å løse sine eksisterende oppgaver med digitale verktøy, og i etterkant av våren 2020 ble også diskusjonene utvidet til større spørsmål rundt det digitale studietilbudet. Oppgaven konkluderer med at kriser kan være en utløser for digitalisering og digital kompetanse, samt å være en pådriver for videreutvikling og investering i digitale verktøy. Endringene som iverksettes under en krise kan også bidra til å skape vedvarende endring i digitale vaner. Kriser kan være både et hinder og en mulighet for læringsarenaer, hvor digitale flater både kan bryte ned og opp barrierer for kommunikasjon. Med godt nettverk og en evne i organisasjonen til å dele erfaringer og omstille seg raskt ble det mulig å mestre en krise, og å ta med lærdommen videre til en ny digital hverdag.

This master’s thesis explores how crises can impact digitalization in the university sector. The thesis presents a case study, regarding one institute at NTNU in Norway, when the coronavirus pandemic caused major societal changes, from March of 2020 and throughout the semester. The institute had to convert almost overnight to digital teaching, guidance and evaluation. This thesis addresses what preparations can be done to ensure digital readiness, how the digitalization process is operationalized when the crisis occurs, and how we can learn from others’ experiences in such times. The research objective is explored by interviews with institute leaders, administration and educators, and findings are analyzed in the context of similar studies from other universities in Norway and abroad. The findings in this study indicates that NTNU already had come a long way in the digitalization process, and in the emergency, existing tools were used, and their usage areas were expanded. The institute established an emergency leadership function but did not follow any established preparedness plan. The institute opted to make purchases and establish new roles not according to central procurement principles, with the intention to support employees and ensure equipment necessary for providing quality digital teaching. The findings regarding operationalization of digitalization in different university subjects display variation in teachers’ existing digital competency. Training was available in setup and use of digital tools, but less so in terms of the didactics of digital teaching. However, good use of the individual teachers’ network of peers could contribute to compensating for shortcomings. Several learning arenas had to take on a new form during the coronavirus pandemic. In this study we see that learning arenas occurred in new, unexpected places, such as the experience that it was “easier” to get in touch with peers at other universities and abroad than before. The learning mainly revolved around solving existing tasks using digital tools, and in the time after the spring of 2020 the discussions also widened to bigger questions regarding the university’s digital offerings. The thesis concludes that crises can be a trigger for digitalization and increased digital competency, as well as being a driver for further development and investment in digital tools. Changes that are made during a crisis can contribute to creating lasting change in staff’s digital habits. Crises can also be both hindrance and source of opportunity for learning arenas, where digital interfaces can both build up and break down barriers to communication. By utilizing the organization’s network and ability to implement change quickly, the crisis can be met rather successfully, and the lessons learned can be brought into a new and more digital way of working.