Effektivitet i hybride møter
Abstract
De siste årene har det skjedd en omveltning i hvor, hvordan og når man arbeider, og den hybride arbeidsmodellen har vokst frem som en ettervirkning av koronapandemien. Denne modellen kombinerer arbeid fra arbeidsplassen, hjemmekontor og andre steder. Da arbeidstakerne ble sendt på tvunget hjemmekontor grunnet smittevernrestriksjoner, måtte de tilpasse seg den nye tilværelsen, og enkelte opplevde flere goder som de ønsket å beholde etter pandemien. Disse innebar blant annet økt fleksibilitet, ressursbesparing og bedre balanse mellom privat- og arbeidsliv. Som en følge av dette, ble muligheten til å velge hvor en arbeider fra en forventning blant arbeidstakerne, og den hybride arbeidsmodellen har blitt den nye normalen. Dette har krevd tilrettelegging for å gjennomføre hybride møter, der en kombinerer fysisk og digital tilstedeværelse. Mye av arbeidsdagen til kunnskapsarbeidere går til møter, og derfor er det relevant å finne ut hvordan man kan utnytte denne tiden mest mulig effektivt. Grunnet den økte bruken av hybrid arbeid og oppfattelsen av at møter generelt er lite effektive, har vi valgt å undersøke følgende problemstilling: «Hva fremmer og hemmer effektiviteten i hybride møter».
Eksisterende litteratur og teori har fokusert på hjemmekontor før og etter koronapandemien, effektiv møtevirksomhet, den hybride arbeidsmodellen samt fordeler og utfordringer med hybride møter. Dette legger et godt grunnlag for å besvare problemstillingen vår, samtidig som vår studie vil belyse nye elementer innen hybride møter i forhold til hva som påvirker effektiviteten. For å besvare problemstillingen ble det utført en casestudie med kvalitativ datainnsamling av to virksomheter som benytter hybride møter regelmessig. Datainnsamlingen ble utført ved observasjoner av hybride møter og intervjuer av møtedeltakere. Ved å samle inn data med to metoder, fikk vi både vårt eget inntrykk av hva som påvirket effektiviteten, samt innsikt i hvordan møtedeltakerne opplevde det. Dette ga oss en dypere innsikt i hvilke faktorer som påvirker effektiviteten i hybride møter.
Gjennom studien ble det utarbeidet et konseptuelt rammeverk bestående av flere elementer som fremmer og hemmer effektiviteten i hybride møter, og disse ble delt inn i fire hovedkategorier: møteledelse, møteadferd, teknologi og dynamikk. Både møteledelse og møteadferd vil påvirke effektiviteten i flere former for møter, mens teknologi og dynamikk er spesielt avgjørende i hybride møter. Møteledelse er grunnleggende for å utføre effektive møter, og de viktigste faktorene er forberedelse, møtedokumentering, deltakere og tidsbruk. Deltakernes møteadferd påvirker også effektiviteten og våre funn viser at spesielt multitasking samt forstyrrelser via kamera- og mikrofonbruk hemmer effektiviteten. Innen teknologi er det essensielt med tilstrekkelig møteromoppsett og utstyr for de som sitter på hjemmekontor. Den siste og mest utfordrende kategorien er dynamikk, som omfavner det sosiale samspillet i møtet, samtaleflyten og opplevelsen av inkludering og ekskludering mellom lokasjoner. I hybride møter, der deltakerne har ulik tilstedeværelse i møtet, vil det oppstå skjevfordelinger mellom deltakerne på tvers av lokasjoner, spesielt mellom samlokaliserte deltakere og de som deltar individuelt fra andre steder. Alle de identifiserte hovedkategoriene i rammeverket kan effektiviseres med opplæring, tilrettelegging og bevisstgjøring. Noen elementer er vanskeligere å kontrollere og derfor kan rammeverket hjelpe virksomheter med å identifisere og utbedre disse for å sikre effektive hybride møter. I tillegg til et viktig utgangspunkt for videre forskning, analyse og utvikling innenfor effektivitet i hybride møter. In recent years, there has been a transformation in where, how and when people work, and the hybrid work model has emerged as a consequence of the coronavirus pandemic. This model combines work from traditional workplaces, home offices, and other locations. When employees were forced to work from home due to infection control guidelines, they had to adapt to this new reality, and many experienced numerous benefits they wished to retain after the pandemic. These advantages covered increased flexibility, resource savings, and improved work-life balance. Consequently, the ability to choose one’s work location has become an expectation among workers, establishing the hybrid work model as the new normal. This transition has necessitated enterprises to facilitate hybrid meetings that combine both physical and digital presence. Given that a substantial portion of a knowledge worker's day is devoted to meetings, it is essential to explore methods for maximizing the efficacy of this time. Due to the widespread adoption of hybrid work and the perception that meetings, in general, tend to be inefficient, we have chosen to address the following research question: “What promotes and hinders efficiency in hybrid meetings”.
Existing literature and theories have examined topics such as work from home in the pre- and post-pandemic period, efficient meeting practices, the hybrid work model, as well as the advantages and challenges associated with hybrid meetings. This provides a solid foundation for addressing our research question, while our study aims to provide insight into elements within hybrid meetings that impact efficiency. To achieve this objective, we conducted a case study that involved qualitative data collection from two enterprises that regularly used hybrid meetings. Our data collection methodology included observations of hybrid meetings and interviews with meeting participants. By employing two data collection approaches, we gained our own impressions of the factors influencing efficiency while also gaining insight into the meeting participants’ experiences. This allowed us to obtain a deeper understanding of the factors that affect the efficiency of hybrid meetings.
Our research resulted in a conceptual framework consisting of elements that promote and hinder efficiency in hybrid meetings, divided into four main categories: meeting management, meeting behaviour, technology, and dynamics. Both meeting management and meeting behaviour impact efficiency in several meeting formats, while technology and dynamics are especially crucial in hybrid meetings. Meeting management is fundamental for conducting effective meetings, including preparation, meeting documentation, participants, and time usage. The participants' meeting behaviour can affect the efficiency, and our findings show that especially multitasking and disturbances via camera and microphone usage hinder efficiency. Within technology, it is essential with sufficient meeting room setup and equipment for those who work from home. The most challenging category is dynamics, which embraces the social interaction in a meeting, the conversation flow and the experience of inclusion and exclusion between locations. In hybrid meetings, where participants have different presences, there will be imbalances, especially between co-located participants and those who participate remote from other places. The identified main categories in the framework can be made efficient with training, facilitation, and awareness. Some elements are more difficult to control, hence the framework can help enterprises identify and improve these to ensure effective hybrid meetings. In addition, it provides a valuable starting point for further research, analysis, and development in the field of efficiency in hybrid meetings.