| dc.description.abstract | Bedrifter eksisterer for å skape verdi ved å levere produkter og tjenester på markedet, som betyr at de må tilfredsstille nasjonale og internasjonale lover og standarder. For å støtte bruk av lover og standarder, bedrifter utvikler og bruker prosedyrer og veiledningsmidler som støtter ulike verdiskapende prosesser i bedrifter. Derimot, disse dokumentene blir ikke alltid brukt effektivt. Derfor har forskningsspørsmålet «Hvordan kan bedrifter skape verdi ved å optimalisere bruk av lover, standarder, prosedyrer og veiledningsmidler?» blitt valgt for denne masteroppgaven, og utforsket i form av tre forskningsspørsmål:
1. Hvordan blir lover, standarder, prosedyrer og veiledningsmidler utviklet, distribuert, og så brukt i bedrifter?
2. Hva betyr det for bedrifter å bruke lover, standarder, prosedyrer og veiledningsmidler på en effektiv måte?
3. Hvordan kan bedrifter benytte seg av lover, standarder, prosedyrer og veiledningsmidler for å maksimere verdiskapning?
Analysen i denne masteroppgaven har vært kvalitativ og avgrenset til effektiv bruk av lover, standarder, prosedyrer og veiledningsmidler i bedrifter fra den norske bygg- og anleggsbransjen. For å svare på forskningsspørsmålene har data om utvikling, distribusjon, innhold og bruk av disse dokumentene blitt samlet inn ved hjelp av spørreundersøkelser og intervjuer med representanter fra statlige organer, offentlige organisasjoner og ulike bedrifter i bygg- og anleggsbransjen.
Resultatene fra denne masteroppgaven viser at utviklingsprosessen av de ulike dokumenttypene varierer veldig fordi de blir utviklet av diverse aktører i bransjen. Lover blir utviklet av Stortinget, standarder av ulike standardiseringsorganisasjoner, og prosedyrer og veiledningsmidler blir utviklet hovedsakelig internt i bedrifter. Videre, lover blir distribuert gjennom Lovdata, standarder gjennom Standard Online, og prosedyrer og veiledningsmidler internt i bedrifter gjennom bedriftenes styrings- eller kvalitetssystem. Lover brukes for å etablere et grunnlag for bedriftenes rettigheter og plikter, mens standarder brukes i prosjekter for å gjennomføre dem på en best mulig måte basert på beste praksis i bransjen. Sist, bruk av prosedyrer og veiledningsmidler er i stor grad styrt av behov i bedrifter, og de brukes for å tilføye faglig kunnskap om ulike temaer, støtte bruk av lover og standarder ved å tolke dem og tilpasse dem til bedriftenes behov, sikre kvalitet av arbeidet, forenkle samarbeid med kunder, og for læring i bedrifter.
Basert på resultatene i denne masteroppgaven, to modeller har blitt utarbeidet. Modellene viser hvordan livsløpene av de ulike dokumenttypene kan optimaliseres for å maksimere deres bidrag til verdiskapning i bedrifter. Den første modellen viser ulike steg i livsløpet av lover og standarder og anbefalinger for hvordan bedrifter kan bruke lover og standarder på en effektiv måte:
[Modell 1 - Livsløpet av lover og standarder i bedrifter]
Den andre modellen viser stegene i livsløpet av prosedyrer og veiledningsmidler og anbefalinger for optimalisering av dem for å bruke prosedyrer og veiledningsmidler på en effektiv måte:
[Modell 2 - Livsløpet av prosedyrer og veiledningsmidler i bedrifter]
Modellene og anbefalingene de inneholder kan implementeres for å bruke de ulike dokumenttypene på en effektiv måte. Videre, for å maksimere verdiskapning må tre viktige elementer være på plass:
1. Ledelse: Det må være en leder i bedriften som har ansvar for forretningsutvikling gjennom dokumenthåndtering. Denne lederen bør jobbe med å optimalisere bruk av de ulike dokumenttypene for å bidra til å maksimere verdiskapning gjennom ulike bedriftsprosesser.
2. Bevissthet: For å kunne optimalisere verdiskapning gjennom dokumenthåndtering må ansatte bli bevisstgjort på hvilke dokumenttyper skal brukes når og hvordan. Ansatte bør også forstå viktigheten av aktiv og riktig bruk av de ulike dokumenttypene, og hvordan det bidrar til maksimering av verdiskapning i bedriften.
3. Læring: For å kunne bruke de ulike dokumenttypene for å skape verdi må ansatte bli opplært i deres bruk, og forstå hvordan de ulike stegene i livsløpene av lover, standarder, prosedyrer og veiledningsmidler henger sammen og påvirker verdiskapning i bedriften. Dermed bør det organiserer kurs, workshops og andre opplæringsopplegg for å muliggjøre informasjonsoverføring til ansatte om hva som blir anbefalt å gjøre for de ulike stadiene av dokumentenes livsløp.
Dette er fordi for å maksimere verdiskapning bør bedrifter optimalisere alle steg i livsløpene av lover, standarder, prosedyrer og veiledningsmidler ved å implementere anbefalinger presentert i modellene. Bedrifter bør først implementere anbefalingene som er lett å implementere og har høy implementeringseffekt. Deretter kan det implementeres anbefalinger som er enten vanskelig å implementere og har stor effekt, eller er lett å implementere og har lav effekt, som kan variere fra bedrifter til bedrift. På denne måten kan bedrifter skape verdi ved å optimalisere bruk av lover, standarder, prosedyrer og veiledningsmidler. | |
| dc.description.abstract | Companies exist to create value by delivering products and services to the market, which means they must satisfy national laws and standards. To facilitate the use of laws and standards, companies develop and use procedures and guidance tools that support various value-creating processes in companies. However, these documents are not always used effectively. Therefore, the question "How can companies create value by optimizing the use of laws, standards, procedures and guidance tools" has been chosen as the focus of this master's thesis, and has been explored in the form of three research questions:
1. How are laws, standards, procedures, and guidance tools developed, distributed and used in companies?
2. What does it mean for companies to use laws, standards, procedures, and guidance tools in an effective way?
3. How can companies make use of laws, standards, procedures and guidance tools to maximize value creation?
The analysis in this master's thesis has been qualitative and limited to the effective use of laws, standards, procedures, and guidance tools in companies from the Norwegian construction industry. To answer the research questions, data on the development, distribution, content and use of these documents has been collected using surveys and interviews with representatives from government bodies, public organizations and various companies in the construction industry.
The results from this master's thesis show that the development process of the various document types varies greatly, as they are developed by various actors in the industry. Laws are developed by Stortinget, standards by standardization organizations, and procedures and guidance tools mainly internally within companies. Furthermore, laws are distributed through Lovdata, standards through Standard Online, and procedures and guidance tools internally in companies through the companies' management systems. Laws are used to establish the companies’ rights and obligations, while standards are used to execute projects in the best possible way based on best practice in the industry. Finally, the use of procedures and guidance tools is largely governed by the companies’ needs, to add knowledge about various topics, support the use of laws and standards by interpreting them and adapting them to the companies' needs, ensuring the quality of work, simplifying collaboration with customers, and for learning in companies.
Based on the results of this master's thesis, two models have been developed. The models show how the lifecycles of the various document types can be optimized to maximize their contribution to value creation in companies. The first model shows the stages in the lifecycle of laws and standards and recommendations for how companies can use laws and standards in an effective way:
[Model 1 - The lifecycle of laws and standards in companies]
The second model shows the steps in the lifecycle of procedures and guidance tools and recommendations for optimizing them to use procedures and guidance tools effectively:
[Model 2 - The lifecycle of procedures and guidance tools in companies]
The models and recommendations can be implemented to facilitate the use of different document types in an efficient way. Furthermore, to maximize value creation, three important elements must be in place:
1. Management: There must be a manager in the company who is responsible for business development through document management. This manager should work on optimizing the use of different document types to help maximize value creation through various company processes.
2. Awareness: To optimize value creation through document management, employees must be made aware of when and how to use different document types. Employees should also understand the importance of active and correct use of different document types, and how it contributes to maximizing value creation in the company.
3. Learning: To facilitate the use of different document types to create value, employees must be trained in their use, to understand how various steps in the lifecycles of laws, standards, procedures and guidance tools are connected and affect value creation in the company. Thus, courses, workshops and other training should be organized to enable the transfer of information to employees about what is recommended for the various stages of the documents' life cycles.
In order to maximize value creation, companies should optimize all steps in the lifecycles of laws, standards, procedures and guidance tools by implementing recommendations from the models. Companies should first implement recommendations that are easy to implement and have a high effect. Followed by recommendations which are either difficult to implement and have a great effect, or are easy to implement and have a low effect, which can vary from company to company. In this way companies can create value by optimizing the use of laws, standards, procedures and guidance tools. | |
