Improved sample reception logistics as a way to reduce response time of samples at St. Olavs hospital laboratory

Abstract

Sammendrag

Norske sykehus møter en økende etterspørsel for helsetjenester. Grunnet en svært begrenset ressurstilgang, sliter sykehuslaboratoriene med å allokere tid for å søke mer effektive løsninger innen logistikk. Dette til tross for at tid er en kritisk faktor for ytelsen til sykehuslaboratorier, ettersom svarene direkte påvirker pasientbehandlingen. I et medisinsk laboratorium blir prøver mottatt, sortert og videresendt til de respektive avdelingene for analysering. Dette kan sammenliknes med produksjonssteder hvor materialer blir mottatt og organisert før de kan brukes i produksjonen. Denne sammenlikningen gir en base for å analysere problemet fra et produksjons- og logistikkperspektiv. Denne studien er gjort som en case-studie i samarbeid med Laboratoriesenteret ved St. Olavs hospital. Formålet med studien er å øke kunnskapen om effektiv materialflyt for prøver i et laboratorium. Reduksjon av tid ble satt som fokusområde. Tre forskningsspørsmål ble utviklet for å undersøke dette. • FS1: Hvilke fysiske lokasjoner er del av prøveflyten fra prøvetakning til ankomst ved riktig avdeling ved St. Olavs laboratorium, og hva er ledetiden mellom disse lokasjonene? • FS2: Hvor i prosessen er det potensiale til å redusere tid, og hva kan bli implementert/endret for å redusere den totale tiden? • FS3: Hva er de overordnede forventede effektene av disse endringene? Det ble funnet at det er mest potensiale for å redusere tid fra prøvetakning til prøvene er levert på St. Olavs hospital. Det er også mye potensiale i å ta fordel av informasjonsdeling. De fleste av forslagene som er presentert, kan grupperes i to grupper. Den ene er forslag relatert til transport. I dag blir prøver ofte hentet hos avsenderen en gang per dag, hvilket leder til at prøver må vente på transport i opptil 24 timer. Det er forventet at forslagene i denne studien reduserer denne ventetiden. Den andre gruppen er forslag relatert til informasjonsflyt. I dag følger informasjonsflyten materialflyten. Det er forventet at å utnytte informasjonen tidligere kan forbedre kapasitetsutnyttelsen. Evalueringen av forventet effekt versus ressursbehov for forslagene viser at forslagene som er spesielt lovende er følgende: • Arrangere alternativ posttransport • Hente prøver fra fastlegekontorene etter stengetid • Opplære ansatte fra andre avdelinger til prøvemottak • Bruke elektronisk rekvisisjon på alle fastlegekontor En begrensning ved studien er at det kan være misforståelser tilknyttet løsningen for prøvemottak. I tillegg fokuserer studien kun på logistikk, og kostnader diskuteres kun kort, som gjør at mer arbeid og evaluering kreves for forslagene.

Abstract

Norwegian hospitals are facing a growing demand for health services. Due to limited resources, the hospital laboratories struggle to allocate time for seeking more efficient solutions in the logistics. This, despite the fact that time is a crucial factor in the performance of hospital laboratories as the results directly affect the patient treatment. In a medical laboratory, samples are received, sorted, and forwarded to the respective departments for analysis. This can be compared to a manufacturing site where materials are received and organized before they can be utilized in the production. This comparison provides a basis for analysing the issue from a manufacturing and logistics perspective. This study is done as a case study in collaboration with the Laboratory Center at St. Olavs hospital. The objective of the study is to increase the knowledge of effective material flow of samples in a laboratory. Reduction of time was set to be the area of focus. Three research questions were developed to research this. • RQ1: What physical locations are part of the flow of samples from sample taking to their arrival at the right department at St. Olavs’ laboratory, and what are the lead times between these locations? • RQ2: Where in the process is there potential to reduce time, and what can be implemented/changed to reduce the total time? • RQ3: What are the overall expected effects of these changes? It was found that the most potential to reduce the time is from sample taking to the samples are delivered at St. Olavs hospital. There is also a lot of potential to benefit form information sharing. Most of the suggestions presented, can be grouped into two groups. The first is suggestions related to transport. Today samples are often collected at the origin once per day, which leads to samples waiting up to 24 hours for transport. The suggestions in the thesis is expected to reduce this waiting time. The second group is suggestions related to information flow. Today, the information flow follows the sample flow. It is expected that utilizing the information earlier, can improve capacity utilization. The evaluation of the expected effects versus the resource demand of the suggestions, shows that the suggestions that are particularly promising are the following: • Arrange alternative mail transport • Collect samples from the GP’s offices after closing hours • Train workers from other departments to do sample reception • Use electronical requisitions at all GP’s offices. One limitation of the study is that there might be misunderstandings of the sample reception solution. Additionally, the study focuses only on logistics and only briefly discusses costs, requiring further evaluation and implementation work for the proposed suggestions.