Strategisk endring - hva skal til? En case-studie av en endringsprosess i en kunnskapsorganisasjon

Abstract

Hensikten med denne oppgaven er å belyse hvordan man best mulig skal kunne lede endringsprosesser i kunnskapsorganisasjoner. Hvordan man igjennom endringsprosessene vil møte medarbeidere, strategiske verktøy og ulike prioriteringer som påvirker hvor godt endringene kan gjennomføres, samt hvordan resultatet blir. Kunnskapsorganisasjoner står ovenfor en fremtid med større grad av økonomisk usikkerhet, som kan innebære større endringer i denne sektoren som kommer av denne usikkerheten. Samtidig skal kunnskapsorganisasjonene fortsatt ivareta både forskning, og sørge for gode kandidater inn i norsk arbeidsliv. Viktigheten av endringsprosesser, som følge av økonomiske forhold vil være viktig i tiden som kommer.

Oppgaven vår er en case-studie med kvalitativ tilnærming hvor problemstillingen som blir belyst er hva hemmer og fremmer en endringsprosess i en kunnskapsorganisasjon? Oppgaven tar sikte på å kunne belyse noe av dette gjennom teorien til Kotter (2012) som omhandler åtte ulike steg man må gjennom for å drive en god endringsprosess. Videre vil teorien om prinsipal-agent (Vanebo et al., 2017) kunne si oss noe om makt forholdet mellom leder og medarbeider, samt hvordan man kan forstå ulike mål og ønsker mellom de forskjellige partene i en prosess. Oppgaven vil også ta for seg teori E og O fra Jacobsen (2018) for å kunne si noe om hvordan man i første omgang gjør strukturelle eller økonomiske tiltak, hvor ønsket mål er å få en organisatorisk eller kulturell endring i organisasjonen.

Oppgaven tar for seg en endringsprosess ved Naturvitenskapelig fakultet på NTNU. Empirien som er innhentet kommer i form av både dokumentanalyser, samt intervjuer av både ledere og medarbeidere som blir påvirket av endringen. Vår case-studie tar for seg i alt 4 av 8 institutter ved fakultetet.

Et av våre hovedfunn er at uten strategisk forståelse eller endringskompetanse hos både ledere og medarbeidere, vil man ikke lykkes like godt med endringsprosesser, dette kommer til utrykk gjennom vår teoretiske formel: Strategisk endring = Strategisk forståelse x Endringskompetanse. Videre viser våre funn at kun strukturelle eller økonomiske virkemidler som en del av det å skape nødvendighet for endring i kunnskapsorganisasjoner, i seg selv ikke vil kunne føre til gode endringer som vedvarer over tid. For varige endringer er man nødt til å endre kulturen innad i organisasjonen, og dette må gjøres ved andre virkemiddel. Fagdemokratiet står høyt, og det må komme endringer ut fra faglige kriterier for at medarbeidere skal se nødvendigheten like godt som sine ledere. Dette i seg selv er viktige funn som kan brukes i videre arbeid av endringsprosessen i vår case, men bør også tas med i betraktning ved andre endringer som skal gjennomføres i kunnskapsorganisasjoner.

The aim of this thesis is to address how to best lead change processes in knowledge organizations. It explores how, during these change processes, one would interact with employees, strategic tools, and varying priorities that influence the effectiveness of implementing changes, as well as the outcome. Knowledge organizations are facing a future with greater economic uncertainty, which in turn is expected to induce larger changes in this sector due to economic necessity. Simultaneously, knowledge organizations are to continue nurturing recent research and fostering capable candidates for the Norwegian workforce. The importance of change processes, especially those of economic necessity, will hence be crucial in the upcoming times.

Our thesis is a case study with a qualitative approach, answering the question: What hinders and promotes a change process in a knowledge organization? This study aims to explain some of this through Kotter's (2012) theory, which encompasses eight different steps necessary for conducting a successful change process. Furthermore, the principal-agent theory (Vanebo et al., 2017) will provide insights into the power relationship between leader and employee, and how one can understand different goals and desires among the various parties in a process. The study will also incorporate theory E and O from Jacobsen (2018) to discuss initial structural or economic measures taken, with the desired goal of effecting organizational or cultural change within the organization.

The study examines a change process at the Faculty of Natural Sciences at NTNU. The empirical data collected comes in the form of document analyses and interviews with both leaders and employees affected by the change. Our case study encompasses four out of eight institutes at the faculty.

One of our main findings in this thesis is that without strategic understanding, or change competence among both leaders and employees, change processes will not be as successful. This is expressed through our theoretical formula: Strategic Change = Strategic Understanding x Change Competence. Furthermore, our findings indicate that solely structural or economic measures as part of creating necessity in knowledge organizations will not lead to good changes that persist over time. For changes to endure, it is necessary to change the culture within the organization, and this must be done using other means. Academic democracy is held in high regard, and changes must come from academic criteria for employees to perceive the necessity as clearly as their leaders. These findings are important for the further development of the change process in our case and should also be taken into consideration in other changes to be implemented in knowledge organizations.