Innføringsprosessen av Helseplattformen i Trondheim kommune: Superbrukere som operative endringsagenter

Abstract

Helseplattformen er et nytt felles journalsystem utviklet for å nå det nasjonale målet om “Én innbygger - én journal”. Masteravhandlingen tar for seg innføringen av Helseplattformen i Trondheim kommune med ekstra fokus på endringsagenter i implementeringsprosessen. Avhandlingen er et forskningsbidrag som undersøker følgende problemstilling:

“Hvordan har implementeringsprosessen av Helseplattformen foregått i Trondheim kommune, og hvilken rolle har superbrukere hatt i endringsprosessen? ”

For å svare på problemstillingen er det gjennomført en kvalitativ undersøkelse hvor det er brukt semistrukturerte dybdeintervjuer for å hente inn primærdata. Datamaterialet baserer seg på uttalelser fra ni informanter i to ulike avdelinger i Trondheim kommune. Funn gjort i intervjuprosessen vil sammen med teori om endringsledelse, endringskapasitet, teknologiakseptanse, organisasjonskultur og endringsagenter brukes til å diskutere problemstillingen og komme med en konklusjon.

Studien tyder på at innføringen av Helseplattformen har bydd på en del oppstartsproblemer. Opplæringen i forkant av GoLive var svært generell, og systemet så ikke likt ut da de tok det i bruk. Mye tid gikk derfor med til å lære seg systemet i starten, noe ledelsen la til rette for. En tydelig ledelse har bidratt til å motivere ansatte, skape kultur for erfaringsutveksling og psykologisk trygghet for å gjøre feil og lære av det.

I tillegg har superbrukere vært en suksessfaktor i endringsprosessen i Trondheim kommune. Til å begynne med var de tiltenkt å være teknisk hjelp i bruk av Helseplattformen. Det viser seg at de etterhvert har fått en hybridrolle som også innebærer å utarbeide interne rutiner og forbedre systemet gjennom interaksjon med Helseplattformen AS.

Helseplattformen is a new shared electronic health record system developed to achieve the national vision of "One citizen - one record". This master’s thesis focuses on the implementation of Helseplattformen in Trondheim municipality, with a specific emphasis on change agents in the implementation process. The thesis is a research contribution that investigates the following thesis question:

“How has the implementation process of Helseplattformen been carried out in Trondheim municipality, and what role have superusers played in the change process? ”

To answer the thesis question, a qualitative study was conducted using semi-structured in-depth interviews to gather primary data. The data material is based on statements from nine informants in two different departments within Trondheim municipality. Findings from the interview process, along with theories on change management, change capacity, technology acceptance, organizational culture, and change agents, are used to discuss the problem at hand and provide a conclusion.

The study indicates that the introduction of Helseplattformen has faced some initial challenges. The training prior to GoLive was quite general, and the system did not look the same when they started using it. Therefore, a significant amount of time was spent on learning the system initially, which the management facilitated. Clear leadership has contributed to motivated employees, a culture for sharing experiences, and created psychological safety to make mistakes and learn from them.

In addition, superusers have been a success factor in the change process in Trondheim municipality. Initially intended to provide technical assistance in using Helseplattformen, they have evolved into a hybrid role that also involves developing internal procedures and improving the system through interaction with Helseplattformen AS.