En analyse av en Order to Cash-prosess i en norsk produksjonsbedrift med hovedfokus på effektiv informasjonsflyt og informasjonssikkerhet.

Abstract

Denne oppgaven ser nærmere på informasjonssystemer, informasjonsflyt og informasjonssikkerhet gjennom en "Order to Cash"-prosess (O2C) i en norsk produksjonsbedrift. Bedrifter møter både muligheter og utfordringer ved dagens stadige digitalisering, hvor hensiktsmessig implementering av moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologier utgjør et avgjørende bidrag for verdiskapningen. I forbindelse med dette står digital informasjon og informasjonssystemer sentralt, noe som også fremmer viktigheten av informasjonssikkerhet. Et fokus på informasjonsflyt i en O2C-prosess kan være utslagsgivende når det kommer til effektive interne prosesser og drift av organisasjonen. Innenfor kvalitativ forskningsstrategi, er det blitt benyttet en deskriptiv case-studie. Observasjoner fra workshop med casebedrift i tillegg til semistrukturerte intervjuer av et utvalg relevante ansatte er gjennomført, som dannet grunnlaget for datainnsamling og videre analyse.

Analysen viser at informasjonssystem og informasjonsflyt har en betydelig påvirkning på effektiviteten i en O2C-prosessen. Rotete informasjonsflyt er tidvis et problem, hvor blant annet lagring av informasjon, prosedyrer og uklarheter er drivere for dette. Annet står lagring av informasjon og dokumenter sentralt, hvor uenighet og bruk av flere lagringsplattformer skaper unødvendig kommunikasjon og ressursbruk. Som en konsekvens av ovennevnte problemer kan også informasjonssikkerhetsrisikoer oppstå. Denne studien fremhever viktigheten av menneskelige og teknologiske faktorer i en O2C-prosess, og samspillet mellom disse. I tillegg fremheves viktigheten av en ryddig informasjonsflyt og sikker anvendelse av informasjon.

This thesis takes a closer look at information systems, information flow and information security through an "Order to Cash" process (O2C) in a Norwegian manufacturing company. Companies face both opportunities and challenges with today's constant digitalization, where the appropriate implementation of modern information and communication technologies constitutes a decisive contribution to value creation. Regarding this, digital information and information systems are central, which also promotes the importance of information security. A focus on information flow in an O2C process can be decisive when it comes to effective internal processes and operation of the organization. Within the qualitative research strategy, a descriptive case study has been used. Observations from a workshop with a case company in addition to semi-structured interviews with a selection of relevant employees have been carried out, which formed the basis for data collection and further analysis.

The analysis shows that the information system and information flow have a significant influence on the efficiency of an O2C process. Messy information flow is sometimes a problem, where among other things the storage of information, procedures and ambiguities are drivers for this. Otherwise, the storage of information and documents is central, where disagreement and the use of multiple storage platforms create unnecessary communication and resource use. As a consequence of the above problems, information security risks can also arise. This study highlights the importance of human and technological factors in an O2C process, and the interaction between these. In addition, the importance of an orderly flow of information and safe use of information is highlighted.