Egenrapportering som prestasjonsmåling i virksomheters styringssystemer for HMS og digital sikkerhet

Abstract

Virksomhetsstyring av ulike organisatoriske prosesser benytter prestasjonsmålinger for å evaluere og kontrollere resultatene av ansattes atferd. Organisatoriske prosesser er av natur forskjellige med ulike karakteristikker og typer risiko. Sikkerhetsprosesser inneholder risikotyper som fører til autoritær natur og begrensninger på ansattes autonomi. Elektrolyseavdelingen ved et av Hydros aluminiumsverk søker å skape motivasjon og engasjement i sikkerhetsarbeidet ved å bemyndiggjøre ansatte med egenrapportering som prestasjonsmåling. Effektiv egenrapportering kan være utfordrende og avhenger av ansattes rapportering på hendelser hvor de og kolleger er involvert. Problemstillingen er kompleks og omhandler individers atferd med virkning på avdelingens styringssystem for HMS og digital sikkerhet. Forskning på egenrapportering som prestasjonsmåling i teorifeltet virksomhetsstyring er svært begrenset og oppgaven supplerer teori om virksomhetsstyring med organisasjonsteori og sosioteknisk teori. Formål for benyttelse av supplerende teori er å styrke oppgavens undersøkelse og forklaring av oppgavens problemstilling som er:

Er egenrapportering egnet som prestasjonsmåling av sikkerhetsarbeid, og hvilke kriterier skaper egnethet?

Oppgaven benytter kvalitativt casestudie som metode. Data er innsamlet ved observasjoner, intervjuer og dokumenter fra to besøk hos Hydro.

Funn i oppgavens undersøkelse er at egenrapportering ikke fungerer som ønsket med underrapportering i forhold til reelle hendelser. Manglende egenrapporterte prestasjonsmålinger svekker virksomhetsstyringssystemet hvor målingene skal benyttes. Hovedårsaken til manglende egenrapportering er den negative verdien av egenrapportering i kulturen hvor det oppfattes som ubehagelig å rapportere på kolleger og selv bli rapportert. Negativ verdivalør av egenrapportering fører til atferdsnormer hvor det ikke egenrapporteres og antakelser om taktisk egenrapportering med opplevd urettferdighet i prosedyrene for egenrapportering.

Et annet funn i oppgaven er friksjon mellom sameksisterende virksomhetsstyringssystemer for ulike organisatoriske prosesser. Utformingen av de ulike systemene kan påvirke ansattes motivasjon og engasjement i de andre systemene. Egenrapportering som prestasjonsmåling kan være egnet i kontekst av Hydros ønske om engasjement i sikkerhetsarbeidet. For tilfredsstillende egenrapportering foreslår oppgaven økt involvering og medvirkning fra ansatte i utformingen av styringssystemet som benytter egenrapportering. Ansattes medvirkning og eierskap kan gi kunnskap og forståelse som kan bidra til å endre den kulturelle verdien og normene for egenrapportering. Samsvar mellom kultur og kravene egenrapportering stiller er et viktig kriterium for egenrapporteringens egnethet som prestasjonsmåling.

Oppgaven bidrar med forskning på egenrapportering som prestasjonsmåling i virksomhetsstyring av sikkerhetsprosesser. Oppgaven anbefaler videre forskning på samspill og utforming av virksomhetsstyringssystemer som gjensidig påvirker hverandre og ansatte. Oppgaven foreslår å integrere organisasjonsteori og sosioteknisk teori i Smith og Bititci (2017) rammeverket for virksomhetsstyring, benyttet som teoretisk utgangspunkt for undersøkelsen.

Performance Measurement and management (PMM) of organizational processes utilizes performance measurements to evaluate and control the outcomes of employee behavior. Organizational processes differ in nature, with various characteristics and types of risks. Safety processes involve risks that lead to an authoritarian nature and limitations on employee autonomy. The electrolysis department at one of Hydro’s aluminum plants seeks to create motivation and engagement in safety work by empowering employees through self-reporting as a performance measurement. Effective self-reporting can be challenging and depends on employees’ reporting on incidents in which they and their colleagues are involved. The issue is complex and concerns individuals’ behavior affecting the management of the department’s health, safety and environment, as well as digital security. Research on self-reporting as a performance measurement in PMM is limited, and the thesis complements theory on PMM with organizational theory and sociotechnical theory. The purpose of utilizing supplementary theory is to strengthen the thesis research and explanation of the problem statement, which is as follows:

Is self-reporting suitable as a performance measurement for safety work, and what criteria makes it suitable?

The thesis is a qualitative case study. Data has been collected through observations, interviews, and documents from two visits to Hydro.

Our findings indicate that self-reporting does not function as intended, with underreporting compared to actual incidents. The lack of self-reported performance measurements weakens the PMM system where the measurements are intended to be used. The main reason for the lack of self-reporting is the negative value attached to self-reporting in the culture, where it is perceived as uncomfortable to report on colleagues and oneself. The negative value proposition of self-reporting leads to behavioral norms where self-reporting does not occur and assumptions of tactical self-reporting with perceived unfairness in the self-reporting procedures.

Also, friction between coexisting PMM systems for different organizational processes is found. The design of the different systems can affect employees’ motivation and engagement in the other systems. Self-reporting as a performance measurement can be suitable in the context of Hydro’s desire for engagement in safety work. For satisfactory self-reporting, the thesis suggests increased involvement and participation from employees in the design of the PMM system that utilizes self-reporting. Employee participation and ownership can provide knowledge and understanding that can contribute to changing the cultural value and norms of self-reporting. Alignment between culture and the requirements imposed by self-reporting is an important criterion for the suitability of self-reporting as a performance measurement.

The thesis contributes to research on self-reporting as a performance measurement in governance of safety processes. The thesis recommends further research on the interaction and design of PMM systems that mutually influence each other and employees. The thesis proposes integrating organizational theory and sociotechnical theory into Smith og Bititci, 2017 PMM framework, which is used as the theoretical basis for the research.