Digitalisering av administrativt eksamensarbeid - påvirkning på arbeidshverdagen

Abstract

Hensikten med vår undersøkelse er å vurdere hvordan digitalisering har påvirket arbeidshverdagen til administrative ansatte ved NTNU. Forskningen legger vekt på ansattes holdninger og meninger knyttet til digitaliseringen av de digitale verktøyene og hvordan digitaliseringsprosessen har påvirket kulturen, opplevelsen av motstand, motivasjon og læring. For å kunne belyse emnet vi forsker på, har vi valgt følgende tittel på vår forskningsartikkel:

Digitalisering av administrativt eksamensarbeid- påvirkning på arbeidshverdagen

Forskningen er gjennomført med kvalitativ metode, der vi har anvendt semi-strukturerte intervjuer med utvalgte ansatte fra NTNU. Gjennom intervjuene har vi samlet inn data fra respondenter som jobber på ulike enheter i organisasjonen. Respondentene er valgt ut etter deres involvering med endringsprosessen “digital vurdering” - et digitaliseringsprosjekt avsluttet i 2021 ved NTNU.

Respondentene var svært tilfreds med endringen, ettersom digitaliseringen ved NTNU har bidratt til å skape en mer effektiv arbeidshverdag, som har hatt en positiv innvirkning på arbeidsmiljøet. Av våre viktigste funn anser vi at involvering og medvirkning var blant faktorene respondentene fremhevet som positivt for endringen. Likevel var det flere som fortalte at det kunne oppstå utfordringer knyttet til de digitale systemene, noe som kunne være krevende i arbeidshverdagen.

Våre respondenter opplevde en lav grad av reell motstand som en konsekvens av endringene som ble implementert. I tillegg opplevde flere en økt motivasjon for å effektivisere arbeidshverdagen og øke kunnskapsnivået. I henhold til respondentenes utsagn, foregikk mye læring i form av kunnskapsdeling mellom kollegaer, samt en praksisbasert tilnærming (learning by doing) hvor det var akseptabelt å stille spørsmål og be om hjelp dersom utfordringer oppstod.

The purpose of this study is to assess how digitalization has affected the everyday working life of administrative staff at NTNU. The research emphasizes employees’ attitudes and opinions related to the digitalization of digital tools and how the digitalization process has affected the culture, the experience of resistance, motivation, and learning. In order to shed light on the topic we are researching, we have chosen the following title for our research article:

Digitalization of administrative examination work – Impact on everyday working life

The research has been performed using a qualitative method, where we used semi-structured interviews with selected employees from NTNU. Through the interviews, we have collected data from respondents who work in various units in the organization. The respondents have been selected based on their involvement with the change process “digital assessment” – a digitalization project completed in 2021 at NTNU.

The respondents were in general satisfied with the change, as digitalization at NTNU has contributed to creating a more efficient everyday working life, which has had a positive impact on the working environment. Of our most important findings, we consider that involvement and participation were among the factors the respondents highlight as positive for the change. Nevertheless, there were several people who said that challenges could arise related to the digital systems, which could be demanding in their daily tasks and work life.

Our respondents experienced a low degree of real resistance because of the changes that were implemented. In addition, several respondents experienced an increase in motivation to make everyday work more efficient and increase their level of knowledge. According to the respondents’ statements, a lot of learning took place in the form of knowledge sharing between colleagues, as well as a practice-based approach (learning by doing) where it was acceptable to ask questions and ask for help if challenges arose.