Mot muliggjørende økonomistyring i offentlig sektor - Erfaringer fra en endringsprosess i Trondheimkommune

Abstract

Trondheim kommune har de siste 20 årene prøvd en rekke ulike tilnærminger for å bedre økonomistyringen sin tilknyttet skolesektoren, da denne sektoren har slitt med å overholde avtalte budsjetter. For å imøtekomme denne utfordringen ble det i 2015 bestemt at kommunen skulle utarbeide et nytt økonomistyringssystemet. Dette økonomistyringssystemet har vist seg å radikalt endre hvordan enhetslederne og kontrollerne jobber med økonomi. Vi ønsker derfor å studere denne endringsprosessen, og på hvilke måter dette har påvirket samhandlingen mellom kontrollerne og enhetslederne. Dette har vi undersøkt med følgende problemstilling:

“Hvordan har Trondheim kommune endret økonomistyringssystemet, og på hvilke måter opplever kontrollerne og enhetslederne at dette har endret deres samhandling?”

For å svare på denne problemstillingen har vi gjennomført et kvalitativ casestudie med både dybdeintervjuer og observasjonsstudier. Vi intervjuet økonomisjefen i Trondheim kommune, en utvikler av systemet, kontrollere og flere enhetsledere. Dette gjorde vi for å avdekke deres opplevelser og erfaringer med det nye økonomistyringssystemet, samt om de hadde opplevd noen endring i samhandlingen. På denne måten sikret vi oss datamateriale fra alle som faktisk bruker systemet.

Våre empiriske funn viser at medarbeiderinvolvering, bruken og utformingen av systemet har ført til flere endringer i samhandlingssituasjonene mellom kontrollerne og enhetsledere. Begge parter har tilegnet seg bedre kontroll over økonomistyringen, som har ført til en mer strategisk og fremoverrettet diskusjoner på møtene mellom dem. Enhetslederne har dermed blitt mer selvstendige, og kontrollerne kan bruke tiden sin mer strategisk opp mot de skolene som sliter.

Trondheim Municipality has over the last 20 years tested a variety of approaches to improve their management control systems for the educational sector, as this sector has struggled to adhere to approved budgets. To address this challenge the municipality decided to develop a new management control system in 2015. This control system has proven to radically change how managers and controllers work with financial activities. We wish to study this change process, and in which way it has impacted the collaboration between managers and controllers. We have used the following research question:

“How has Trondheim municipality changed their financial control systems, and in which ways has this control system changed how controllers and managers collaborate?”

To answer this research question, we have conducted a qualitative case study consisting of in-depth interviews and field observations. We interviewed the chief financial officer in Trondheim municipality, a system developer, controllers and multiple managers. This was done to uncover their experiences with the new financial control system, and whether or not they had experienced changes in collaboration. In this way we ensured data from actual system users.

Our empirical findings show that employee involvement, the use and design of the system has led to several changes in collaboration between controllers and managers. Both parties experienced improved control over financial accounts, which led to more strategic and future-oriented discussions in meetings between them. Managers have become more independent, and controllers can spend their time more strategically on schools that are struggling.