Mot bedre IKT-prosjekter i offentlig sektor i lys av gevinstrealiseringens skyggeside En casestudie av gevinstrealisering i Helse Midt-Norge

Abstract

Etter en rekke kostbare og feilslåtte IKT-prosjekter i offentlig sektor, lanserte regjeringen i 2009 Prosjektveiviseren, en offisiell veileder for prosjektstyring. Prosjektveiviseren bygger på den populære IKT-prosjektmetodikken gevinstrealisering, som skal sikre at organisasjoner oppnår gevinster som veier opp for teknologiens investeringskostnader. Til tross for at gevinstrealiseringens forsvarere går langt i å love prosjektsuksess, og metodikken anbefales til alle offentlige organisasjoner, etterlyses det mer forskning på hvordan metodikken etterleves i praksis. Oppgaven søker derfor å besvare hvordan gevinstrealisering organiseres og praktiseres ved innføringen av store IKT-prosjekter i offentlige virksomheter.

Problemstillingen er besvart med utgangspunkt i en casestudie av Helseplattformen i Helse Midt-Norge. Datagrunnlaget består, i tillegg til offentlige og interne dokumenter, av 24 enkeltintervjuer og to gruppeintervjuer, som dekker hele lederlinjen fra øverste hold i Helse Midt-Norge til nederste ledernivå ved St. Olavs hospital.

Funnene indikerer at gevinstrealiseringen, til tross for å være grundig organisert av ledelsen, ikke praktiseres av helsepersonellet. Dermed får den anbefalte prosjektmetodikken minimal innflytelse på organisasjonens primære drift. Gevinstrealiseringen i Helse Midt-Norge synes altså å være gjenstand for det som i organisasjonsteorien omtales som dekobling. Det argumenteres for at gevinstrealisering kan resultere i dekobling fordi metodikken gir praktisk veiledning som ikke har praktisk substans, måler prestasjoner som ikke kan måles og styrer ansatte som ikke bør styres. Oppgaven belyser altså en skyggeside ved metodikken som synes å gjøre den lite gunstig for ansatte i primær drift, og som i liten grad problematiseres i Prosjektveiviseren.

I lys av gevinstrealiseringens skyggeside argumenteres det for at offentlige organisasjoner bør være kritisk i møte med regjeringens anbefaling av metodikken. Kanskje bør anbefalingen, i fravær av grundig vitenskapelig belegg, modereres til et “forslag”. Funnene taler videre for at metodikken i større grad bør tilpasses konteksten, tone ned bruken av målinger og gi de ansatte mer autonomi i utformingen og realiseringen av gevinster.

After a series of failed IT projects within the Norwegian public service sector, the government developed the project management model "Prosjektveiviseren" to ensure value from future IT investments in public sector organisations (PSOs). The project model incorporates Benefits Management (BM), a methodology that seeks to optimise the potential benefits of projects. Although the government recommends BM for all PSOs, and practitioners argue that the model ensures project success, more research on how the methodology achieves its promises is sought. Therefore, the purpose of this thesis is to examine how BM is administered and carried out within PSOs during the implementation of large IT projects.

In order to research this, the study examines the implementation of the Central Norway electronic patient journal system in 2022. Data sources include public and internal documents, as well as 24 interviews with informants from the Central Norway Regional Health Authority and St. Olav’s University Hospital.

The results show a discrepancy between the prescribed and the enacted BM. According to the project's perspective, the planning is thorough and complies with the methodology. However, BM is neglected by health care personnel causing it to have a minimal effect on the organisation. Organised versus practised BM can be understood as a decoupling where the organisation indicates the use of a management practice, regardless of actual implementation. This thesis argues that the decoupling occurs because BM is a practical guide without any practical value. It attempts to measure work processes that cannot be measured. Lastly, it seeks to control professionals who should not be controlled.

In light of these aspects, it is reasoned that PSOs should have caution in following the government's recommendation. And perhaps should this recommendation be a mere suggestion? The results indicate that BM needs adaptation to its implementation context, that there should be less fixation on measuring work processes and that health care personnel need autonomy in defining and realising benefits.