Communication as a Factor Influencing Project Team Success in Delivery Projects

Abstract

Det er mange utfordringer når det kommer til å oppnå suksess, og gjennom denne avhandlingen søker vi å finne ut hvordan og hvorfor kommunikasjon påvirker suksess i prosjektteamet i leveranseprosjekter. Avhandlingen svarer på dette med data fra tolv informanter som jobber med leveranseprosjekter i caseselskapet. Gjennom intervjuene har vi fått et innblikk i preferanser, vaner, utfordringer til suksess i prosjekter, kommunikasjonen i teamene og effektene av å jobbe i et digitalt miljø. Funnene våre tyder på at det er en tett kobling mellom kommunikasjon og suksess i projsektteamet.

Det å skille mellom prosjektsuksess og suksess i prosjektteamet kan hjelpe yrkesutøvende å forstå forskjellige måter å oppnå ønskede mål. Kommunikasjonsevner understøtter suksess i prosjektteamet gjennom å skape felles målsetninger, fordele oppgaver, skape engasjement, motivere team-medlemmer og skape sosiale relasjoner i prosjektteamet. For å få til dette må forskjellige kommunikasjonsmetoder benyttes i forskjellige situasjoner, fordi forskjellige kommunikasjonsmetoder er mer effektive enn andre avhengig av omstendighetene. Denne koblingen mellom kommunikasjonsmetoder og forskjellige situasjoner kommer fra formålet med kommunikasjonen i prosjektteamet, som hovedsaklig er å dele informasjon eller bygge sosiale relasjoner. Fokuset på suksesskriterier er ikke nytt, men prosjektarbeid blir stadig mer utbredt.

30% av verdensøkonomien er i dag prosjekt-basert og det fører til at fokuset på suksesskriterier og god prosjektledelse øker. Suksess i prosjekter har tradisjonelt blitt målt etter jerntriangelet - kostnad, tid og kvalitet. Prosjektledelse som profesjon har fokusert på verktøy for kunne håndtere disse suksesskriteriene. Mye av forskningen på emnet har også fokusert på å finne kritiske suksessfaktorer, siden andelen mislykkede prosjekter ikke ser ut til å reduseres. Nyere tid har økt fokuset på lederskapsferdigheter blant prosjektledere, og blant disse ferdighetene er kommunikasjonsevnen sentral. Fra dataen vår finner vi ut at prosjektledere og deres kommunikasjonsevne må ses i tett sammenheng med prosjektteamet, siden det er prosjektteamet som utfører prosjektene. Prosjektledere og prosjektteam jobber sammen for å nå mål og milepæler, og vi ser i dataen vår at kommunikasjon har en sentral rolle i denne prosessen.

There are many challenges to success, and in this thesis we set out to answer how and why project team success is influenced by communication in a project team in delivery projects. The thesis answers the research question with data from twelve informants working on delivery projects for a case company. Through these informants we gain insights into preferences, habits, and challenges to success in projects, communication in teams, and the effect of working in a digital environment. Our findings suggests a close connection between communication and success in the project team.

Project success and project team success is two different things and understanding this difference will aid professionals to accomplish success in projects. Communication skills is important for project team success through common goal-setting, delegate tasks, create engagement, motivate team members, and form social relations within the project team. To be able to do this, different communication methods must be used in different situations, as they differ in effectiveness depending on the context. The connection between communication type and communication context comes from the purpose of communication in a project team, which mainly is sharing information or forming interpersonal relations.

30% of the global economy is project-based and focus on project success and project management increases. Project success is traditionally measured through the Iron Triangle - cost, time, and quality. Project management as a profession has focused on tools for managing these success criteria, and research have been dedicated to find critical success factors for projects, as the failure rate is still not improving. Later years has seen an increased focus on leadership skills among project managers and soft skills such as communication. From our data it is clear that project managers and their communication skills must be seen in close relation to the project team, as the project team is the unit executing the project. Project managers and project team members work jointly to reach goals and objectives, and we found communication to be a central part of this process.