| dc.description.abstract | Med økende fokus på bærekraft og mer oppmerksomhet mot langsiktig suksess i prosjekter, stiger viktigheten av å bygge et bygg som passer brukernes behov og krav over lengre tid. Spesielt når bygningen er en del av infrastrukturen, blir det viktigere å gjøre det på en måte som er forenlig med publikums etterspørsel, både i dag og i fremtiden. En av metodene for å sikre suksess i et prosjekt er brukerinvolvering. Det kan gi en mulighet for prosjektteamet til å forstå brukere og skjønne deres reelle behov.
Formålet med denne studien er å undersøke fordeler og utfordringer ved brukerinvolvering i komplekse prosjekter. Det var fokus på å undersøke prosessen og forsøke å forstå dens forskjellige aspekter. Det ble konsentrert mer på kommunikasjon og dens rolle i prosessen. Oppgaven studerer hvordan kommunikasjon i brukerinvolveringsprosessen påvirker prosjektsuksess. For å få kunnskap om komplekse prosjekter, undersøkes kompleksitetsfaktorer for byggeprosjekter. I tillegg er det sett på kommunikasjon med fokus på dens egenskaper i prosjektet og ulike verktøy som er mulig å utnytte.
Forskningen er gjennomført med en kvalitativ metode og inkluderer både litteratursøk og semistrukturerte intervjuer. Empiriske data er samlet inn fra intervjuer med ansatte i Statsbygg, NTNU og Advansia som har hatt erfaring med brukerinvolveringsprosessen. Det var to grupper av primær- og sekundærintervjuer. Det er gjennomført analyser basert på innsamlet informasjonen fra både litteratursøk og intervjuer.
Rapportens funn viser at brukerinvolvering er en viktig prosess for å hjelpe prosjektene til å lykkes. Måten som prosessen er utført på, kan påvirke fordeler prosjektet kan oppnå. Det må kontinuerlig planlegges i detalj med fokus på å bestemme når, hvem og hvordan brukere skal involveres. Det er også veldig viktig å involvere brukerorganisasjonen så tidlig som mulig, med hovedformålet å oppnå ledelsesengasjement. Kommunikasjon har vist seg å ha en viktig rolle for å skape tillit og få mennesker til å uttrykke seg. Det er funnet mange barrierer i kommunikasjonsprosessen mellom prosjektaktører. Den mest nevnte barrieren var fagspråk som benyttes av ulike fagpersoner. Men ved hjelp av gode kommunikasjonsevner og bruk av riktige verktøy kan noen av barrierene fjernes. Koordineringsrollen i prosessen er også svært viktig. Tilretteleggere fra prosjektsiden og representanter fra brukersiden må være dedikerte og dyktige for å lette prosessen. Tilretteleggere bør lære opp brukerne og forberede dem på beslutninger, mens representanter skal ha et helhetlig syn og representere gruppene sine ærlig. I tillegg er det et funn at tidlig involvering er fordelaktig for prosjektet og vil gi mulighet for begge sider til å forstå hverandres perspektiv og sette seg inn i prosjektkulturen. Imidlertid kan for tidlig involvering forårsake flere problemer enn fordeler. Involveringstiden og -graden må planlegges for hver brukergruppe. Det er også viktig å involvere alle brukergrupper i komplekse prosjekter, men det må gjøres på en systematisk måte og til rett tid for hver gruppe. Videre trengs det en god kommunikasjonsprosess for at det skal være lett å dele informasjon. | |
| dc.description.abstract | With the increasing focus on sustainability and concentrating more on long-term success, the importance of constructing a building, which suits users’ needs and requirements for a longer duration, is increasing. Especially, when the building is part of the infrastructure, it becomes more significant to make it in a way that is compatible with public’s today and future demand. One of the recent methods to improve project success is user involvement. It can provide an opportunity for project team to understand users and know their real needs.
The purpose of this study is to investigate benefits and challenges of user involvement in complex projects. It is concentrated on exploring the process and study its different aspects. It has more focus on the role of communication in the process. The study will try to look at the effect of communication in the user involvement process on project success. To gain proper knowledge on various aspects of complex projects, complexity factors with the focus on complexity in construction projects is examined. In addition, various aspects of communication with focus on its characteristics in the project and different tools possible to utilize, have been discovered.
The study is done in a qualitative method by means of both literature review and empirical data. Empirical data is collected from interviews conducted with employees of Statsbygg, NTNU and Advansia who have had experience in the user involvement process. There were two sets of primary and secondary interviews, which are used and analysed. Discussions are carried out based on findings of both literature review and interviews.
The findings show that user involvement is a vital process in assisting the projects to achieve success. However, the way it is performed, has effect on the amount of benefits the project can gain. It needs to be planned during the project in detail with focus on deciding when, who and how users need to be involved. It is also so important to involve the user organization as early as possible with the main purpose of management commitment. Communication is shown to have an important role to make trust and give space to people to express themselves. Many barriers have been found in the process of communication between project actors. The most-mentioned barrier was technical language which arises from people’s background. However, by means of good communication skills and utilizing proper tools, some of the barriers can be removed. The role of coordination in the process is also significant. Facilitators from project side and representatives from user side need to be dedicated and skilled to ease the process. Facilitators should train the users and prepare them for decisions, while representatives should have a holistic view and represent their groups honestly. In addition, it is resulted that the early involvement is beneficial for the project and will allow both sides to understand each other’s perspective and familiarize themselves with the project culture. However, too early involvement may cause more problems than leading to benefits. The involvement time and degree needs to be planned for each user group. It is also important to consider that in complex projects all user groups should be involved, but in a hierarchy way and in the right time for each group, and a good communication process should be in place to ease the knowledge sharing. | |
