“Endring er den nye normalen” Endringsledelse på avdelingsledernivå i implementeringen av Helseplattformen ved helse- og velferdssentre i Trondheim kommune

Abstract

Helseplattformen, Midt-Norges nye felles journalsystem for helseforetak og kommunal sektor, er resultatet av et omfattende arbeid som har pågått både på nasjonalt og regionalt nivå i ti år. Planlagt oppstartsdato for St. Olavs hospital HF, Trondheim kommune og to legesenter var satt til 30. april 2022. I løpet av prosjektperioden for denne masteroppgaven skjedde det store endringer i planene for oppstart av Helseplattformen, noe som viser hvor kompleks og utfordrende digital innovasjon i offentlig sektor kan være. Et omfattende innovasjonsprosjekt som Helseplattformen innebærer et stort behov for endringsledelse på alle plan. I Trondheim kommune betyr dette endringsledelse fra toppnivå ned til den enkelte avdeling ute på enhetene. Vi ønsket å se på hvordan beslutninger tatt på kommunalt nivå innvirket på arbeidshverdagen til mellomlederne som står nærmest den daglige driften, og gjennomførte et kvalitativt casestudie der vi intervjuet ti avdelingsledere på helse- og velferdssentre i Trondheim kommune. Vårt mål var å undersøke hvordan disse opplevde sin situasjon som avdelingsledere med ansvar for personal og daglig drift, samtidig som de fikk i oppgave å lede sin avdeling gjennom et stort endringsarbeid. Med bakgrunn i dette utarbeidet vi følgende problemstilling: “Hvordan kan avdelingsleder utøve god endringsledelse i implementeringen av Helseplattformen, en endringsprosess som innebærer digitalisering og standardisering?” For å analysere de innsamlede dataene benyttet vi Tjoras (2021) stegvis-deduktive induktive metode; SDI-metoden. For å tolke og drøfte funnene våre valgte vi å bruke den konseptuelle modellen for endringsledelse (Busch et al., 2007). Vi finner at endringsledelse på utøvende nivå i stor grad handler om leders kjennskap til egne ansatte, at inngående kunnskap om disse bidrar til at leder gjennom fortolkning av endringen kan tilpasse lederatferden på en slik måte at de ansatte føler seg trygge. Videre finner vi at for å kunne utøve slik endringsledelse så må den enkelte leder tilegne seg god kunnskap om endringen, forstå hvilke hensikter og formål som ligger til grunn og hvilke gevinster endringen medfører for sine ansatte og seg selv som leder og for organisasjonen. Informantene i studien gir klare råd til andre kommuner som skal ta i bruk Helseplattformen på et senere tidspunkt enn Trondheim kommune. Spesielt trekker de frem behovet for en opplæring som er bedre tilpasset hver enkelt ansatt. Dette innebærer at vi kan konkludere med at endringsledelse på nederste nivå handler om at leder tilpasser implementeringen til sine ansatte på bakgrunn av inngående kjennskap til personalgruppen.

Helseplattformen, the new common medical records system for the hospital trusts and the municipalities in Midt-Norge, is the result of extensive work on both national and regional level for a decade. The planned launch date for St Olavs hospital, the city and municipality of Trondheim and two general practitioners was set for the 30th April 2022. During the project period of this master’s thesis there were major changes in the plans for commencement of Helseplattformen, thus showing how complex and challenging digital innovation in the public sector can be. An extensive innovation project like Helseplattformen necessitates major change management on every level. In the Trondheim municipality this means change management from the top executive level right down to the individual departments within the entities affected. We wanted to look at how decisions made at the municipal level affected the daily work of middle managers who are the closest to daily operations, and we performed a qualitative case study where we interviewed ten department managers in health and welfare centres in Trondheim. Our goal was to investigate how they experienced their situation as department managers with responsibilities for staff and daily operations, and simultaneously being tasked with guiding their department through the implementation of major changes. With this in mind we developed the following research question: “How can the department manager exercise good change management in the implementation of Helseplattformen, a process of change that involves digitalisation and standardising?” In order to analyse the collected data we used Tjoras (2021) incremental-deductive inductive method; SDI-method. To interpret and debate our findings we chose to use the conceptual model for change management (Busch et al., 2007). Our findings show that change management on an executional level largely revolves around the managers familiarity with their staff members, that thorough familiarity with staff contributes to the managers ability to interpret the changes and adjust their management in such a way that the staff feel safe. Furthermore we find that the individual manager has to acquire good knowledge of the changes, understand the objectives and purposes behind the changes and what will be gained for their staff, themselves as managers and the organisation as a whole. The interviewees in the study give clear advice to other municipalities that will be using Helseplattformen at a later date than Trondheim municipality. In particular they highlight the need for training that is better adapted to the individual employee. Taking this into account the study concludes that change management on ground level is about managers adjusting the implementation of changes to suit their staff based on thorough knowledge of their staff members.