Cellekontor eller åpne kontorløsninger - opplever brukerne forskjeller i mulighetene for samarbeid, kunnskapsdeling og konsentrasjon?

Abstract

Formålet med denne masteroppgaven har vært å se på om definerte kontorbrukere opplever forskjeller i mulighet for samarbeid, kunnskapsdeling og konsentrasjon. Dette er undersøkt i fire kunnskapsintensive virksomheter i lys av følgende problemstilling og forskningsspørsmål; spiller det egentlig noen rolle om man sitter i åpne løsninger eller på sitt cellekontor når det gjelder faktorer som samarbeid, kunnskapsdeling og konsentrasjon. Forskningsspørsmål - er her trivselsforskjeller? - er her forskjeller i samarbeid? - er her forskjeller i kunnskaps- og erfaringsdeling? - er her forskjeller i mulighet for konsentrasjon? Det er gjennomført casestudier i fire kunnskapsintensive virksomheter, der to har valgt cellekontor og to åpen løsning. De studerte virksomhetene er to ledende rådgivende ingeniører i tekniske fag og to foreningsvirksomheter innenfor NHOsystemet. Jeg har avgrenset meg til å se på den fysiske kontorløsningen og hvordan denne understøtter (hemmer eller fremmer) det kunnskapsintensive arbeidet som utføres, vurdert mot problemstilling og forskningsspørsmål. Ut fra undersøkelsene ser det ut til at det spiller en viss rolle hvilke kontorløsning man velger. Noen stikkord som karakteriserer forskjellene er ro, avbrytelser, snappe opp opplysninger, jobbe med tyngre og konfidensielle saker. Undersøkelsene er gjort blant ca. 200 respondenter og det kan derfor ikke trekkes generelle slutninger ut fra funnene. Casene er drøftet mot teori og andre undersøkelser. Det er ikke gjort grundige undersøkelser om hva virksomhetene ønsker å oppnå med kontorløsningene og hva de legger spesielt vekt på i det de gjør. Jeg fattet interesse for temaet gjennom interessante forelesninger ved NTNU og gjennom mitt arbeid som eiendomssjef i et eiendomsselskap. Problemstillingen og forskningsspørsmålene berører de fleste kontorbrukere, i alle fall i kunnskapsintensive bedrifter der aktiva er medarbeiderne. Det er gjort mye forskning innenfor feltet kontorløsninger og det er god tilgang på teori og undersøkelser. I teorikapittelet framheves det bl.a. at hovedfunksjonen til en kontorbygning er å skape rom for å bringe folk sammen og gi mening. Den må også være en plass for produksjon og kunnskapsdeling. Kontorløsningen må gi læring og rom for kommunikasjon, konsentrasjon og konfidensialitet. De teoretiske og praktiske kildene gir ikke klare svar på hvilke løsning som er best. Dette vil variere fra virksomhet til virksomhet, og det er mange faktorer innen disse som vil være avgjørende for hva man bør velge. Det kan også være at behovene og ”riktig” løsning vil variere eller endre seg over tid. Valgene vil og bør også være avhengig av hva man vil oppnå og hva man gjør i den kunnskapsintensive virksomheten. For å få kvantitative svar er det brukt en elektronisk spørreundersøkelse og for kvalitativt å utfylle denne er det gjennomført intervjuer i virksomhetene. Den kvantitative og kvalitative undersøkelsen er så drøftet sammen med informasjon fra nettsider og tegninger samt fra uformelle samtaler med ledere. Hva fant jeg ut av undersøkelsene i de fire casene? Når det gjelder trivsel så er det varierende grad av involvering og informasjon til de ansatte om virksomhetens valg av kontorløsning. De fleste respondentene framholder at de trives godt og har et godt arbeidsmiljø i sine kontorer. Spørreundersøkelsene avdekker at det er flere i åpen løsning som ønsker annen kontorløsning og de må ofte forlate sin kontorplass for å få ro. Undersøkelsene viser at de som sitter i cellekontor føler at kontorlokalene understøtter egen produktivitet/effektivitet best. Når det gjelder samarbeid med kolleger så understøtter kontortypene dette forholdsvis likt hos mine respondenter. Det gjelder også det å ha uformell kontakt med kollegaer. Respondentene i åpne landskaper klarer lettere å holde seg orientert om hva som skjer rundt seg. Disse løsningene gir ikke god understøttelse til å jobbe med konfidensielle saker. Det er også mer irritasjon over kollegaers uformelle prat i åpne løsninger og det er litt krevende å stenge seg ute fra avbrytelser. Det er forskjeller i svarene (fra spørreundersøkelsene) når det gjelder å føle seg produktiv (egen produktivitet i henhold til de fleste intervjuobjektene) grunnet henvendelser fra kollegaer, her er åpne løsninger dårligst. Spørreundersøkelsene sier videre at det er lettere med uformelle møter i de åpne løsninger, intervjusvarene er mer nyansert og bekrefter ikke dette fullt ut. Formelle møter foregår stort sett alltid i møterom eller tilsvarende i begge kontorløsninger. Når det gjelder kunnskaps- og erfaringsdeling viser undersøkelsene at begge løsninger understøtter det å ta kontakt med kollegaer for å få svar på enkle spørsmål. Når det gjelder å ta kontakt i tyngre saker er cellekontorene best. Det er lettere å snappe opp relevante jobbopplysninger for de som sitter i åpne løsninger. Alle intervjuobjekter sier at det er viktig å levere faglig kvalitet. I henhold til respondentene i spørreundersøkelsen er cellekontorene bedre når det gjelder dette tema enn de åpne løsninger. Svarene sier videre at løsningene er forholdsvis like når det gjelder å lære av, få kunnskap fra samt å spørre kollegaer til råds. Det samme gjelder for uformelle/kjappe møter og jobbsamtaler. Det er litt varierende svar mellom casene når det gjelder kontorets understøttelse av opplæring av nyansatte, dette blir forholdsvis likt, samlet sett. Respondentene i cellekontorer mener lokalene understøtter formelle og planlagte møter best. Når det gjelder konsentrasjon er det en del forskjeller. Respondentene som sitter i åpne løsninger mener det er mer støy her enn de som sitter i cellekontor. De er tidvis forstyrret av kollegaers telefonsamtaler eller diskusjoner. De som sitter i åpne løsninger er mer avbrutt i arbeidet og respondentene her føler i større grad at de blir stresset av løsningen. Cellekontorene legger best til rette for individuelt arbeid som krever skjerming og ro. Svarene er ujevne når det gjelder individuelt arbeid som ikke krever skjerming og ro, det kan ikke sies hvilke løsning som er best ut fra casene. Ut fra de fire casestudiene kan jeg ikke på noen måte generalisere. Brukerne opplever noen forskjeller i trivsel, samarbeid, kunnskapsdeling og konsentrasjon. Jeg har bedt respondentene ha fokus på at undersøkelsen handler om hvordan lokalenes beskaffenhet fremmer eller hemmer det arbeidet skal utføres. Undersøkelsene gir som svar at det er forskjeller blant annet når det gjelder det å få ro, i avbrytelser, det å jobbe med konfidensielle og tyngre saker, snappe opp opplysninger og det å levere faglig kvalitet. Svarene er ikke vurdert opp mot hva virksomhetene ønsker å oppnå med kontorlokalene eller direkte mot de spesifikke oppgavene som utføres.