ERP-prosjektet: en emosjonell berg- og dalbane

Abstract

Temaet for denne masteroppgaven er ledelse i kompleksitet, der hensikten er å undersøke kritiske ledelsesutfordringer i pre-implementeringsfasen av et ERP-prosjekt. Suksessraten på ERP-implementering er i underkant av 50% på grunn av systemets komplekse natur (Mahmud et al., 2017). I tillegg er det lite forskning på hva pre-implementeringsfasen har å si for denne lave raten (Ali & Miller, 2017).

For å besvare problemstillingen bruker Uhl-Bien og Arena (2018) sitt rammeverk for organisatorisk tilpasning. Dette rammeverket legger frem muliggjørende ledelse i form av brobygging og adaptive rom som verktøy for å håndtere dilemmaet mellom stabilitet og endring. Morgan (1998) presenterer prinsipper for å utforme adaptive rom. Nordhaug (2002) sin kompetansetypologi bruker vi for å kunne betegne hva slags kompetanse som avdekkes som kritisk i pre-implementeringsfasen. I tillegg bruker vi tidligere forskning på kritiske suksessfaktorer i pre-implementeringsfasen av ERP-prosjekter (Fui-Hoon Nah et al., 2001; Somers & Nelson, 2001). Disse kritiske suksessfaktorene er avgjørelser og handlinger som blir gjort i denne fasen. De brukes dermed her i sammenheng med de ovennevnte teoriene for å belyse ledelsesutfordringer fra flere vinkler.

Vi har et kvalitativt forskningsdesign med en eksplorerende problemstilling. Et viktig poeng for oss har vært å undersøke kritiske ledelsesutfordringer i et bredt perspektiv, og har derfor valgt å ha intervju med åtte ulike roller i ERP-prosjektet. Dette har gitt oss god innsikt i ulike synspunkt, da vi har vektlagt å forstå respondentenes egne opplevelser og oppfatninger.

ERP-prosjektet er et åpent, komplekst problem. Derfor er våre mest fremtredende funn relatert til valget organisasjonen tok om å tilnærme seg dette som et lukket problem, i stedet for et åpent problem. Som en følge av dette, finner vi at det oppstår utfordringer i pre-implementeringsfasen. Blant annet ser vi at brobygging i ERP-prosjekt med byråkratisk struktur er kritisk, og virker å være mer avgjørende enn fokus på adaptive rom. Vi finner likevel at adaptive rom er kritisk når det kommer til mobilisering av kompetanse og kunnskapsoverlapp, fordi det, sammen med brobygging, gjør at prosjektdeltakerne får en bedre helhetsforståelse av ERP-prosjektet, slik at de kan opprettholde minimum av kritisk spesifikasjon.

Det er tydelig fra våre funn at de kritiske suksessfaktorene ikke er tilstrekkelig beskrevet (Fui-Hoon Nah et al., 2001; Somers & Nelson, 2001), der samspillet mellom de blir ikke hensyntatt i litteraturen, og definisjonene er for snevre. Sett i lys av temaet ledelse i kompleksitet, ser vi med dette at videre forskning på ERP-prosjekt kan fokusere på relasjonelle forhold.

The theme of this master's thesis is complexity leadership where the purpose is to investigate critical management challenges in the pre-implementation phase of an ERP-project. Studies of ERP-projects indicate that under 50% of organizations succeed in implementing a new ERP-system (Mahmud et al., 2017). In addition, there is little research on what the pre-implementation phase has to say for this high rate (Ali & Miller, 2017).

To research our thesis statement, we use Uhl-Bien and Arena (2018) framework of Leadership for Organizational Adaptability. This framework presents enabling leadership through brokerage and adaptive space to engage the tension between stability and change. Morgan (1998) refers to principles for designing adaptive spaces. We use Nordhaug's (2002) competence typology to describe what kind of competence is revealed as critical in the pre-implementation phase. In addition, we use previous research on critical success factors in the pre-implementation phase of ERP-projects (Fui-Hoon Nah et al., 2001; Somers & Nelson, 2001). These critical success factors are decisions and actions that are made in the pre-implementation phase. Thus, they are used in connection with the above theories to view management challenges from several angles.

We have a qualitative research design with an exploratory research question. It has been of importance to study critical management challenges in a broad perspective. For this reason we interview eight different roles in the ERP-project. This gave insight into different points of view, as we have emphasized understanding the respondents' own experiences and perceptions.

The ERP project is an open, complex problem. Therefore our most prominent findings relate to the organizations choice of approaching this as a closed problem, rather than an open problem. As a result, we find that challenges arise in the pre-implementation phase. Among other things, we see brokerage in ERP-projects with bureaucratic structure as critical. Also, it seems more crucial than adaptive spaces. However, we find that adaptive spaces are critical to mobilizing competence and knowledge redundance, because together with brokerage it enables participants overall understanding of the ERP project, and thus maintain minimum critical specification.

In addition, it is clear from our findings that the critical success factors are not adequately described (Fui-Hoon Nah et al., 2001; Somers & Nelson, 2001). The interplay between them is not considered in the literature, and the definitions are too narrow. Seen in the light of the topic of leadership in complexity, we see that further research on ERP-literature should seek to study relational conditions.