Styring ved hjemmekontor - hvordan endring i arbeidsforhold ved hjemmekontor påvirker styringssystemet

Abstract

Denne oppgaven fokuserer på hva overgangen til hjemmekontor under Covid-19 pandemien gjorde med styringssystemet til en casevirksomhet. Hjemmekontor ble av regjeringen og FHI innført i mars 2020 og førte til en massiv endring i hverdagen for virksomheter og ansatte. Erfaringen mange har gjort seg det siste året har ført til debatter rundt endringer i arbeidsmåte og kontorløsninger i framtiden. Hjemmekontor er et relativt lite utforsket felt og denne oppgaven ønsker å belyse hvilke faktorer som kan påvirke styringen ved hjemmekontor, for å bidra i denne debatten. Dette ble undersøkt med følgende problemstilling: Hvilke styringsverktøy benyttes når ansatte bruker hjemmekontor?

Oppgaven involverer en kvalitativ casestudie av en virksomhet som har benyttet seg av hjemmekontor i utstrakt grad det siste året. Oppgaven undersøker hvordan arbeidsmiljøet endret seg for de involverte og hva casevirksomheten gjorde med deres styringssystem ved overgangen til hjemmekontor. Empirien er samlet inn gjennom et kvalitativt design i form av åtte dybdeintervjuer med ansatte i casevirksomheten i tillegg til dokumentstudier.

Oppgaven har resultert i tre funn knyttet til bruk av hjemmekontor opp mot Hopwood (1974) sitt styringssystem. Det første funnet er at bruk av administrativ styring som en retningsgivende og begrensende mekanisme gjør det mulig å basere seg i stor grad på de uformelle styringsverktøyene ved hjemmekontor. Det legger til rette for utstrakt bruk av tillit i forholdet mellom leder og medarbeider, selv om det over tid med hjemmekontor er vanskeligere å etablere tillitsforhold. Det andre funnet er at kommunikasjonsutfordringer ved bruk av hjemmekontor har ført til at sosial styring er mindre anvendelig, og må erstattes med økt selvstyring. Sosial styring blir redusert, men kunne samtidig vært mindre egnet hvis medarbeiderne ikke kjente hverandre godt før overgangen til hjemmekontor. Det tredje funnet er at selvstyring ved hjemmekontor krever indre motivasjon hos medarbeiderne, men også en gjennomført kultur som legger til rette for selvledelse. Utstrakt bruk av selvstyring krever at medarbeidere har den riktige motivasjonen, men over tid vil hjemmekontor kunne utfordre egnetheten av tillit og selvstyring i styringssystemet. Ut ifra dette viser funnene at hjemmekontor kan påvirke styringssystemet til en virksomhet på flere forskjellige måter.

This thesis focuses on what the transition to working at home during the Covid-19 pandemic did to the management accounting system of a casebusiness. Working at home was introduced by the government and FHI in March 2020 and lead to a massive change in everyday lives for businesses and employees. The experiences people have gained over the past year has led to debates over changes to working methods and office solutions in the future. Working at home is a relatively unexplored field and this thesis wants to illustrate the factors that might affect the management accounting while working at home, to contribute to this debate. This was studied using the following research question: Which management tools are used when employees are working at home?

The thesis involves a qualitative case study of a business which have been working at home extensively in the past year. The thesis examines how the work environment have changed for those involved and what the casebusiness did with their management accounting system while working at home. The empirical data is collected through a qualitative design in form of eight in-depth interviews with employees in the casebusiness in addition to document studies.

The thesis has resulted in three findings related to working at home with reference to the management accounting system of Hopwood (1974). The first finding is that the use of administrative control as a directional and limiting mechanism makes it possible to heavily rely on the informal management tools while working at home. It facilitates extensive use of trust in the relationship between manager and employee, although it is more difficult to establish relationships of trust over time while working at home. The second finding is that communication difficulties while working at home have led to social control becoming less applicable and must be replaced by increased self-control. Social control is reduced but could also have been less applicable if employees did not know each other well before the transition to working at home. The third finding is that self-control while working at home requires employees with inner motivation, but also an implemented culture which facilitates self-leadership. Extensive use of self-control requires employees to have the right motivation but working at home will over time challenge the suitability of trust and self-control in the management accounting system. Based on this the findings show how working from home can affect the management accounting system of a business in several different ways.