Budsjettbruk under pandemi

Abstract

Covid-19-pandemien har gitt virksomheter i flere bransjer store utfordringer ettersom smittefare og smittevernstiltak kan føre med seg tilnærmet driftsforbud eller reduserte muligheter til å opprettholde normal drift. Dette kan videre føre til store nedganger i omsetning og likviditetsutfordringer som truer eksistensen til virksomhetene. Nye og stadig skiftende omgivelser gir utfordringer for den økonomiske styringen, og tidligere studier på eksterne kriser viser at styringssystemene endres (Asel et al., 2011; Becker et al., 2016; Bedford et al., 2020; Janke et al., 2014). Budsjettet har en sentral rolle norske virksomheter som det mest brukte styringsverktøyet, noe som gjør det interessant å undersøke nærmere.

Formålet med denne avhandlingen er derfor å belyse hvordan budsjettet brukes i utsatte bransjer under covid-19-pandemien. For å besvare problemstillingen har vi undersøkt omfanget av budsjettbruk og hva budsjettet brukes til under pandemien. Videre har vi gått mer i dybden på hvordan ledere har brukt budsjettet under pandemien gjennom budsjettkontroll og interaktiv budsjettbruk. Budsjettbruken under pandemien er undersøkt opp mot betingelsesfaktorer hvorav opplevd krise er den mest sentrale. Denne studien baserer seg på en kvantitativ tilnærming hvor data er innhentet ved bruk av en spørreundersøkelse. Den ble besvart av 207 respondenter, hovedsakelig daglig ledere og økonomisjefer fra virksomheter i bransjer som antas å være særlig påvirket av pandemien.

Blant virksomhetene i vårt utvalg brukes budsjettet i stor grad også under pandemien. Vi finner en liten nedgang i bruken av resultatbudsjett og en økning i bruk av likviditetsbudsjett blant virksomheter som opplever krise. Videre finner vi en vesentlig nedgang for bruk av budsjettet til prestasjonsmåling og belønning, mens planlegging er det formålet budsjettet brukes mest til både før og under pandemien. Det virker som at ledere i større grad bruker budsjettet som et redskap for tettere kontroll under pandemien, uten at dette nødvendigvis medfører mer rigide budsjettmål. Dette kan settes i sammenheng med våre funn av mer interaktiv budsjettbruk. Det virker derfor som at virksomheter bruker budsjettet til å balansere kontroll og fleksibilitet. Blant betingelsesfaktorer virker ikke struktur og strategi å være sentrale når det gjelder endringer i budsjettbruk, mens størrelse har gitt noe utslag. Ledere i mindre virksomheter ser ut til å bruke budsjettet mer aktivt under pandemien enn ledere i større virksomheter. Oppsummert virker funnene i denne studien å støtte antagelsene om endringer i styringssystem under krise.

The Covid-19 pandemic led to big challenges for businesses highly affected by the risk of infection or restrictions due to infection control. These restrictions could lead to several consequences for businesses in vulnerable industries, including declines in income and liquidity that could threaten the businesses existence. Previous studies have shown that management control practices change in response to external crisis as an attempt to manage the financial strain and uncertainty (Asel et al., 2011; Becker et al., 2016; Bedford et al., 2020; Janke et al., 2014). The budget is widely used in Norwegian businesses as the most common management accounting tool, thus making it interesting to research.

The purpose of this study is to gain insight into how the budget is used in vulnerable industries during the Covid-19 pandemic. We will look into the extent of budget use and further examine changes in budgeting functions. Further we will examine how leaders in Norwegian businesses use the budget in response to the crisis by using budgetary control and interactive use of budgets. We look into the use of budgets through a contingency perspective where crisis impact is the most important. The data is collected from 207 respondents using a questionnaire, primarily answered by CEOs and CFOs of Norwegian businesses impacted by the pandemic.

Our results shows that budgets are widely used during the pandemic for the businesses included in our sample. There is a small decline for profit budgets and an increase in the use of cash budgeting amongst businesses impacted by the crisis. We observe a substantial decline for the use of budgets to performance evaluation, while planning is still the most used budgeting function during the pandemic. Our data also shows that firms tighten their budgetary controls during the pandemic, but not necessarily becoming very rigid in their budgetary targets. This can be related to our findings of more interactive use of budgets. Consequently, it looks like our respondents use the budget to balance control and flexibility. In addition to crisis impact, size seems to affect the use of budgets to some extent. Leaders in smaller firms seems to be using the budget more actively during the pandemic than leaders in bigger firms. However, according to our data, structure and strategy does not seem to affect the use of budgets during the pandemic. Overall, our results seem to support the assumptions based on previous studies that management control systems change as a response to an external crisis.