The Puzzle of Project Transaction Costs - Optimising project transaction costs through client-contractor collaboration

Abstract

Kostnadsoverskridelser er et gjentakende problem i bygg- og anleggsnæringen, både nasjonalt og internasjonalt. Totalkostnad i et prosjekt er summen av prosjektets produksjons- og transaksjonskostnader. Med produksjonskostnader menes de oppgaver som direkte bidrar til å skape en sluttleveranse. Eksempler på slike oppgaver er prosjektering og aktivitet på byggeplass. Transaksjonskostnader derimot er knyttet til de resterende oppgaver som ikkedirekte bidrar til produksjonen, men som er nødvendig for å styre prosjektet. Eksempler på dette er prosjektledelse, tilbudsarbeid, møtevirksomhet, reisekostnader, inspeksjoner, konflikthåndtering m.fl. Det finnes i dag mye kunnskap om hvordan vi kan redusere produksjonskostnadene i bygg- og anleggsprosjekter gjennom mer effektiv prosjektering og bygging. Når det gjelder transaksjonskostnader derimot, vet vi forbausende lite om disse. Vi vet lite om hvor stor andel disse kostnadene utgjør av totalkostnaden i et prosjekt og vi vet lite om hvordan vi kan oppnå lavere transaksjonskostnader gjennom økt samhandling. Begrepet samhandling beskriver en høyere form for samarbeid hvor deltagerne har et sterkt ønske om å nå et felles mål. Høy grad av åpenhet og stor tillit er kjennetegn på relasjoner med god samhandling. Målet med denne avhandlingen er å skape økt kunnskap om transaksjonskostnader i leveranseprosjekter og undersøke hvordan bedre samhandling i grensesnittet mellom byggherre og entreprenør kan bidra til å optimalisere transaksjonskostnader og gi flere vellykkede prosjekter i fremtiden. Konkret skal denne avhandlingen besvare følgende tre forskningsspørsmål: • Hva er størrelsen på transaksjonskostnadene i bygg- og anleggsprosjekter? • Hva er sammenhengen mellom transaksjonskostnader og samhandling i relasjonen mellom byggherre og entreprenør? • Hvordan kan kunnskap om transaksjonskostnader kombineres med kunnskap om samhandling for å skape flere vellykkede prosjekter i fremtiden? Denne avhandlingen består av to hoveddeler. Den første delen omfatter avhandlingens teoretiske bakteppe og sammenfatter avhandlingens hovedfunn og bidrag. Den andre delen av avhandlingen omfatter fire ulike vitenskapelige artikler. Forskningen i denne avhandlingen er i hovedsak basert på analyse av to ulike datakilder hvor den ene er kvalitativ og den andre er kvantitativ. Den første datakilden består av 38 intervjuer med prosjektledere fra tre ulike næringer i Norge. Den andre datakilden består av tallmateriale fra 134 norske byggeprosjekter fra perioden 2010 til 2020. Avhandlingens hovedfunn er som følger: • Transaksjonskostnadene utgjør i gjennomsnitt minst 18% av de totale kostandene i norske byggeprosjekter. • Økt samhandling mellom byggherre og entreprenør er positivt for transaksjonskostnadene i et prosjekt. Samtidig er det kostnader knyttet til å skape slik samhandling gjennom ulike virkemidler. Det er derfor viktig å velge de virkemidlene som gir best effekt for et prosjekt, da dette varierer mellom ulike typer prosjekter. • Transaksjonskostnader og samhandling i et prosjekt påvirker også kvaliteten av leveransene. Disse tre dimensjonene må derfor sees i sammenheng når en jobber med forbedring av kostander i prosjekter og ikke vurderes isolert. De viktigste bidragene fra avhandlingen er som følger: • Knytter sammen to teoretiske fagfelt (transaksjonskostnader og samhandling) som i liten grad tidligere har vært sett i sammenheng. • Lanserer en tre-dimensjonal modell som utrykker sammenhengen mellom transaksjonskostnader, kvalitet og samhandling. • Gir økt forståelse av hvor stor andel transaksjonskostnader utgjør av de totale kostandene i bygg- og anleggsprosjekter. • Lanserer begrepene prosjektets hode og prosjektets kropp for å illustrere forholdet mellom transaksjonskostnader og produksjonskostnader i et prosjekt. • Lanserer samhandlingskompasset som er et verktøy prosjektledere kan bruke til å identifisere hvilke virkemidler som gir best effekt for å skape samhandling i sitt prosjekt.

Summary The total cost of a project consists of the sum of its production costs and its transaction costs. Project transaction costs are the costs of running the project and these are commonly split into pre-contract transaction costs and post-contract transaction costs. Pre-contract transaction costs refer to the costs before the contract with a contractor is signed. For clients, these costs include the costs associated with preparing feasibility studies, preparing tender documentation and evaluating bids, while contractors have similar costs when preparing their bid to the client. Post-contract transaction costs refer to the cost of monitoring, administrating, and controlling the project during its execution. This also includes potential costs from disputes and litigation. However, little is known about the size of such project transaction costs and how they are related to the level of collaboration between a client and its contractor(s). The objective of this thesis is to address this research gap and increase the understanding of how project transaction costs can be optimised through better collaboration and how this can contribute to improved performance in future projects. The thesis combines the research field of project transaction cost with the research field of the collaborative relationship between a client and its contractor. The thesis addresses the following research questions: • RQ I: What is the magnitude of transaction costs in construction projects? • RQ II: What is the relationship between transaction costs and clientcontractor collaboration in projects? • RQ III: How can connecting the research field of project transaction costs with the research field of client-contractor collaboration contribute to improved performance in future projects? This thesis consists of two parts. Part 1 consists of an overview of the conducted research and synthesizes the theoretical background and main findings. Part 2 consists of four scientific papers that are based on two different data sets. The first data set is qualitative and contains 38 interviews that were conducted by the author of this thesis with project managers from different industries in Norway. The second data set is quantitative and contains data from Norwegian construction projects registered in a common database through the Nordic 10-10 Programme for benchmarking, which uses the 10-10 tool that has been developed by the Construction Industry Institute (CII) in the United States. The key contribution from Paper 1 is that it establishes the connection between project transaction costs and client-contractor collaboration. The key contribution from Paper 2 is that it establishes the relationship between clientcontractor collaboration and the quality of the project deliverables. The key contribution from Paper 3 is the introduction of the Collaboration Compass, which is a tool that project managers can apply to identify which specific mechanisms are most relevant to use for a project based on characteristics of the specific project. The key contribution from Paper 4 is that it quantifies the size of transaction costs in construction projects.