Hvordan kan Best Value Procurement benyttes til å sikre vellykkede tjenesteanskaffelser for Jernbanedirektoratet

Abstract

I forbindelse med jernbanereformen fikk Jernbanedirektoratet i oppgave å konkurranseutsette operatørviksomheten på den norske jernbanen. Det skal totalt konkurranseutsettes 10 trafikkpakker, hvor tre er ferdig gjennomført per dags dato. Trafikkpakke Sør, hvilket er den første, var en svært kompleks og ressurskrevende prosess. Det ble høsten 2019 undersøkt, gjennom en prosjektoppgave, om Best Value Procurement (BVP) ville være en gunstig metode å bruke på en senere konkurranseutsetting. Oppgaven konkluderte med at Jernbanedirektoratet ville være tjent med å benytte BVP, hvor noen av fordelene de kunne oppnå var en bedre risikohåndtering, høyere grad av måloppnåelse og bedre utnyttelse av leverandørkompetansen.

BVP er en filosofi og anskafelsesmetodikk som er delt inn i fire faser- forberedelse, vurdering, konkretisering og gjennomføring. Prosessen er lagt opp slik at erfaring og kompetanse hos leverandøren vektlegges, noe som bygger videre på tanken om at en “ekspert- leverandør” vil levere det beste løsningsforslaget. Metoden ble først prøvd ut i Nederland med stor suksess og har de senere årene funnet veien til Norge. Denne bacheloroppgaven tar for seg hvordan BVP kan benyttes på en senere konkurranseutsetting for Jernbanedirektoratet. Hvilket krever at BVP litteraturen tilpasses en tjenesteanskaffelse, samt det norske markedet.

Denne bacheloroppgaven er basert på teori skrevet av grunnleggeren av metoden, nemlig Dean Kashiwagi, og en norsk bok skrevet med samme tematikk med navn Prestasjonsinnkjøp. Det er også blitt benyttet en rekke caseoppgaver. Disse beskriver hvordan BVP har fungert i praksis i Norge, hvilket er nyttige erfaringer som videre blir benyttet i denne oppgaven.

En tjeneste kjennetegnes ved at det er et arbeid eller en ytelse som skal leveres over en gitt periode. Det kan være krevende å definere hva som kjennetegner en god prestasjon på en tjeneste, og det er derfor konkludert med i denne oppgaven at prosjektmål og KPI verdier, som måler leverandørens prestasjon, må ha et ekstra fokus. Videre, ut ifra erfaringer hentet fra andre caseoppgaver, vil det være gunstig å benytte en budsjettpris fremfor en makspris. Det har også vist seg å være et behov for mer opplæring i BVP metoden enn hva litteraturen legger opp til, noe innleide BVP- eksperter kan bidra med.

Andre tilpasninger Jernbanedirektoratet må innføre dersom BVP skal kunne brukes på en senere konkurranseutsetting er å benytte en absolutt evaluering, unngå bruken av reviderte tilbud, anvende en funksjons- eller ytelsesspesifikasjon, avslutte bruken av bonus- / insentivordninger og til sist ikke overføre ansvaret for eksterne risikofaktor til leverandøren.

In connection with the Railway reform the Norwegian Railway Directorate was given the task of exposing competition to a total of 10 defined service packages on the Norwgian railway. Traffic package one was a very complex and resource- consuming process. In the fall of 2019, it was investigated, through a project assignment, whether Best Value Procurement (BVP) would be a favorable method at a subsequent tender. The thesis concluded that the Railway Directorate would benefit from using BVP, where some of the benefits they could achieve were better risk management, a higher degree of goal achievement and better utilization of supplier competence.

BVP is a philosophy and procurement methodology that is divided into four phases - the Pre-qualification, Selection, Clarification and Execution. The process is designed to emphasize the experience and expertise of the supplier, which builds on the idea that an "expert- supplier" will deliver the best solution. The method was first tested in the Netherlands with great success and has started in Norway in recent years. This bachelor thesis deals with how BVP can be used at a subsequent tender for the Norwegian Railway Directorate. Which requires the BVP literature to be adapted to a service procurement, as well as the Norwegian market.

This bachelor thesis is based on theory written by the founder of the method, namely Dean Kashiwagi, and a Norwegian book written with the same theme called Prestasjonsinnkjøp. A number of case studies have also been used. These describe how BVP has worked in practice in Norway, experiences that are further used in this thesis.

A service is characterized by the fact that a work or service is to be delivered over a given period. It can be challenging to define what characterizes a good performance on a service, and it is therefore concluded in this thesis that project goals and KPI values, which measure the supplier's performance, must have an extra focus. Furthermore, based on experience gained from other case studies, it would be beneficial to use a budget price rather than a maximum price. There has also been a need for more training in the BVP method than the literature suggests, which hired BVP experts can contribute.

Other adjustments the Norwegian Railway Directorate must introduce if BVP is to be used at subsequent tender is to use an absolute evaluation, avoid the use of revised offers, apply a functional or performance specification, terminate the use of bonus / incentive schemes and ultimately not transfer responsibility for the external risk factor to the supplier.