Formelt og uformelt kvalitetssystem: "Prosessen mot et internalisert og hensiktsmessig kvalitetssystem for prosjektledelse som oppfyller ISO 9001"

Abstract

"Formelt og uformelt kvalitetssystem: Prosessen mot et internalisert og hensiktsmessig kvalitetssystem for prosjektledelse som oppfyller ISO 9001" av Frank Botnevik. Masteroppgave i organisasjon og ledelse ved Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse (IØT), NTNU, august 2010.

Å skape et kvalitetssystem som er hensiktsmessig for organisasjonen, samtidig som det oppfyller ISO 9001, er en spennende utfordring. Oppgaven fokuserer på dynamikken mellom det formelle og uformelle kvalitetssystemet. Ved å bruke aksjonsforskning ønsket jeg å bidra til en endring slik at det blir kortere avstand mellom formelt og uformelt kvalitetssystem i RealGroup AS.

Formålet var å skape en liten, men varig, endring i organisasjonen. Et formelt kvalitetssystem er relativt lett å endre, men om ikke dette gjøres i en demokratisk prosess med samhandling, er faren stor for at gjeldene praksis forblir som før.

Kvalitetssystemet som undersøkes er basert på ISO 9001, og dermed er også teorien om Total Quality Management (TQM) brukt. PMBOK og teori for organisasjonskultur er også en viktig del av oppgaven.

Metoden er sterkt inspirert av aksjonsforskning og Beckhards endringsmodell, som brukes for organisasjonsendringen. For å samle inn data har jeg brukt metoder som dagbok, småprat, intervju og kildegranskning.

Først gir jeg et innblikk i konteksten for oppgaven: organisasjon og kvalitetssystemet. Deretter beskriver jeg metode for forskningsprosjektet og teori brukt i endringsprosjektet. Så presenteres resultatene fra de forberedende stegene i endringsprosessen hvor endringen begrunnes, ønsket fremtid beskrives og denne fremtiden sees i lys av nåtiden. Deretter er rapporten fra endringen i organisasjonen delt i tre iterasjoner. Rapporten avrundes med diskusjon og en overordnet evaluering.

Da Det Norske Veritas (DNV) gjennomførte resertifisering av kvalitetssystemet, mot slutten av endringsprosjektet, fikk vi positiv omtale for det arbeidet som er gjort for å forbedre prosjektstyringen.

Prosjektet har hjulpet oss nærmere et hensiktsmessig system. Det viktigste bidraget er kanskje at vi har funnet og prøvd arbeidsformer som vi kan bruke videre for å forbedre systemet gjennom samhandling. Et konkret resultat av denne samhandlingen er oppdaterte prosedyrer for ledelsens ansvar og for prosjektledelse.

Aksjonsforskning er en glimrende metode for å gjennomføre et forskningsprosjekt mens en er i arbeidslivet. Det krever mye arbeid å sette seg inn i metoden, og datainnsamlingen bør foregå minst et halvt år. Men det gir også mye tilbake. Både direkte til organisasjonen og til forskeren.

Skal du skrive oppgave mens du er i arbeidssituasjon vil jeg anbefale å få satt av tid i livet ditt som kun er for oppgaven. Enten kort og ofte, eller lengre og sjeldnere, avhengig av hvordan du jobber best og hva som er mulig. Dette gjelder nok også dersom du skal drive endringsarbeid uten å skrive oppgave.

Skal du drive organisasjonsutvikling, så skriv dagbok! Sørg også for at ledelsen er motivert for endringen du vil gjennomføre. Endringsarbeid som er ønsket kan være veldig givende.

"Formal and informal quality system: The process towards an internalized and appropriate quality system for project management that conforms to ISO 9001" by Frank Botnevik. Master thesis, Master of Management, Department of Industrial Economics and Technology Management (IØT), NTNU, August 2010.

Creating a quality system that is appropriate for the organization, while it meets ISO 9001, is an interesting challenge. The thesis focuses on the dynamics between the formal and informal quality system. Using action research, I wish to contribute to a change so that there is less distance between the formal and informal quality system in RealGroup AS.

The aim was to create a permanent, though minor, change in the organization. A formal quality system is relatively easy to change, but if this isn’t done in a collaborative, democratic process the end result might be that the practice remains as before.

The quality system being investigated is based on ISO 9001, and thus the theory of Total Quality Management (TQM) was used. PMBOK and the theory of organizational culture is also an important part of the thesis.

The method is strongly inspired by action research and Beckhards change model, which is used for organizational change. To collect the data I use methods such as a diary, small talk, interviewing and source investigation.

First I give an insight into the context of the task: organization and quality system. Following this the method of research and the theory used in the change project is described. Then I present the results of the preparatory steps in the process of change, where change is justified, the desired future is described, and this future is seen in the light of the present. Following this is the report, divided into three iterations, of the change in the organization. The report concludes with a discussion and an overall evaluation.

We received positive reviews for the work done to improve project management, when Det Norske Veritas (DNV) completed the recertification of the quality system, at the end of the change project.

The project has helped us closer to a practical system. The most important contribution may be the methods we have found and tested, which we can utilize to continuously improve the system through collaboration. An updated procedure of management responsibility and project management are some of the outcomes from this collaboration.

Action research is an excellent way to conduct a research project while being employed. It requires a lot of work to familiarize with the method, and the sampling of data should last at least half a year. But it also gives a lot back, directly to the organization and to you as a researcher.

If you are writing a thesis while being employed, I will recommend setting aside time that’s for this task only. Short periods often or longer periods less frequently, depending on how you work best and what’s possible. This could also be advised if you will carry out change management without writing up a thesis.

If you engage in organizational development, write a diary! Also, make sure upper management is motivated for the change you wish to implement. Managing desired change can be very rewarding.