Forutsetninger for gode virtuelle møter

Abstract

På bakgrunn av digitalisering i bedrifter har bruken av distribuerte team økt de siste årene. Dette gir muligheten til at de beste menneskelige ressursene kan samhandle uavhengig av lokasjon, uten store økonomiske kostnader. Virtuell møtevirksomhet byr også på utfordringer. For å levere de resultatene som forventes, er det sentralt at teamets samarbeid og gruppedynamikk evner å håndtere usikkerhet og endringer.

Masteroppgaven utforsker hva forutsetningene for gode virtuelle møter er i et distribuert team, sett i lys av møtenes gjennomføring, rollestruktur og gruppedynamikk. Studien er utført ved å undersøke et prosjektteam i BDO som har et pågående digitaliseringsprosjekt. Metodetrianguering er benyttet for å samle inn data. Det er utført kvalitative observasjoner av møtene, samt en kvantitativ spørreundersøkelse som kartlegger teamets dynamikk.

De empiriske funnene tilsier at virtuelt samarbeid ble påvirket positivt ved at medlemmene møttes ansikt-til-ansikt. Prosjektteamet benyttet seg av prosjekstyringsrammeverket Scrum. Scrum tilrettela for daglige møter, som hadde en innflytelse på dynamikken i teamet. Rammeverket har blitt tilpasset teamets behov, slik at de skulle være i stand til å håndtere prosjektet best mulig. Blant annet fokuserte teamet lite på selvledelse, som er et viktig stikkord i Scrum. Dette til tross for at SPGR-undersøkelsen tilsa at gruppen hadde et godt utgangspunkt for selvledelse, grunnet sine synergiroller.

As a consequence of the digitalization in companies today, the use of distributed teams has increased. The purpose is to utilize the human resources available, without major financial costs. However, virtual meetings also offer challenges. In order to deliver the expected results, it is crucial that the team's collaboration and dynamics can handle uncertainty and changes.

This thesis explores the prerequisites necessary for good virtual meetings in a distributed team. Virtual meeting interaction, role structure, and group dynamics are the key aspects that are examined to understand the virtual meetings. The study was conducted by analyzing a project team in BDO that has an ongoing digitalization project. Method triangulation is used to collect data. Qualitative observations have been used to examine the project team's meetings, and an electronic survey provided a graphic display of the group dynamic.

The empirical findings imply that virtual collaboration was positively affected by the fact that the members met face-to-face. The project team made use of the project management framework Scrum. Scrum arranged for daily meetings, which influenced the dynamics of the team. The framework has been adapted to the team's needs, to be able to handle the project in the best possible way. Little emphasis had been put on self-management, which is an important keyword in Scrum. However, the SPGR-survey suggested that the group had a good base for self-management due to their synergy roles.