Lean implementation in Norwegian public service sector

Abstract

Summary of the thesis

Norwegian public service organizations (PSOs) are under political pressure to deliver more and better services for less cost. At a time when the public sector is open to ideas and solutions from private industries lean has been introduced and implemented in the sector the last decade. Although much practical knowledge has been developed when PSO practitioners and management consultants have collaborated in lean implementation, little has been put under academic scrutiny.

This thesis presents some characteristics of lean implementation in Norwegian PSOs through the interrelated aspects of content, context, process, agents and outcome in lean implementation processes in five Norwegian PSOs. It has been applied various qualitative methods and longitudinal studies, extended with previous knowledge from the field and of particular PSOs included in the studies.

Norwegian PSOs have implemented a ‘soft’ version of lean, adapted to the Scandinavian work–life tradition, but have also implemented lean in a decentralized fashion as local projects, where internal and external consultants take on responsibility for the process on behalf of less involved, but highly significant, managers. As is the case for the majority of organizations introducing lean, Norwegian PSOs also struggle with succeeding in lean implementation. A process model of Norwegian PSO lean implementation is presented, and further it is showed that characteristics and discrepancies between agents, contexts, content and processes have unfortunate consequences for the outcome of the implementations.

This research contributes by supplementing previous literature criticizing the concept of lean, claiming that organizations have misunderstood the concept or that organizations’ failure to implement lean is mainly caused by a lack of management support and commitment. I argue that the change process should not only be considered in terms of success factors and barriers to the desired outcomes. The lack of management support and commitment should be understood in terms of characteristics from new public management reforms and neo-bureaucratic structures. Based on my research, I call for a coherent theory of change in relation to lean implementation in PSOs.

The research is a part of the Norwegian project “Lean Operations”, a collaboration in research and development between Norwegian companies and research institutions.

Sammendrag av avhandlingen

Norske offentlige tjenesteorganisasjoner er under politisk press for å levere mer og bedre tjenester med mindre kostnader. I det siste tiåret, der offentlig sektor har vært åpne for ideer og løsninger fra private virksomheter, og lean har derfor blitt introdusert og innført i sektoren det siste tiåret. Selv om det stadig utvikles praktisk kunnskap når offentlige ansatte og konsulenter samarbeider om lean, har dette hatt lite fokus i vitenskapelig forskning.

Avhandlingen går nærmere inn på særtrekk ved leaninnføringer i norske offentlige tjenesteorganisasjoner gjennom egenskaper og forhold mellom aspektene innhold av konseptet, kontekst, prosesser og aktører. For en dypere forståelse er det anvendt ulike kvalitative metoder og longitudinelle studier, utvidet med tidligere erfaring og kjennskap til feltet og enkelte av organisasjonene.

Resultatet fra forskningen er presentert i fire uavhengige artikler. Norske offentlige tjenesteorganisasjoner har innført en «mykere versjon» av lean som er tilpasset skandinaviske arbeidslivstradisjoner. Samtidig har lean vært desentralt innført gjennom lokale prosjekter der interne og eksterne konsulenter har hatt ansvaret for prosessene på vegne- og bekostning av ledelseslinjer. Som flesteparten av organisasjoner som introduserer lean, strever også norske offentlige tjenesteorganisasjoner med å innføre lean på en god måte. Basert på dette, presenteres en prosessmodell med typiske karakteristikker fra disse virksomhetene. Her ser man hvordan egenskaper og motsetninger mellom agenter, kontekster, konseptinnhold og prosessene får betydning for utfallet av innføringen.

Forskningen bidrar til å utvikle forskningsfeltet som tidligere har forklart hvorfor organisasjoner mislykkes i å innføre lean, enten ved å kritisere lean som konsept, kritisere organisasjonene for å misforstå konseptet eller gjøre innføringen på feil måte, hovedsakelig gjennom manglende engasjement og støtte fra ledere. Det argumenteres for at endringsprosessen ikke utelukkende bør vurderes ut fra suksessfaktorer og barrierer. Manglende engasjement og støtte fra ledelsen kan forklares gjennom trekk fra New Public Management-reformer og neo-byråkratiske strukturer. Basert på denne forskningen etterlyses en bedre endringsteori for leaninnføringer i offentlige tjensteorganisasjoner.

Avhandlingen er basert på et forskningsarbeid tilknyttet prosjektet Lean Operations, et samarbeid mellom forskningsmiljø og næringsliv om å utvikle mer kunnskap om lean i norske virksomheter.