Kunstig intelligens på arbeidsplassen - muligheter og begrensninger

Abstract

De siste årene har kunstig intelligens (KI) gått fra å være noe ukjent, til å bli et konsept som er kjent for de fleste. I takt med denne utviklingen, har fremveksten av kunstig intelligens-drevne hjelpemidler eksplodert. Organisasjoner, bedrifter og enkeltpersoner må i økende grad vurdere hvordan de skal forholde seg til og ta i bruk KI-verktøy. Miljødirektoratet står ovenfor et veiskille når de vurderer om de skal implementere KI-verktøyet Copilot for Microsoft 365, eller ikke. Formålet med denne masteroppgaven er å belyse muligheter og begrensninger ved å ta i bruk kunstig intelligens på arbeidsplassen, med Miljødirektoratet som case. Formålet med masteroppgaven er å undersøke hvordan ansatte og ledere i virksomheten vurderer gevinster og begrensninger når de står ovenfor valget om å implementere KI-teknologi. Det er også ønskelig å utrede noen anbefalinger som kan være til nytte og inspirasjon for Miljødirektoratet, og andre som befinner seg i en lignende situasjon. Oppgaven tar i bruk teori om meningsskaping (Weick, 1995), som omhandler hvordan mennesker skaper mening i situasjonen sin og prosessen de befinner seg i. Oppgaven bygger på et kvalitativt, casestudie med semistrukturerte dybdeintervjuer. Totalt ble syv informanter intervjuet, og tematisk analyse ble benyttet i bearbeidingen av datamaterialet. Problemstillingen er «Hvilke gevinster forventer Miljødirektoratet å oppnå ved å innføre Copilot for Microsoft 365, og hva blir vurdert som de mest kritiske faktorene for en vellykket implementering?».

Hovedfunnene fra masteroppgaven inkluderer analyser av hvordan innføring av kunstig intelligens på arbeidsplassen kan føre til meningsskaping (Weick, 1995). F1: Hvordan skaper ansatte i Miljødirektoratet mening rundt de forventede gevinstene og kritiske faktorene ved implementeringen av Copilot for M365? Forventede gevinster omfatter hjelp til å utføre enkle arbeidsoppgaver som stjeler mye tid i dag. Dette kan være hjelp til å finne igjen informasjon og oppsummering av dokumenter. I tillegg viser funnene at forventede gevinster kan muliggjøre hjelp til kreative prosesser og fremstilling av grafisk innhold. Det er ønske om at disse forventede gevinstene kan bidra til å støtte virksomhetens overordnede samfunnsoppdrag om og jobbe for «et rent og rikt miljø». Begrensningene som er identifisert beskrives som kritiske faktorer som er viktige for en vellykket implementering. Tilstrekkelig gevinstrealisering, fokus på opplæring for å få med seg alle ansatte på endringen, god tid til planlegging, intern dataorganisering og engasjement fra ledelsen, vil være viktig.

F2: Hvordan påvirker meningsskaping blant ansatte i Miljødirektoratet deres oppfatning av utfordringer og muligheter knyttet til Copilot for M365 Meningsskaping påvirker hvordan ansatte vurderer utfordringer og muligheter på flere måter. De former sine meninger gjennom samtaler med kolleger, som bidrar til å etablere en felles forståelse og forventninger til verktøyet. Deling av positive erfaringer kan være med på å konstruere positive meninger og oppfatninger om verktøyet. I tillegg ser ansatte tilbake på tidligere erfaringer med digitaliseringsprosesser for å vurdere muligheter og utfordringer. Meningsskapingen forankret i organisasjonens identitet - inkludert verdier, mål, strategi og de ansattes personlige roller og stillinger - påvirker hvordan ansatte oppfatter utfordringer og muligheter knyttet til Copilot for M365.

De viktigste bidragene fra denne forskningen er hvordan Miljødirektoratet kan navigere i to paradokser som oppleves som særlig utfordrende i arbeidet med teknologiinnføringen. Det første paradokset handler om hvordan organisasjoner i møte med KI burde kombinere gjennomgående og nøye planlegging i forkant, med en smidig og fleksibel tilpasning for å realisere teknologiens fulle potensial. En balansert tilnærming som kombinerer grundig opplæring og evnen til å tilpasse seg nye utfordringer kan fremme en vellykket innføring ved å sikre at ansatte både er godt forberedt og tilpasningsdyktige i møte med kunstig intelligens. Navigering av det andre paradokset fokuserer på å motivere ansatte til å investere tid i opplæring nå for fremtidige tidsbesparelser, samt ledelsen sin involvering og dedikasjon til dette. Dette vil kreve effektiv meningsskaping for å skape en felles forståelse og motivasjon for opplæring.

Over the past few years, artificial intelligence (AI) has transitioned from being something unfamiliar to becoming a concept known to most people. With this evolution, the emergence of AI-driven tools has skyrocketed. Organizations, businesses, and individuals must increasingly consider how to approach and utilize AI tools. The Norwegian Environment Agency is at a crossroads as it evaluates whether to implement the AI tool Copilot for Microsoft 365. The purpose of this master's thesis is to illuminate the possibilities and limitations of employing artificial intelligence in the workplace, with the Norwegian Environment Agency as the case study. This thesis investigates how employees and managers in the organization assess the benefits and limitations when faced with the choice of implementing AI technology. The aim of the research is to delve deeper into the underlying processes as organizations and their employees navigate and seek to understand this relatively new field. It also aims to derive recommendations that may be useful and inspiring for the Environment Agency and others in similar situations. The thesis employs theory on sensemaking (Weick, 1995), which addresses how people create meaning in their situation and the process they are in. The study is based on a qualitative case study with semi-structured in-depth interviews. In total, seven informants were interviewed, and thematic analysis was used in processing the data. The research question is: What benefits does the Norwegian Environment Agency expect to achieve by implementing Copilot for Microsoft 365, and what are considered the most critical factors for successful implementation?

The main findings of the thesis include arguments and explanations of how the introduction of artificial intelligence in the workplace can lead to sensemaking (Weick, 1995). F1: How do employees at the Norwegian Environment Agency create meaning around the expected benefits and critical factors of implementing Copilot for M365? Expected benefits include assistance in performing simple tasks that currently consume much time, such as finding information and summarizing documents. Additionally, the findings suggest that expected benefits can facilitate support for creative processes and the production of graphic content. There is a desire for these expected benefits to contribute to supporting the organization's overarching societal mission and working for «a clean and rich environment». The limitations identified are described as critical factors that are important for successful implementation. Adequate realization of benefits, focus on training to involve all employees in the change, ample time for planning, internal data organization, and engagement from leadership will be crucial.

F2: How does sensemaking among employees at the Norwegian Environment Agency affect their perception of challenges and opportunities related to Copilot for M365? Sensemaking influences how employees assess challenges and opportunities in several ways. They form their opinions through discussions with colleagues, which contribute to establishing a shared understanding and expectations of the tool. Sharing positive experiences can help construct positive opinions and perceptions about the tool. Additionally, employees reflect on past experiences with digitalization processes to assess opportunities and challenges. Sensemaking anchored in the organization's identity - including values, goals, strategy, and employees' personal roles and positions - affects how employees perceive challenges and opportunities related to Copilot for M365.

The key contributions of this research are how the Norwegian Environment Agency can navigate two paradoxes that are particularly challenging in the work of technology implementation. The first paradox concerns how organizations facing AI should combine thorough and careful planning with agile and flexible adaptation to realize the full potential of technology. A balanced approach that combines thorough training and the ability to adapt to new challenges can promote successful implementation by ensuring that employees are both well-prepared and adaptable in dealing with artificial intelligence. Navigating the second paradox focuses on motivating employees to invest time in training now for future time savings, as well as the involvement and dedication of leadership. This will require effective sensemaking to create a shared understanding and motivation for training.