Vedlikehold i Forsvarsbygg Utleie

Abstract

Forsvarsbygg Utleie er Norges største eiendomsforvalter. Forsvarsbygg forvalter betydelige verdier, og bruker årlig nærmere 350 mill. kroner på vedlikehold av forvaltet areal. Ifølge utførte tilstandsanalyser er det allikevel et betydelig etterslep i bygningsmassen. Systematisk og godt planlagt vedlikehold er derfor avgjørende for å opprettholde verdiene, og klare å lukke dokumentert etterslep i forvaltet bygningsmasse. Forsvarsbygg har i den senere tid rettet et større fokus på prosessen rundt vedlikehold og det jobbes med å standardisere prosessene og få de forskjellige Markedsområdene i Forsvarsbygg til å jobbe likt. Spørsmål som ønskes besvart i denne oppgaven kan oppsummeres slik: 1: Hvordan er arbeidet rundt vedlikehold organisert i Forsvarsbygg? Er det forskjeller mellom de ulike Markedsområdene? 2: Hvordan er andre virksomheter organisert? Hvor i organisasjonene prioriteres og besluttes vedlikehold? Er det avvik mellom det Forsvarsbygg og andre aktører definerer som vedlikehold? 3: Hva er kritiske suksesskriterier med tanke på organisering rundt vedlikehold? Arbeidet er gjennomført som en casesudie, inneholdene dokumentanalyse og intervjuanalyse. I intervjuanalysene er det gjennomført intervjuer av tre avdelingsledere i Forsvarsbygg, og to ledere i tilsvarende funksjoner fra henholdsvis Statsbygg og Entra Eiendom. Undersøkelsene viser store forskjeller i hvordan virksomhetene er organisert. På tross av at virksomhetene har noe ulik oppbygging, fremgår det tydelig hvor beslutningsnivået er, og nivået fremstår sammenfallende organisasjonsmessig i Forsvarsbygg, Statsbygg og Entra Eiendom. Undersøkte avdelinger i Forsvarsbygg har en svært ulik oppbygging til tross for at avdelingenes ansvar er sammenfallende. Det fremgår av intervjuene at Avdelingslederne i Forsvarsbygg ikke er tilfreds med dagens organisering. Ankepunkt mot dagens organisering i Forsvarsbygg Utleie er mye knyttet til manglende kompetanse, noe til gjeldende rutiner, men også følelse av mangel på ressurser. Etterlyst kompetanse i Markedsområdene er hovedsakelig knyttet til nivået under Avdelingslederne, som arbeider med anskaffelser og har prosjekt eller byggelederansvar. Rekruttering er en god mulighet for å tilegne Forsvarsbygg nødvendig kompetanse. Dette krever imidlertid at det legges føringer for hvilken kompetanse Forsvarsbygg har behov for i de forskjellige stillingene og nivåene i virksomheten. Forsvarsbygg går mot å være en ren innkjøpsorganisasjon i forhold til tidligere da størstedelen av personellet var håndverkere. I denne utviklingen, der virksomheten får behov for flere ingeniører og færre håndverkere, kan en snarvei, men samtidig en fallgruve, være å sette håndverkere til arbeidsoppgaver som naturlig krever en mer ingeniørfaglig bakgrunn. Skillet mellom Utleieservice og Driftservice sine ansvars- og arbeidsoppgaver er direkte knyttet til virksomhetens tolking av definisjoner av begreper som skiller vedlikeholdsoppgaver og driftsoppgaver. Da det er knyttet mye usikkerhet til disse definisjonene i Markedsområdene, er resultatet av dette at det ikke er mulig å få til en klar fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver i disse avdelingene. Funn i undersøkelsen tyder også på at Forsvarsbygg bør forbedre rutiner og arbeidsprosesser ved utarbeidelse og bruk av tilstandsanalyser, da to av tre Markedsområder ikke bruker utarbeidede tilstandanalyser ved vedlikeholdsplanlegging. På tross av at praksis kun er undersøkt i tre av ti Markedsområder, fremstår det som at Forsvarsbygg ikke følger anbefalinger i teori angående bruk av tilstandsanalyser i vedlikeholdsplanlegging. Dette kan føre til at Forsvarsbygg muligens ikke vil være i stand til å lage langsiktige gode planer, og inneha tilstrekkelig oversikt over bygningsmassens tilstand og en eventuell bedring eller forverring av denne. Det er store avvik i hvordan virksomhetene definerer begreper knyttet til vedlikehold, også internt i Forsvarsbygg, men de fleste av intervjuobjektene svarer innledningsvis at virksomhetene følger definisjoner i NS 3454 vedrørende vedlikehold. Videre samtaler om dette emnet viser allikevel at så ikke er tilfelle. Det synes tydelig at fire av fem undersøkte virksomheter ikke tolker dette eksempelet fra NS 3454 på kostnad løpende drift: Ikke planlagte arbeider som må utføres for å rette opp uforutsette skader eller mangler (som følge av hærverk, innbrudd, akutte skader eller lignende) som en driftskostnad. Virksomhetenes forskjellige tolking av NS 3454 medfører blant annet at virksomhetenes vedlikeholdskostnader pr. m2 ikke lar seg sammenligne. Undersøkelsen viser at det er sannsynlig at det meste av oppdukkende feil og mangler blir ført som vedlikeholdskostnader i to av tre Markedsområder. Med et gjennomsnittlig nøkkeltall for vedlikehold på 56 kr. pr. m2 for 2009 i Forsvarsbygg Utleie, skal det naturlig nok ikke tolkes bort mye vedlikeholdsmidler før Markedsområdene ikke evner å opprettholde bygningsmassens tekniske og funksjonelle standard.