Prosjektstyring i Forsvarsbygg Utleie. En casestudie av vedlikeholdsprosjekter i fem markedsområder.

Abstract

Forsvarsbygg Utleie (FB Utleie) gjennomfører årlig små og store vedlikeholdsprosjekter for i underkant at 500 MNOK, men har ikke etablert en prosjektmodell som synliggjør hvordan de ulike stegene i denne prosessen skal ivaretas. I mangel av en samlet modell har jeg ønsket å undersøke hvordan slike prosjekter planlegges og gjennomføres blant prosjektlederne i FB Utleie i dag, se på de styrker og svakheter det er med måten dette gjøres samt komme med forslag til mulige forbedringer innenfor de ulike fasene. For å belyse problemstillingene mine har jeg tatt utgangspunkt i relevant teori og brukt dette som referanseramme når drøftingen skulle foretas. Jeg fant ut at følgende teorier var relevante å bruke; Teorier som beskriver prosjektmodeller og hva som kjennetegner de ulike faser, vedlikeholdsplan og tilstandsanalyser, ledelse av prosjekter samt risiko og usikkerhetsstyring. Jeg har også trukket inn anbefalinger fra offentlige nettsider (anskaffelser.no og prosjektveiviseren.no) i forhold til hvordan anskaffelser og prosjektgjennomføring kan foregå innen offentlig sektor. Jeg har benyttet casestudie i min undersøkelse og innhentet data fra flere informasjonskilder; Dybdeintervju, uformelle samtaler samt dokumenter og informasjon fra Forsvarsbyggs kvalitetssystem. Til tross for at det ikke er etablert en egen prosjektmodell for Utleie så ivaretar prosjektlederne mye av de samme oppgavene i de ulike faser. Gjennom oppgaven har jeg kommet frem til følgende hovedfunn som svarer på hvordan vedlikeholdsprosjekter gjennomføres i Forsvarsbygg Utleie og samlet dette i vedlagte modell; SAMMENDRAG NTNU – Institutt for bygg, anlegg og transport Min andre problemstilling er knyttet til hvilke styrke og svakheter det er forbundet med måten vedlikeholdsprosjektene planlegges og gjennomføres i Forsvarsbygg Utleie. Jeg har gjennom oppgaven funnet ut følgende og samlet dette i vedlagte matrise; Planleggingsfasen Anskaffelsesfasen Gjennomføringsfasen Avslutning- og etterarbeidsfasen Styrker  Gjennomført tilstandsanalyse  Visuell befaring  Informasjon og kommunikasjon med bruker.  Bruk av sjekkliste sikrer ivaretakelse av viktige punkter.  Bruk av etablerte rammeavtaler.  Kontroll av konkurransegrunnlag før utlysning.  Etablerte rutiner og retningslinjer for korrekte anskaffelse.  Bruk av sjekkliste sikrer ivaretakelse av viktige punkter  Bruk av sjekkliste sikrer ivaretakelse av viktig punkter.  Gjennomfører byggemøter.  Gjennomfører kontroll på byggeplass  Informasjon til bruker over pågående prosjekter.  Gjennomføring av sluttbefaring  Utarbeides mangelliste Svakheter  Liten tid til planlegging.  For lite bruk av egne fagfolk  Lite bruk av enkle risikoanalyser/felles maler.  Informasjon til bruker  For sterk involvering fra rammeavtaleleverandør.  Manglende oppfølging og veiledning fra leder.  Manglende kjennskap til og bruk av etablert sjekkliste.  Feil bruk av rammeavtalene.  Ingen reserveleverandør.  Etablerte rutiner og retningslinjer er ikke kjent/ brukes ikke.  Manglede kjennskap til og bruk av etablert sjekkliste.  For sterk involvering fra rammeavtaleleverandør.  Sjekkliste brukes ikke eller brukes ikke korrekt av alle prosjektlederne.  Ikke felles maler til bruk i byggemøtene.  Manglende økonomi og fremdrift status fra leverandør.  Ikke oppdatert SHA plan.  Ingen felles mal eller retningslinjer ift hvordan prosjekter skal gjennomføres.  Manglende oppfølging og veiledning fra leder.  Insitamenter brukes ikke.  Utfordringer i forhold til sluttkontroll av faktura/timelister.  Ingen garantibefaring.  Ingen kompetanseoverføri ng eller sluttrapport.  Ingen føringer ift FDV dokumentasjon. SAMMENDRAG NTNU – Institutt for bygg, anlegg og transport Den siste problemstillingen er knyttet forslag til mulige forbedringer innenfor de ulike fasene. Et forslag til mulig forbedring er å etablere en prosjektmodell hvor det under de ulike faser ligger link til relevante rutiner, retningslinjer og maler som skal benyttes og som vil gjøre det enklere for ulike interessenter å finne frem. Jeg har innenfor de ulike fasene kommet med følgende forslag til mulig forbedringer og samlet dette i vedlagte matrise; Planleggingsfasen Anskaffelsesfasen Gjennomføringsfasen Avslutning- og etterarbeidsfasen Forbedringstiltak  Bedre planlegging og tidligere involvering av prosjektlederne.  Involver egne fagfolk  Gjennomfør enkle risikoanalyser  Bli bedre på informasjon til brukerne  Gjennomføringstidspunkt for tiltak inn på plan som presenteres kunde.  Bedre involvering av bruker ift hva som kommer inn på plan.  Bedre kvalitet i de økonomiske rammer pr tiltak.  Obligatoriske oppgaver skal inn i FB Utleies prosjektstyringsverktøy.  Obligatoriske oppgaver har link til faste maler og sporbar dokumentasjon.  Få på plass rutiner som sikrer at autorisasjonssamtaler blir gjennomført i henhold til instruks.  Økt bruk av konkurranse der dette er gunstig og passende  Etablering av rammeavtaler som involverer flere leverandører  Bruke mer tid på anskaffelsen.  Bedre beskrivelse av oppdraget.  Bedre samordning mellom MO /internt i MO ifa felles møter.  Obligatoriske oppgaver skal inn i FB Utleies prosjektstyrings-verktøy.  Obligatoriske oppgaver har link til faste maler og sporbar dokumentasjon.  Bedre fremdrift ift prosjektene  Bedre informasjon til brukerne.  Tettere oppfølgning og kontroll av leverandør.  Involvering av driftsteknikere iftl oppfølgning ute på byggeplass.  Bedre oppfølging av saker tatt opp på byggemøter.  Etablere egne byggemøte maler  Større fokus på økonomi og fremdrift fra ledere i Mo.  Oppdatert fremdriftsplan /SHA plan.  Flere prosjektledere og kompetanseheving på individnivå (ledelse, gjennomføringsevne)  Obligatoriske oppgaver skal inn i FB Utleies prosjektstyringsverktøy.  Obligatoriske oppgaver har link til faste maler og sporbar dokumentasjon.  Gjennomføre sluttevaluering.  Sette av tid og ressurser til garantibefaring.  Klare retningslinjer i forhold til hva som kreves av FDV dokumentasjon.  Bruk av insitamenter når leverandør ikke oppfyller sin del av avtalen.  Bedre oppfølgning i forhold til sluttfaktura/timelister.