Erfaring med bruk av «flytskjemaer» som dokumentasjonsmåte i Helseplattformen. - En kartleggingsundersøkelse av sykepleiere på intensivavdeling.

Abstract

Bakgrunn Helseplattformen(HP) er et elektronisk pasientjournalsystem(EPJ) som har blitt implementert i helsesektoren med mål om å forbedre kvaliteten og pasientsikkerheten i pasientbehandlingen. Systemet er ment å være brukervennlig og legge til rette for en bedre og mer effektiv arbeidshverdag for helsepersonell. Det er likevel begrenset forskning på helsepersonell sine erfaringer med HP etter implementeringen, og det foreligger ingen studier som spesifikt beskriver sykepleiere på intensivavdeling sine erfaringer med «flytskjemaer», som er deres primære dokumentasjonsmetode i systemet.

Hensikt Hensikten med denne masteroppgaven var å kartlegge hvordan sykepleiere ved en klinikk for intensivmedisin ved St. Olavs hospital opplevde bruken av «flytskjemaer» i HP, med særlig fokus på brukervennlighet, effektivitet og pasientsikkerhet. Videre ble det undersøkt om sykepleiernes erfaringer hadde sammenheng med demografiske beskrivelser av sykepleierne. Intensjone var at innsikt fra denne studien kunne bidra til en bedre forståelse av hvordan dokumentasjonsmetoden enten understøttet eller utfordret sykepleiere sitt kliniske arbeid, sett i lys av målsettingene for implementeringen av HP.

Metode Denne tverrsnittstudien, har samlet inn data med et selvutviklet spørreskjema gjennom den digitale tjenesten «Nettskjema». Spørreskjemaet var semistrukturert, og inkluderte 26 lukkede og 2 åpne spørsmål. Utvalget (n=76) bestod av sykepleiere ansatt i halvtids- til og med heltidsstilling ved en klinikk for intensivmedisin i Midt-Norge, som hadde brukt «flytskjemaer» i HP i minimum 3 måneder. Svarprosenten var 51 %.

Resultat Resultatene fra studien viser at sykepleiere ved intensivavdelingen i stor grad opplevde «flytskjemaer» i HP som lite oversiktlige, lite intuitive og tidkrevende. Hele 70 % mente systemet ikke ga god oversikt over pasientstatus, og 86 % opplevde at de brukte mer tid på dokumentasjon sammenlignet med tidligere. Sykepleierne erfarte også usikkerhet rundt hva som var nødvendig å dokumentere, og 48 % mente det ikke eksisterte en felles forståelse for dette i avdelingen. Når det gjelder pasientsikkerhet, var meningene delte: 36 % av sykepleierne opplevde at bruken av «flytskjemaer» truet pasientsikkerheten, mens 34 % ikke delte samme oppfatning. Over halvparten av sykepleierne (55 %) ønsket seg tilbake til dokumentasjonsmetoden som ble brukt tidligere. Sykepleiere som var 40 år eller eldre opplevde «flytskjemaer» som mindre brukervennlig, de uttrykte et større behov for opplæring, og var mer skeptiske til at «flytskjemaer» bidro til pasientsikkerhet, sammenlignet med yngre. Sykepleiere med lavere ansiennitet oppga i større grad at «flytskjemaer» var en støtte i deres dokumentasjonsarbeid. Studien finner ingen signifikante sammenhenger i erfaringene mellom superbrukere og sluttbrukere av HP.

Konklusjon Studien viser at sykepleiere ved klinikken for intensivmedisin opplevde «flytskjemaer» i HP som lite brukervennlige og effektive. Meningene om hvorvidt «flytskjemaer» truer pasientsikkerheten er delte. Yngre sykepleiere og de med lavere ansiennitet opplevde mer støtte fra «flytskjemaer» som dokumentasjonsmåte. Sykepleiere i alderen 40 år eller eldre ga mer utrykk for at «flytskjemaer» var lite oversiktlig, intuitivt og skeptisk til at det bidro til pasientsikkerhet. For at resultatene skal anses som pålitelige, bør spørreskjemaets validitet styrkes, og tematikken bør utforskes videre gjennom kvalitative studier for en dypere forståelse av sykepleiernes erfaringer. Likevel gir denne studien verdifulle innsikter fra praksis, som tydelig peker på et behov for forbedringer. Målet bør være å utvikle «flytskjemaer» til en mer brukervennlig dokumentasjonsmetode som effektivt støtter sykepleiernes arbeid og ivaretar pasientsikkerheten.

Nøkkelord Elektroniske pasientjournal(EPJ), Sykepleiedokumentasjon, Helseplattformen(HP), Flytskjemaer, Erfaringer, Pasientsikkerhet, Brukervennlighet, Effektivitet, Kvantitativ studie, Intensivenhet.

Background Helseplattformen (HP) is an electronic health record (EHR) system that has been implemented in the healthcare sector with the aim of improving quality and patient safety in patient care. The system is also intended to be user-friendly and facilitate a better and more efficient workday for healthcare personnel. However, there is limited research on healthcare personnel’s experiences with HP after its implementation, and no studies specifically describe nurses’ experiences with «flowcharts,» which is their primary documentation method in the system.

Purpose The aim of this master's thesis was to map how nurses at an intensive care clinic at St. Olavs hospital experienced the use of «flowcharts» in HP, with a particular focus on usability, efficiency, and patient safety. Furthermore, it investigated whether nurses’ experience are related to their demographic characteristics. The insights from this study could contribute to a better understanding of how the documentation method either supported or challenged nurses' clinical work, in light of the objectives for the implementation of HP.

Method This cross-sectional study collected data using a self-developed questionnaire through the digital service «Nettskjema.» The questionnaire was semi-structured and included 26 closed-ended and 2 open-ended questions. The sample (n=76) consisted of nurses in reduced employment(i.e. =>50 %) and full-time employment at the intensive care clinic at St. Olavs hospital in Norway, who had used «flowcharts» in HP for a minimum of three months. The response rate was 51%.

Results The results of the study show that nurses in the intensive care unit largely perceived «flowcharts» in HP as unclear, unintuitive, and time-consuming. A total of 70% felt that the system did not provide a good overview of patient status, and 86% experienced spending more time on documentation compared to before. Nurses also reported uncertainty about what was necessary to document, and 48% believed that there was no shared understanding of this within the department. Regarding patient safety, opinions were divided: 36% of nurses felt that the use of «flowcharts» threatened patient safety, while 34% did not share this perception. More than half of the nurses (55%) wished to return to the documentation method used previously. Nurses at the age of 40 or older found «flowcharts» to be less user-friendly, expressed a greater need for training, and were more skeptical about «flowcharts» contributing to patient safety compared to younger nurses. Nurses with lower seniority more often reported that «flowcharts» supported their documentation work. The study found no significant differences in experiences between superusers and end-users of HP.

Conclusion The study indicates that nurses at the intensive care clinic found «flowcharts» in HP to be neither user-friendly nor efficient. Opinions on whether «flowcharts» threaten patient safety were divided. Younger nurses and those with lower seniority experienced more support from «flowcharts» as a documentation method. Nurses aged 40 and older more frequently expressed that «flowcharts» were unclear, unintuitive, and were skeptical about their contribution to patient safety. To ensure the reliability of the results, the validity of the questionnaire should be strengthened, and the topic should be further explored through qualitative studies for a deeper understanding of nurses’ experiences. Nevertheless, this study provides valuable insights from clinical practice, clearly pointing to a need for improvements. The goal should be to develop «flowcharts» into a more user-friendly documentation method that effectively supports nurses’ work and safeguards patient safety.

Keywords Electronic Health Records (EHR), Nursing Documentation, Helseplattformen (HP), Flowcharts, Experiences, Patient Safety, Usability, Efficiency, Cross-sectional Study, Intensiv care unit.