I lomma på helsepersonell: Hvordan kan Sunnaas sykehus komme videre med ansattes adopsjon av mobiltelefon, med mål om å effektivisere arbeidshverdagen?

Abstract

Sunnaas sykehus er et foretak som har stort søkelys på digitalisering, og har som en del av dette valgt å innføre mobiltelefon for at helsepersonell skal kunne jobbe der de er, samtidig som kommunikasjon effektiviseres og pasientsikkerheten ivaretas. Fra foretakets strategiske nivå oppleves det imidlertid at mobiltelefonene ikke tas i bruk som forventet. Denne studien har derfor undersøkt hva som kan være årsaken til dette, samt hva som kan gjøres for at sykehuset skal kunne komme videre i sine planer om å innføre mobiltelefon som arbeidsverktøy for sine ansatte.

For å finne ut av dette har vi derfor gjennomført ustrukturerte kvalitative intervjuer av helsepersonell som har tatt i bruk mobiltelefon som arbeidsverktøy i foretaket. Data ble hentet ut ved hjelp av stegvis deduktiv-induktiv metode og er diskutert opp mot relevant teori innen endringsledelse og helseinformatikk. Diskusjonene er deretter oppsummert i isfjell-kartlegginger basert på tema.

Studien synliggjorde at det var forskjellig fra avdeling til avdeling i hvilken grad og med hvilke funksjoner mobiltelefon som arbeidsverktøy var tatt i bruk. De første avdelingene begynte som en del av et innovasjonsprosjekt i 2017, mens de siste startet like før sommeren 2024. Avdelingsvis digitaliseringsstrategi har resultert i et fragmentert landskap med ulike forventninger og opplæringsstrategier, og en praksis der noen velger å ikke bruke telefonene som en del av sin arbeidshverdag.

Vi har i studien identifisert tre områder vi ønsket å se nærmere på knyttet til innføringen av mobiltelefon som arbeidsverktøy: hva helsepersonellet trenger allerede fra innføringsstadiet, hvordan opplæringen bør foregå, samt hvordan bedret kommunikasjon kan trekkes frem som en lavthengende frukt for helsepersonellet dersom de tar i bruk mobiltelefon.

Vi konkluderer med at Sunnaas sykehus har gode forutsetninger for å få alle ansatte til å ta mobiltelefon i bruk, forutsatt at formålet med verktøyet blir tydelig på det operative nivået. Dersom helsepersonellet opplever at mobiltelefonene tilbyr en nyttig brukskvalitet, kan sykehuset bygge videre på eksisterende positive kulturer, slik som den sterke læringskulturen. I tillegg kan sykehusets identitet som en innovasjonsvirksomhet, også innen digitalisering, bidra til en vellykket implementering. Med en delvis avdelingsdigitaliserings-strategi kan sykehuset gjennomføre en overordnet innføring, samtidig som avdelingene tilpasser opplæringen etter behov. På denne måten kan mobiltelefonen etter hvert kunne bli et effektivt verktøy i den daglige driften i sykehuset.

Sunnaas Hospital is an organisation with a strong focus on digitalisation. As part of this strategy, the hospital has chosen to implement mobile phones so that healthcare personnel can work from wherever they are, while simultaneously streamlining communication and ensuring patient safety. However, from the strategic level of the organisation, it is perceived that the mobile phones are not being utilised as expected. This study therefore investigates the potential causes of this phenomenon, as well as possible measures to enable the hospital to advance its plans for adopting mobile phones as a working tool for its employees.

To address these issues, we conducted unstructured qualitative interviews with healthcare personnel who have allegedly integrated mobile phones into their work routines at the hospital. Data were collected using a stepwise deductive–inductive method and subsequently discussed in relation to relevant theories in change management and health informatics. The discussions were then synthesised into iceberg mappings based on identified themes.

The study revealed that the extent and functionality with which mobile phones are employed as working tools vary across departments. Some departments began incorporating mobile phones as part of an innovation project in 2017, while others initiated their use just before the summer of 2024. This departmental digitalisation strategy has resulted in a fragmented landscape characterised by differing expectations and training approaches, with some personnel opting not to integrate the phones into their daily work practices.

In our study, we identified three focal areas related to the implementation of mobile phones as working tools: (1) the immediate needs of healthcare personnel from the onset of the implementation process, (2) the optimal design and delivery of training, and (3) the potential for enhanced communication to serve as a “low-hanging fruit” that could incentivise healthcare personnel to adopt mobile phones.

We conclude that Sunnaas Hospital is well-positioned to achieve widespread adoption of mobile phones among its employees, provided that the purpose of the tool is clearly communicated at the operational level. If healthcare personnel perceive mobile phones as offering significant practical benefits, the hospital can leverage existing positive cultural elements, such as a strong learning culture. Moreover, the hospital’s identity as an innovative organisation, particularly in the realm of digitalisation, may further facilitate a successful implementation of mobile phones. By employing an overarching introduction strategy in tandem with tailored departmental training, the hospital can ultimately integrate mobile phones as an effective tool in its daily operations.