Kultur for dokumentasjonsforvaltning: Samtale, synlighet, etterlevelse og lederforankring

Abstract

Artikkelen bygger på en rekke semistrukturerte dybdeintervjuer med ansatte innenfor fire ulike stillingskategorier i norsk offentlig forvaltning. Den tar utgangpunkt i Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering i statlig forvaltning fra 2017. Ett av funnene var at ledere ikke tar sitt ansvar for etablering av en arkivkultur tilstrekkelig på alvor, med påfølgende uheldige konsekvenser for kvaliteten på virksomhetenes dokumentasjonsforvaltning. Denne utfordringen blir diskutert innenfor en forskningshistorisk ramme for organisasjonskultur, orientert rundt de ansattes opplevelser av samtale, synlighet, etterlevelse og lederforankring knyttet til dokumentasjonsforvaltning i sine respektive virksomheter. De ansattes syn på dokumentasjonsforvaltningens samfunnsrolle, spesielt når ulike verdier er i konflikt, står sentralt. Det samme gjelder betydningen av lederforankring for å etablere virksomhetenes arkivtjenester som organisasjonenes faglige kunnskaps- og premissleverandører med gjennomslagskraft.

The article is based on a series of semi-structured, in-depth interviews with public officials in four different occupational categories within Norwegian public administration. Its starting point is the 2017 report from the National Audit Office on records management in the state sector. One of the findings was that leaders and managers do not take sufficient responsibility for establishing an archive culture and that the quality of records management within the organizations suffers as a result. The issue is discussed within the framework of organizational culture, and structured around the employees’ impressions of conversation, visibility, compliance and supportive leadership in relation to records management. The employees’ views on the role of records management in society, especially when faced with conflicting values, are key. The focal point of the discussion is the importance of managerial and leadership support for establishing records management departments as the professional knowledge providers and agenda-setting actors in their field within their organizations.