Debriefing in physician-staffed helicopter emergency medical services: a quality improvement project

Abstract

Bakgrunn: Luftambulansetjenesten i Norge leverer helsehjelp til alvorlig syke pasienter med behov for avansert medisinsk behandling utenfor sykehus, og til pasienter med tidskritiske tilstander hvor lufttransport kan redusere transporttiden til definitiv behandling. Ved luftambulansebasen i Trondheim monitoreres femten kvalitetsindikatorer kontinuerlig, for å måle kvaliteten på tjenesten. En av kvalitetsindikatorene er forekomsten av debriefing etter at oppdraget er gjennomført. Debriefing kan beskrives som en analyse av en hendelse, utformet som en støttende og ikke-dømmende diskusjon etter et oppdrag. Den er tiltenkt å fremme kommunikasjon, team-læring og sikkerhet.

Problem: Ved luftambulansebasen i Trondheim har man tidligere identifisert en lavere forekomst av debriefing enn ved flere andre nordiske luftambulansebaser. Denne underprestasjonen kan føre til redusert evaluering av kommunikasjon og læring. Menneskelige feil er en hovedfaktor for uønskede hendelser innenfor både medisin og luftfart, og det er anbefalt å øke forekomsten av debriefing for å forbedre sikkerheten for pasienter og mannskap.

Metode: Vi gjennomførte en prospektiv studie i kvalitetsforbedring ved luftambulansebasen i Trondheim. Vi ville undersøke effekten av to ulike intervensjoner på forekomsten av debriefing etter oppdrag. Et luftambulanse-mannskap (en anestesilege, en pilot og en redningsmann), dokumenterte forekomsten av debriefing (formell, uformell eller ingen) i en nettbasert kvalitetsapplikasjon. Den primære måleenheten var andel oppdrag som ble debriefet per vakt. Vi analyserte resultatene i henhold til Folkehelseinstituttets (FHI) metode for statistisk prosesskontroll.

Intervensjoner (januar 2024 til august 2024): Som baseline for sammenligning av data, ble debriefingsraten de siste to måneder før første intervensjon registrert. I løpet av den første intervensjonen ble det plassert en plakat i høytrafikkerte områder, med en påminnelse om å debriefe. Den andre intervensjonen ga kontinuerlig, visuell tilbakemelding til mannskapene gjennom et diagram som fremstilte debriefings-prosenten over tid. Slik kunne mannskapene sammenligne sin prestasjon med den generelle trenden. Hver intervensjon varte i to måneder, etterfulgt av utvaskingsperioder. Under utvaskingsperioden var det ingen aktive tiltak, men andelen debriefing ble likevel dokumentert for å undersøke om effekten av forutgående intervensjon vedvarte.

Resultater: Vi påviste ingen systematisk økning ved debriefingsraten ved første intervensjon. Stor variasjoner er observert gjennom første intervensjon og utvaskingsperiode. Det var ikke mulig å observere en forbedring i debriefingsforekomsten under første intervensjon. Prosessen stabiliserte seg og debriefingsraten økte fra 58% i kontrollen til 71% i løpet av andre intervensjon. Dette fortsatte ut i andre utvaskingsperiode.

Konklusjon: Studien avdekket betydelige variasjon mellom leger, noe som kan indikere et manglende rammeverk for debriefing i luftambulansetjenesten. Oppnådd debriefingsrate er fortsatt ikke optimalisert og det kreves nye tiltak for å stabilisere og fremme debriefing i tjenesten.

Background: In Norway, physician staffed helicopter emergency services (HEMS) provide critical care for patients in need of advanced prehospital treatment or to patients with time critical conditions where air transportation can reduce time to definitive treatment. To measure the quality of care in this service, fifteen quality indicators (QIs) are monitored continuously. One of the QIs is the occurrence of “Debriefing” after a response. Debriefing can be described as a post experience analysis, designed as a supportive, non-judgemental discussion following a response. It is aimed to promote communication, team learning and safety.

Local problem: At the Trondheim HEMS base, the “Debriefing” quality indicator has been identified as underperforming compared to other HEMS bases in Nordic countries. This underperformance suggests missed opportunities for communication and learning. Given that human error is a major factor in adverse events both in medicine and aviation, enhancing debriefing practices may be crucial for improving quality and safety.

Methods: This was a prospective quality improvement (QI) study at Trondheim HEMS, Norway. It assessed the impact of two interventions on debriefing rates. A HEMS crew, consisting of an anaesthesiologist, a pilot, and a HEMS crew member, recorded debriefing occurrences (formal, informal, or none) in a QI database. The primary measure was the debriefing rate per shift, analysed using statistical process control (SPC) according to FHI rules to identify variations in the data.

Interventions (January 24 to August 24): Prior to the interventions, data from a two-month period was collected as a baseline. The first intervention involved placing reminder posters in high-traffic areas. The second intervention provided feedback through a continuously displayed chart of debriefing performance, allowing crews to compare their rates to overall trends. Each intervention lasted two months, followed by washout periods. During the washout period, the interventions were removed, and the debriefing rate was documented to evaluate if possible effects from the intervention sustained.

Results: The first intervention had no significant improvement in debriefing rates. Noteworthy variation between physicians were observed during the first intervention and first wash out period. The second intervention stabilized the process and increased the average debriefing rate from 58% in the baseline period to 71% during the intervention. This continued during the following wash out period.

Conclusion: This study revealed prominent variation in performance between physicians, which may indicate a lack of framework for debriefing to occur. The new increased debriefing rate is still not ideal, and further approaches are needed to improve the debriefing practices in the service.