Mellomledere ved organisasjonsendring

Abstract

Organisasjoner er avhengig av å tilpasse seg omgivelsene for å overleve. En konsekvens av dette er at organisasjonsendringer har blitt en vanlig del av arbeidslivet. Mellomledere er i en unik og viktig posisjon ved organisasjonsendringer, da de er formelt plassert mellom toppledelse og de ansatte. De kan dermed ses på som bindeleddet mellom nivået hvor de strategiske beslutningene tas, og delen av organisasjonen hvor endringen skal implementeres og settes ut i praksis. Det vil derfor være hensiktsmessig å undersøke nærmere hvordan informasjon og lederstøtte påvirker mellomledere i utførelsen av egen rolle ved organisasjonsendring, og særlig hva som er konsekvensen dersom dette ikke er tilstrekkelig til stede. På bakgrunn av dette, besvarer studien følgende problemstilling:

«Hvilken betydning har informasjon og lederstøtte for mellomlederrollen ved organisasjonsendring?»

Denne studien har en kvalitativ tilnærming, og empiri er innhentet ved dybdeintervjuer av mellomledere i en organisasjon som gjennomgår en omfattende endring. Det teoretiske rammeverket består av litteratur om endring, mellomlederens rolle ved endring, samt motivasjonsteori. Endringsteorien dekker i hovedsak begrepet endring, endringens drivkraft og endringskapasitet. Endringens drivkraft forklarer ifølge Jacobsen (2012) hvorfor og hvordan endring finner sted. I denne studien er drivkraften Jacobsen (2012) kaller planlagt endring mest relevant, som innebærer at endringen er analytisk og rasjonell. Endringskapasitet forklares av Meyer og Stensaker (2006) som at organisasjonen kan gå gjennom endring, uten av dette går på bekostning av eksisterende ressurser. Når det gjelder mellomlederens rolle ved endring, ser vi av litteraturen at dette innebærer fem ulike funksjoner, som til sammen er det Hope (2015) kaller mellomlederens rammeverk. Litteraturen dekker i liten grad hva som skal til for at mellomlederen skal kunne fylle disse nødvendige funksjonene, og rammeverket er derfor koblet opp mot motivasjon og selvbestemmelsesteorien (SDT). Dette vil gi muligheten til å undersøke hvordan mellomlederen påvirkes av endring, spesielt dersom informasjonen og lederstøtten de mottar er begrenset. Til sammen utgjør dette grunnlaget for diskusjonen.

Studien viser at mellomledere opplever organisasjonsendringen som krevende og uklar. Den teoretiske fremstillingen av Hope (2015) viser at mellomlederens rolle utgjør fem ulike funksjoner som må fylles, og som er avhengig av hverandre. For at mellomlederen skal kunne utfylle disse funksjonene tilstrekkelig, viser funnene i denne studien at internalisering er avgjørende. Tilstrekkelig informasjon er nødvendig for internalisering, som innebærer at mellomlederen skaper en forståelse rundt organisasjonsendringer som samsvarer med egne synspunkter. Begrenset informasjon om organisasjonsendringen medfører derfor at mellomlederen ikke gis muligheten til å fylle funksjonene i rammeverket. Koblet opp mot motivasjonsteorien SDT fører dette videre til en lavere grad av motivasjon, som støttes av funnene i denne studien. Videre viser funnene i denne studien at mellomlederne opplever å stå alene. Dette innebærer i hovedsak manglende tilbakemeldinger, samt en manglende arena med mellomledere i samme situasjon. Funnene viser også at mellomlederen i liten grad opplever tilhørighet blant toppledelsen og de ansatte. Det er også ulikheter i oppfatningen av hva mellomlederrollen innebærer ved organisasjonsendring, som viser at funksjonene i rammeverket (Hope 2015) ikke kan forstås intuitivt.

Basert på disse funnene konkluderes det med at tilstrekkelig informasjon og lederstøtte er avgjørende for at mellomlederen skal kunne fylle nødvendige funksjoner ved endring. Dette er også nødvendig for at mellomlederen skal oppleve motivasjon, da tilhørighet, opplevd kompetanse og autonomi er de tre avgjørende faktorene for motivasjon, i henhold til SDT. Lederstøtte i denne sammenheng er tilrettelegging for en arena med mellomledere i samme situasjon, samt at mellomledere mottar tilbakemeldinger, veiledning og personalhåndtering. Det innebærer også at det fokuseres på endringskapasitet i organisasjonen, slik at mellomlederen har et bedre utgangspunkt.

Organizations must constantly adapt to survive, and changes are a consequence of this. Middle managers are in a unique and important position in change processes, as they are formally placed between senior management and the employees. They can thus be seen as the link between the level where the strategic decisions are made, and the part of the organization where the change is to be implemented and put into practice. This study addresses how information and managerial support affect middle managers in the performance of their own role, and in particular what the consequence is if this is not sufficiently present. More specifically, this study answers the following research question:

“What is the importance of information and management support for the middle management role during organizational change?”

This study has a qualitative approach, and empirical evidence has been obtained through in-depth interviews of middle managers in an organization undergoing extensive change. The theoretical framework consists of literature on change, the middle manager's role in change, and motivation theory. The theory of change mainly covers what change is, the driving force of change and the capacity for change. According to Jacobsen (2012), the driving force of change is what explains why and how change takes place. The most relevant driving force for this study, is what Jacobsen (2012) calls planned change, which implies that the change is analytical and rational. Change capacity is explained by Meyer and Stensaker (2006) as that the organization can go through change, without this coming at the expense of existing resources. When it comes to the middle manager's role during change, we see from the literature that this involves five different functions, which together are what Hope (2015) calls the middle manager's framework. The literature covers little of what is needed for the middle manager to be able to fulfill these necessary functions, and the framework is therefore linked to the motivation and Self-Determination Theory (SDT). The reason for this is to be able to investigate how middle managers are affected by change, especially if the information and management support they receive is limited. Together, this forms the basis for the discussion.

The study shows that middle managers experience the organizational change as demanding and unclear. The theoretical presentation of Hope (2015) shows that the middle manager's role consists of five different functions that must be fulfilled, and which are dependent on each other. In order for the middle manager to be able to fulfill these functions adequately, the findings in this study show that internalization is essential. Sufficient information is necessary for internalization, which means that the middle manager creates an understanding of the organizational change that matches the middle managers own views. Limited information about the organizational change therefore means that the middle manager is not given the opportunity to fulfill the functions in the framework (Hope 2015). Linked to the motivation theory SDT, this further leads to a lower degree of motivation, which is supported by the findings in this study. Furthermore, the findings in this study show that middle managers experience being alone. This mainly involves a lack of feedback, as well as a lack of an arena with middle managers in the same situation. The findings also show that the middle manager experiences little sense of belonging among the top management and the employees. There are also differences in the perception of what the middle management role entails in organizational change, which shows that the functions in the framework (Hope 2015) cannot be understood intuitively.

Based on these findings, it is concluded that sufficient information and managerial support is necessary for the middle manager to be able to fulfill the necessary functions in case of change. Sufficient information and managerial support are also necessary for the middle manager to experience motivation, as belonging, perceived competence and autonomy are the three decisive factors for motivation, according to SDT. Managerial support in this context is the provision of an arena with middle managers in the same situation, as well as middle managers receiving feedback, guidance and personnel management. It also means focus on change capacity in the organisation, so that the middle manager has a better starting point.