Nyttestyring i byggeprosjekter En casestudie av nyttestyring i praksis: NTNU Campussamling

Abstract

Sammendrag Det er et økende fokus på nyttestyringsprosjekter hvor det ikke lenger er nok at prosjekter leverer på operasjonelle mål, dersom de ikke leverer på strategiske mål. Nyttestyring som fagfelt kom inn i litteraturen på 1950- og 1960-tallet i form av kost-nytteanalyser og har siden utviklet seg til å bli en integrert del av prosjektstyring. Det er utviklet flere rammeverk for å forbedre styringen av prosjekter. Ett av disse er Statens prosjektmodell, som ble innført etter flere negative erfaringer med kostnadsoverskridelser i det forrige århundret. Nyttestyring i Norge har fått økt oppmerksomhet siden innføringen av Statens prosjektmodell, som krever ekstern kvalitetssikring av store investeringsprosjekter. Det finnes mye forskning som har undersøkt empiriske spørsmål, rammeverk og verktøy for nyttestyring (Berg et al., 2021), men det er få studier som har undersøkt hvordan implementerte styringsrammeverk faktisk påvirker prosjektstyring og måloppnåelse. Byggeprosjekter utgjør en betydelig del av offentlige investeringer, og effektiv nyttestyring bidrar til at investeringene gir ønsket nytte og samfunnseffekt. Prosjektsuksess kan være et komplisert og flerdimensjonalt tema som kan oppfattes forskjellig av ulike interessenter (Ika, 2009; Williams, 2016). Innflytelsen interessentene har på prosjektet kan variere, slik at det ikke er nok å levere på de operasjonelle målene, men også de strategiske målene. De strategiske målene refereres til som bruker- og samfunnsmål i denne studien, og blir sett på som effekter. Det vil derfor være interessant å undersøke hvordan brukergruppen blir ivaretatt under nyttestyringsprosessen og byggeprosjektet. Denne mangelen på undersøkelser av praksis i byggesektoren, samt behovet for å forstå brukernes involvering og tilfredshet, motiverer arbeidet med denne rapporten, som har som formål å gi svar på følgende forskningsspørsmål: 1.Hvordan gjennomføres identifisering, planlegging og realisering av nytter i store offentlige byggeprosjekter, med et spesielt fokus på involvering av brukergrupper? For å forsøke å svare på forskningsspørsmålene er det gjennomgått litteratur om rammeverk for nyttestyring, overordnet prosjektledelse og empirisk erfaring med nyttestyring i praksis slik at man får en grunnbase av litteratur/informasjon/kunnskap. Videre blir det gjort en dokumentstudier av valgt case, samt intervju med relevante aktører i byggeprosjektet og organisasjonen. Den valgte casen er NTNU Campussamling. Prosjektet er et pågående prosjekt, men har gjennomført KS1 og KS2 (ekstern kvalitetssikring), og er en del av Statens prosjektmodell. Prosjektet har også viet stor oppmerksomhet til brukerinvolvering, og har gjennomført brukerinvolvering utover det som er lovpålagt. Siden prosjektet er fortsatt pågående er det ikke mulig å se på hvilken grad nytten ble realisert, men studien tar sikte på å se hvordan de ligger an i løpet med nyttestyringsprosessen. Kapittel 1 gir informasjon om bakgrunnen for prosjektet og informasjon om det valgte prosjektet for studien. Kapittel 2 beskriver forskningsmetoden som er brukt. Videre beskriver den hvordan data ble innhentet til studien. Dokumenter knyttet til prosjektet omfattet konseptvalgutredninger, styringsdokumenter, planer for nyttestyring og brukerinvolvering og kvalitetssikringsdokumenter. Dette datagrunnlaget ble ytterligere utvidet ved bruk av semistrukturerte intervju med relevante prosjektledere. Formålet med intervjuene var å avdekke informasjon som ikke kom frem via dokumentstudiet. Litteraturgjennomgangen i kapittel 4 tar for seg ulike rammeverk i store organisatoriske organisasjoner, videre undersøker den litteratur som har studert nyttestyring i praksis, både elementer av nyttestyring, men også hele prosessen. Kapittel 5 vil presentere funn. Funnene vil være fordelt basert på Direktoratet for økonomistyring sin modell for nyttestyringsaktiviteter. Identifisering av Nytteer Funnene viser at identifisering av nytteer i prosjektet var omfattende og strukturert, med bruk av Konseptvalgutredningen (KVU) og KS1 som grunnlag. Behovsanalysen inkluderte interessentanalyser for å sikre at både normative, etterspørselsbaserte og interessenters behov ble vurdert. Prosjektet la stor vekt på å inkludere brukernes synspunkter, noe som bidro til en mer helhetlig og realistisk identifisering av nytteer.

Planlegging av Nytterealisering Planleggingen av nytterealisering ble utfordret av prosjektets omfang og kompleksitet. En stor og detaljert nytterealiseringsplan ble utarbeidet, men viste seg å være vanskelig å implementere. Det ble derfor foreslått at hvert enkelt DP skulle få sin egen nytterealiseringsplan, tilpasset de spesifikke behovene og utfordringene ved hvert DP. Dette ville ha gjort det lettere å følge opp og implementere nytterealiseringen i praksis. Til tross for utfordringene med nytterealiseringsplanen, er det et godt fokus på gjennomføring av nyttestyring. Det blir jobbet målrettet mot å oppnå de definerte effektmålene, med en klar forståelse av betydningen av disse målene for prosjektets overordnede suksess. Styringsgruppen og prosjektstyret har engasjert seg aktivt for å sikre at nyttestyring blir en integrert del av prosjektets gjennomføring.

Gjennomføring av Nytterealisering Gjennomføring av nytterealisering er sentralt i prosjektet, med NTNU ansvarlig for effektmål og Statsbygg for operasjonelle mål. Det ble utviklet en prioritert kuttliste for å håndtere økonomiske avvik og sikre at kost-nytte-analyser ble ivaretatt. Samspillsentreprise-modellen ble valgt for å fremme samarbeid og sikre bedre kostnadsstyring, kvalitet og redusert risiko. Brukerinvolvering fortsatte å spille en viktig rolle, med etablering av brukerinvolveringsplaner og jevnlig kontakt med interessentene for å sikre deres støtte og engasjement gjennom hele prosjektet. Valg av samspillsentreprise gir mulighet for bedre brukerinvolvering og samarbeid mellom ulike interessenter, noe som er avgjørende for å oppnå prosjektets strategiske mål. Basert på informasjon fra prosjektleder virker det som at styringsgruppen har satt seg godt inn i prosjektet for å forstå mest mulig av hva det innebærer, slik at de er godt forberedt for samspillsentreprisen. Dette engasjementet og forståelsen bidrar til å skape en god plattform for prosjektets gjennomføring og oppnåelse av nytterealisering.

Samlet sett viser funnene at strukturert identifisering, planlegging og gjennomføring av nytterealisering, med sterk involvering av brukerne, er avgjørende for å oppnå prosjektets mål og sikre at det leverer ønskede nytter til samfunnet og organisasjonen.

Rapporten konkluderer med at det er stort fokus på nyttestyring i prosjektet, men fordi en del av styringsdokumentene er overordnet vil det kreve innsats av organisasjonen for å jobbe mot nyttemålene. Fokus på brukerperspektivet virker å være svært bra, med ledelsen som har arbeidet godt med å forankre prosjektet i organisasjonen og for brukerne.