"I already have enough to do in my day-to-day work" Employee responses to prescribed participation in organisational development

Abstract

When employee participation in organisational development (OD) is initiated by management or change agents, the rationale behind this participation is often directed toward the organisation’s instrumental and strategic goals, over which individual employees have limited influence. Goals and directions are formulated and implemented on the basis of management principles, and employees are encouraged to actively contribute to the organisation’s success in development work. Such a top-down OD initiative is defined in this thesis as ‘prescribed participation’ and represents the main concept. Prescribed participation exemplifies a [widely] occurring phenomenon and a top-down approach to OD, whereby managers or change agents prescribe participation to their employees, often with good intentions of facilitating participation for employees who will be affected by the given change. While such an OD initiative can be seen as a genuine opportunity for employees to influence processes and change, the degree or scope of employee participation is not predetermined. Consequently, employees may be hesitant to participate actively for various reasons, such as misalignment between strategic goals and their own interests, challenges posed by planned changes to existing divisions of labour, or simply the perception of demanding and undesirable additional work that the participation may require. The point is that we cannot easily predict how employees will respond to OD initiatives based on prescribed participation, which makes this a phenomenon worth exploring further through empirical investigation. The findings in this thesis challenge several fundamental assumptions related to employee participation in OD initiatives. These findings are based on empirical data on varying and dynamic responses to prescribed participation. Specifically, the findings challenge the assumption that (1) participatory OD in today’s modern working life follows the same principles as it did 60 years ago; (2) employees will embrace and desire increased participation; and (3) resistance to change is often due to irrational employees who do not know what is best for them. On the contrary, this study’s findings illustrate that the principles and rationale behind many participatory organisational development initiatives today are not aligned with the bottom-line interests and needs but rather focus on the organisation’s strategic goals aimed at increased efficiency. Conversely, the findings also indicate that employees do not always view increased participation as desirable or positive for themselves or the organisation. Those who opt for a passive stance in development work often have valid, rational reasons for doing so.

Sammendrag Når ansattes medvirkning i organisasjonsutvikling (OU) initieres av ledelsen eller av endringsagenter, er rasjonale bak medvirkningen ofte rettet mot organisasjonens instrumentelle og strategiske mål, som den enkelte ansatte i mindre grad har mulighet til å påvirke. Mål og retning blir formulert og iverksatt på ledelsens prinsipper, og ansatte bes forplikte seg til å delta aktivt for å bidra til at organisasjonen lykkes med utviklingsarbeidet. En slik toppstyrt OUprosess defineres i denne avhandlingen som «foreskrevet medvirkning», og representerer hovedkonseptet her. Foreskrevet medvirkning eksemplifiserer et [utbredt] fenomen og toppstyrt tilnærming til OU, der ledere foreskriver medvirkning til sine ansatte, ofte med gode intensjoner om å tilrettelegge medvirkning for og involvering av ansatte som vil påvirkes av en gitt endring. Et slikt OU-tiltak kan forstås som en reell mulighet for ansatte til å påvirke prosess og endring, men da det er basert og initiert på basis av ledelsens prinsipper og ofte strategiske mål, er ikke grad eller omfang av ansattes mulighet til å medvirke gitt. Således kan ansatte være tilbakeholdne med sin aktive deltakelse av ulike grunner, som for eksempel at de strategiske målene ikke sammenfaller med deres egne mål, at de planlagte endringene utfordrer eksisterende arbeidsfordelinger, eller rett og slett representerer [krevende og uønsket] merarbeid for de ansatte. Poenget er at man ikke på forhånd kan vite hvordan ansatte responderer på OU-tiltak som baserer seg på foreskrevet medvirkning, som gjør at dette er et fenomen som er verdt å utforske nærmere, gjennom empiriske undersøkelser. Funnene i denne avhandlingen utfordrer en rekke grunnantakelser som knytter seg til ansattes deltakelse i organisasjonsutviklingsinitiativer, og bygger på empiriske funn av varierende og dynamiske responser på foreskrevet medvirkning. Helt konkret, utfordrer funnene antakelsen om (1) at man i det moderne arbeidslivet gjennomfører medvirkningsbasert OU med samme spilleregler som for 60 år siden, (2) at ansatte stiller seg positiv til og ønsker økt grad av medvirkning, (3) og at motstand mot endring ofte er grunnet irrasjonelle ansatte – som ikke vet sitt eget beste. Tvert imot så viser funnene i denne studien at prinsippene for og rasjonale bak mange medvirkningsbaserte organisasjonsutviklingstiltak i dag ikke baserer seg på bunnlinjens interesser og behov, men heller på organisasjonens strategiske mål som retter seg mot effektivisering. På den andre siden, viser funnene at ansatte ikke nødvendigvis ser på økt medvirkning som ønsket eller positivt for dem eller organisasjonen, og at de som velger å forholde seg passiv i utviklingsarbeid ofte har gode, rasjonelle, årsaker til det.