OKR: Veien til gode prestasjoner? En casestudie av programvareutviklingsteam i en storskala virksomhet

Abstract

Formålet med studien er å undersøke hvordan OKR (objectives og key results) kan bedre prestasjoner i programvareutviklingsteam. OKR er et målstyringsverktøy der målene defineres kvartalsvis eller månedlig. Studien vår skal bidra til å belyse nytten målstyringsverktøyet kan gi i en virksomhet, og skal være med på å forbedre verktøyet over tid. Studien baserer seg på to forskningsspørsmål, der det ses på hvordan virksomheten definerer målsettinger ved bruk av OKR-metoden og faktorer som har innvirkning på OKR. Forskningen er en casestudie av en norsk teknologivirksomhet, og det er benyttet semistrukturerte intervjuer for å belyse forskningsspørsmålene. Denne studien om OKR er en av de første av sitt slag.

Funnene våre viser at OKR-er som defineres på avdelingsnivå kan føre til bedre koordinering og prestasjoner enn hvis alle team i avdelingen setter egne OKR-er. Dette fordi OKR-er på avdelingsnivå fører til økt samarbeid på tvers av teamene. Til tross for dette er det noen utfordringer med OKR på avdelingsnivå, som at ikke alle teamene kjenner seg igjen i OKR-ene. Videre er det vist at det er viktig å være realistisk i målsetting, selv om OKR-er skal være ambisiøse. Realistiske målsettinger er viktig fordi ansatte opplever at det er demotiverende med mål som de ikke klarer å oppnå innen tidsperspektivet. Monday Commitments brukes for å sette realistiske ukentlige mål, slik at OKR-ene kan oppnås. Dette bidrar til å øke produktiviteten, da ansatte ukentlig blir påminnet de satte OKR-ene slik at avdelingene og teamene kan prestere bedre.

Videre har studien vår sett på faktorer som har innvirkning på bruk av OKR. To identifiserte faktorer er opplæring og psykologisk trygghet. Opplæring er kritisk i forbindelse med bruk av målstyringsverktøyet, da manglende kunnskap om OKR kan redusere produktiviteten og prestasjonene i virksomheten. Psykologisk trygghet bidrar til gode prestasjoner, og retrospektiver brukes som en arena for å øke den psykologiske tryggheten i virksomheten. Denne arenaen benyttes for at ansatte skal dele tanker og synspunkter med hverandre, slik at det er mulig å identifisere utfordringer som kan påvirke prestasjonene i teamet. Selv om majoriteten er fornøyd med OKR, er det ikke alltid hensiktsmessig å benytte verktøyet. Dette til tross for at målstyringsverktøyet gir fokus og tydelige prioriteringer.

The purpose of this study is to examine how OKR (objectives and key results) can ensure improved performances in software development teams.OKR is a goal-setting tool where the OKRs are defined quarterly or monthly. Our study reveals the benefits of using the goal-setting tool in an organisation and how it contributes to improving the tool over time. Our thesis examines how an organisation defines goals with the OKR framework and what factors can influence the OKRs. The research is a case study of a Norwegian technology company, where semi-structured interviews were utilised. This study on OKR is one of the first of its kind.

Our findings indicate that OKRs set on a divisional level can improve alignment and performances, compared to if all teams in a division define their own OKRs. This is due to OKRs increasing the collaboration across teams. Still, there are some identified challenges with OKRs on the divisional level, as some teams do not identify with the divisional OKRs. The importance of realism in goal setting is identified, despite OKRs being ambitious goals. Realistic goal setting is important because employees experience that goals that are not achievable within the time period are demotivating. Monday Commitments are utilised to set realistic weekly goals, ensuring that the OKRs can be successfully achieved. This contributes to increased productivity, as the employees are reminded weekly of the OKRs, enabling divisions and teams to perform better.

We have identified multiple factors that affect the use of OKR. Two of these factors are training and psychological safety. OKR-training is crucial as lack of knowledge about OKR can reduce the productivity and performances in an organisation. Psychological safety contributes to great performances, and retrospectives are used as an arena to increase the psychological safety in the organisation. This arena is utilised for employees sharing their thoughts and perspectives, to identify challenges that may affect the team’s performance. Although a majority is satisfied with OKR, the goal-setting tool is not always suitable, regardless of the tool giving focus and clear priorities.