Assessing Complexity in Projects to Plan and Execute Major Sporting Events

Abstract

Denne masteroppgaven utforsker hvordan kompleksitet påvirker planleggingen og gjennomføringen av store idrettsarrangementer (MSEs). Tre caseprosjekter blir sett på: Falun 2015 FIS verdensmesterskap i nordiske grener (WSC), Glasgow 2023 UCI verdensmesterskap i sykling (CWC), og Trondheim 2025 WSC.

Det undersøkes hvordan prosjektorganisasjonene oppfatter kompleksiteten i MSE-prosjektene, samt hvilke faktorer som bidrar til denne kompleksiteten. Oppgaven ser på strategier for å håndtere kompleksiteten og vurderer om det å evaluere kompleksitet kan være gunstigfor prosjektene.

En kvalitativ metode ble brukt, med semistrukturerte intervjuer med prosjektmedlemmer. Innsamlet data ble analysert ved hjelp av entematisk analyse. I tillegg ble en litteraturstudie gjennomført, som dannet et teoretisk grunnlag for å analysere funn fra intervjuene.

Funnene viser at caseprosjektene er komplekse, og at kompleksitetsnivået undervurderes. Flere utfordringer prosjektene står overfor skyldes at kompleksitet blir undervurdert. Faktorer som bidrar til den komplekse situasjonen inkluderer prosjektets størrelse, kommunikasjon og koordinasjon av eksterne interessenter, samt påvirkning fra eksterne faktorer.

Evaluering av sannsynlige nivå av prosjektkompleksitet før prosjektoppstart vil være fordelaktig. Det å estimere kompleksitet kan være utfordrende, derfor anbefales det å bruke eksperter med erfaring fra lignende prosjekter. For å redusere utfordringene knyttet til interessenter, vil et fokus på interessenthåndtering sannsynligvis være fordelaktig, inkludert en grundig forståelse av prosjektets interessenter og deres ambisjoner.

Kompleksitetsanalyser underveis i prosjektet kan bidra til å avdekke områder hvor prosjektrisiko kan oppstå, og dermed være et nyttig verktøy i risikostyring. Etter prosjektet kan en kompleksitetsanalyse være nyttig som et læreverktøy ved å identifisere læringspunkter for fremtidige prosjekter.

This master’s thesis explores the impact of complexity on projects to plan and execute major sporting events (MSEs). It examines three case projects: the Falun 2015 FIS Nordic World Ski Championships (WSC), the Glasgow 2023 UCI Cycling World Championships (CWC), and the Trondheim 2025 WSC.

The research investigates how complex MSE projects are perceived to be by their project organisations, and the factors that contribute to project complexity. It examines strategies for managing complexity, and whether evaluating complexity can be beneficial for projects.

A qualitative methodology was used, involving semi-structured interviews with project members. Collected data was analysed using a thematic analysis. A literature review was also undertaken, giving a theoretical framework from which to analyse the findings from data.

The findings show that the case projects are complex, and that the level of complexity present is underestimated. A number of challenges the projects face relate to complexity being underestimated. Factors that contribute to project complexity include the size of the project, the impact of external factors, and the coordination and communication with external stakeholders.

It is found that evaluating the likely levels of project complexity prior to project initiation is beneficial. Estimating complexity can be challenging, so the use of experts with experience from similar projects is recommended. To reduce the challenges related to external stakeholders, it is likely that a focus on stakeholder management is advantageous, including a comprehensive understanding of the project stakeholders and their aims.

It is found that risk analysis and a plan for managing the effects of external factors on the project can be aided by analysing complexity during the project’s execution. Analysing complexity post-project can be useful as a learning tool and help identify learning points and relevant information for future projects.