Helseplattformen i Trondheim kommune: En stor digital endringsprosess

Abstract

Helseplattformen er Midt-Norges nye felles journalsystem som skal brukes av kommuner, sykehus og fastleger. Det nye journalsystemet kom på bakgrunn av stortingsmelding 9 Èn innbygger – èn journal og skulle gjøre arbeidsprosesser mer digitalisert og effektivt for å møte fremtidens utfordringer i helse- og omsorgsektoren. Formålet med denne studien har vært å undersøke innføringsprosessen av Helseplattformen i Trondheim kommune, og hvilke erfaringer ansatte har to år etter innføringen. Dette undersøkes gjennom studiens to forskningsspørsmål:

• Hvordan har økonomistyring blitt brukt i innføringsprosessen av Helseplattformen? • Hvordan opplever ansatte bruken av Helseplattformen, og hva slags endring i arbeidspraksis har bytte av journalsystem bidratt til?

For å besvare forskningsspørsmålene gjennomførte vi en kvalitativ casestudie av Trondheim kommune. Vi gjennomførte ti semistrukturerte dybdeintervjuer med ansatte som har erfaring med innføringsprosessen og bruk av journalsystemet. Som sekundærkilder har vi benyttet oss av dokumentstudier for å kunne se temaet fra andre perspektiver.

Studien viser at det er gjentatte eksempler på hvordan Trondheim kommune har brukt økonomistyring i innføringen av Helseplattformen. Økonomistyring har også hatt viktige roller i innføringsprosessen med blant å synliggjøre ting som ellers ikke ville ha vært synlig. Det er brukt mange forskjellige administrative styringsmekanismer, disse har et dynamisk samspill med både sosial styring og selvstyring. Opplæringen som ble gjennomført var mangelfull, standardisert og firkantet. Superbrukerne har også spilt en viktig rolle i innføringen for å kunne gi god intern støtte og øke kunnskapsnivået i Helseplattformen lokalt på enheten.

Etter Go Live av Helseplattformen har rutiner i større grad blitt standardisert og sjekklistebasert. Ansatte har blitt mer digitalisert etter innføringen, blant annet på grunn av den håndholdte roveren. Den har blant annet ført til mindre pasientkontakt for ansatte. Frustrasjonen og utfordringene ansatte møter på etter Go Live løses blant annet ved å sende inn endringsforslag til en endringsgruppe. Styringsinformasjonen som man får fra Helseplattformen er også usikker, det er noe av grunnen til at enhetsledere ikke bruker journalsystemet aktivt.

Helseplattformen is the new electronic health record in Central Norway that was going to be used by the municipalities, hospitals, and general practitioners to get closer to the national objective: “One citizen – one health record”. Helseplattformen was supposed to make processes in healthcare more digitized and efficient to meet the challenges healthcare face in the upcoming years. The purpose of this study has been to examine the introduction of Helseplattformen in Trondheim municipality, and the experiences healthcare workers have two years after the introduction. In order to explore these topics, we have developed two research questions:

• How has management control systems been used in the introduction of Helseplattformen? • How does healthcare workers experience the use of Helseplattformen, and what chances in work practices has the new electronic health record contributed to?

We conducted a qualitative case study in Trondheim municipality to answer the research questions. The data is collected by ten semi-structured interviews with healthcare workers who have experience with the introduction and the use of Helseplattformen. We have also used documents to be able to see the topic from other perspectives.

The study shows several examples of how Trondheim municipality has used management control in the introduction of Helseplattformen. Management control have been important by making things visible that would otherwise would not have been visible. The use of administrative control has different impacts on both social and self controls. The study shows that the training in Helseplattformen was too general and standardized. Superusers have also played an important role in the introduction to provide support and increase the level of knowledge in Helseplattformen.

After Go Live routines have become more standardized and based on checklists. The healthcare workers have become more digitalized, one of the reasons is because of the application Rover. This has also led to less contact with the patients. Because of the challenges healthcare workers face after Go Live, Trondheim municipality has established a group that is going through proposed changes in the record. The management accounting information Helseplattformen produces is also uncertain, which is one of the reasons why unit managers do not use the electronic health record.