Assessing methods for reusing lessons learned in project-based organizations

Abstract

I denne oppgaven ble dagens prosess for lærdomsoverføring hos Aker BP undersøkt, med fokus på hvordan lærdom fra tidligere prosjekter gjennomført hos Aker BP blir gjenbrukt for å øke prosjektytelse. Målet med dette studiet er å undersøke hvordan lærdomsprosessen hos Aker BP kan forbedres for å sikre at prosjekter blir gjennomført i samsvar med beste praksis, for å oppnå deres strategiske prioritet om å levere prosjekter på tid, kostnad og kvalitet. Safeguarding Teamet hos Aker BP blir også diskutert, med forslag til hvordan teamet kan bidra til å sikre fokus på gjenbruk av lærdom i prosjekter, med mål om å hjelpe Aker BP å bli fremtidens lete- og produksjonsselskap. Totalt ble fem forskningsspørsmål formulert:

1. Hvilke metoder for deling av lærdom finnes i litteraturen? 2. Hvordan blir lærdom identifisert, lagret og gjenbrukt hos Aker BP, i henhold til styrende dokumenter? 3. Hvordan gjenbruker prosjekter hos Aker BP lærdom fra tidligere prosjekter? 4. Hvordan kan gjenbruk av lærdom forbedres hos Aker BP? 5. Hvordan kan Safeguarding Teamet bidra til gjenbruk av lærdom i nye prosjekter?

For å undersøke hvilke metoder litteraturen foreslår som passende for deling av lærdom i organisasjoner, ble det gjennomført et litteratursøk. Informasjon ble samlet gjennom et narrativt litteratursøk, med bruk av databasene Scopus og Web of Science som hovedkilder for informasjon. Totalt produserte litteratursøket 56 informasjonskilder.

For å undersøke hvordan lærdom identifiseres, lagres og gjenbrukes hos Aker BP, ble 14 interne selskapsdokumenter vurdert. I tillegg ble 13 ustrukturerte intervjuer med prosjektledere og medlemmer av prosjektgrupper i Aker BPs pågående prosjekter gjennomført. Intervjuene varte 30-60 minutter, og ga innsikt i hvordan gjenbruk av lærdom i prosjekter ble gjort i praksis, samt forslag til hvordan prosessen kan forbedres ytterligere for å øke prosjektytelse og utnytte den iboende kunnskapen i organisasjonen.

Funnene viser at mens Aker BP har prosesser for erfaringsoverføring på plass, er de hovedsakelig fokusert på å identifisere og lagre lærdom fra nåværende prosjekter, med lite fokus på gjenbruk av lærdom fra tidligere prosjekter. Som en del av aktivitetene som gjøres når man flytter over i en ny prosjektfase, krever Aker BP at det skal gjennomføres en lærdomssamling for å identifisere nøkkellærdom. I tillegg finnes det et flytskjema som viser hvordan disse samlingene skal gjennomføres, som beskriver at en fasilitator er nødvendig for å koordinere samlingen og sikre at handlinger utføres. De identifiserte lærdommene fra prosjekter lagres i en database for lærdomsoverføring, som for tiden inneholder over 1300 punkter. Denne prosessen, som er hovedkilden til beste praksis for lærdomssoverføring i organisasjonen, nevner ikke gjenbruk av lærdom i nye prosjekter.

Intervjuobjektene understreket at gjenbruk av lærdom var en viktig del av å gjennomføre prosjekter, men at det var få retningslinjer for hvordan dette skulle gjøres i praksis. Som et resultat av dette, var det prosjektlederen som bestemte hvordan dette ble gjort. I de fleste prosjektene ble kunnskap overført gjennom sosiale interaksjoner, som innsjekksmøter og uformelle samtaler. Denne type lærdomsoverføring ble foretrukket fremfor eksplisitte metoder, som å bruke lærdomsdatabasen og lese dokumenter fra tidligere prosjekter. Det var enighet blant de fleste intervjuobjektene om at databasen, selv om den inneholdt verdifull informasjon, var vanskelig å navigere i, inneholdt flere utdaterte lærdommer og lærdom som ikke hørte hjemme i databasen, noe som resulterte i at relevante lærdommer ikke ble funnet og gjenbrukt. I tillegg, siden prosjektlederne og andre skriver og registrerer lærdommene selv, er det ofte varierende ordbruk avhengig av hvem som har registrert lærdommen, noe som ytterligere kompliserer søk. Til slutt, siden det ikke finnes noen oversikt eller sammendrag av de viktigste erfaringene fra tidligere prosjekter, fant intervjuobjektene det overveldende å bruke databasen som utgangspunkt når de søkte etter lærdom, og foretrakk derfor deling av læring via sosiale interaksjoner.

For å sikre at både sosiale og eksplisitte metoder for deling og gjenbruk av lærdom brukes, argumenterer vi at forbedringsforslag for dagens erfaringsoverføringsprosess bør være å:

• Rydde opp gammel og irrelevant lærdom i databasen og standardisere overskrifter osv., for å gjøre det lettere å gjenbruke lærdom. • Etablere et team med eierskap til lærdomsdatabasen, som er ansvarlig for å validere ny lærdom og sikre at innholdet er oppdatert og av høy kvalitet. • Videre utforske hvordan kunstig intelligens kan brukes i lærdomsdatabasen for å forenkle søk og gjenbruk av lærdom. • Kreve i styrende dokumenter at gjenbruk av lærdom gjøres og dokumenteres, for å sikre at det er bevissthet og fokus på denne aktiviteten. • Lage en oversikt over alle prosjekt Aker BP har gjennomført, som også inneholder de viktigste lærdommene fra prosjektet, for å gjøre det lettere å finne sammenlignbare prosjekter og gjenbruke verdifull læring. • Undersøke nye metoder som muliggjør gjenbruk av lærdom, som å bruke sosiale medier og podcaster for å dele og skape bevissthet om viktig lærdom.

Safeguarding Teamet, som eier initiativet, bør vurdere om de skal ta eierskap over lærdomsdatabasen og dens innhold, samt gi prosjektene et utvalg av lærdom som kan være relevant for deres prosjekt I oppstartsfasen, for å understreke at gjenbruk av lærdom er verdifullt. I tillegg kan teamet være fasilitatorer i lærdomssamlingene, som vil standardisere måten samlingene utføres på, både for identifisering og gjenbruk av lærdom. Til slutt bør Safeguarding Teamet fungere som en kunnskapssentral, gjennom å formidle kunnskap og være et team prosjektene kan henvende seg til for å få veiledning om hvor de kan finne relevant lærdom.

Konklusjonen er at Aker BP må øke prioriteten på lærdomsprosessen hvis de ønsker å lykkes med å gjenbruke lærdom fra tidligere prosjekter for å forbedre prosjektytelse, som igjen vil hjelpe organisasjonen med å levere "best-in-class" prosjekter og bli det ledende lete- og produksjonsselskapet.

In this thesis, the current lessons learned process at Aker BP was assessed, with focus on how lessons learned from previous projects executed at Aker BP are reused to increase project performance. The objective of this study is to investigate how the lessons learned process at Aker BP can be improved to make sure that projects are being executed in accordance with best practice, to achieve their strategic priority of delivering projects on time, cost and quality. The Safeguarding Team at Aker BP is also discussed, with suggestions on contributions the team can perform to ensure focus on reuse of lessons learned when doing projects, aiming to help Aker BP becoming the E&P company of the future. A total of five research questions were developed:

1. Which methods for sharing lessons learned exist in the body of knowledge? 2. How are lessons learned identified, stored, and reused at Aker BP, according to governing documents? 3. How do projects at Aker BP reuse lessons learned from previous projects? 4. How can the reuse of lessons learned be improved at Aker BP? 5. How can the Safeguarding Team contribute to reuse of lessons learned in new projects?

To assess what the body of knowledge suggests as suitable methods for sharing lessons learned in organizations, thus facilitating increased reuse of these lessons learned, a literature review was done. The literature review gathered information through a narrative literature review using Scopus and Web of Science. In total, the literature review process produced 56 sources of information.

To investigate how lessons learned are identified, stored, and reused at Aker BP, 14 internal company documents were assessed. Additionally, 13 unstructured interviews with project managers and project team members in Aker BP’s ongoing projects were held. The interviews lasted 30-60 minutes, and provided insights into how reuse of lessons learned in projects was done in practice, as well as suggestions on how the process can be improved further, to help increase project performance and exploit the inherent knowledge within the organization.

The findings show that while Aker BP has processes regarding lessons learned in place, they are largely focused around identifying and storing lessons learned from the current projects, with little focus on reusing lessons learned from previous projects. Currently, the requirement at Aker BP states that as part of the close out activities for each of the project stages, there shall be a lessons learned workshop, to identify key lessons learned. Furthermore, it includes a flow chart showing how the lessons learned workshops are to be held, describing that a facilitator is needed to coordinate the workshop and ensure actions are being done. The identified lessons learned from projects are stored in a lessons learned database, which currently contains over 1300 lessons learned. This process, which is the main source of best practice for lessons learned in the organization, has no mentioning of reusing lessons learned in new projects.

The interviewees emphasized that reuse of lessons learned was an important part of executing projects, but that there were few guidelines on how this should be done in practice. As a result of this, it was the project manager who decided how this was done. In most projects, knowledge was transferred through social interactions, such as check-ins and informal conversations. This tacit knowledge transfer was preferred over explicit methods, such as using the lessons learned database and reviewing documents from previous projects. There was agreement among most of the interviewees that the database, although containing valuable information, is difficult to navigate in, contains several outdated lessons learned and lessons which does not belong in the database, resulting in not being able to find relevant lessons learned. Additionally, as the individuals write the lessons learned themselves, there is often variable wording depending on the author of the lesson, which further complicates the search. Finally, as there is no overview or executive summary of the previous projects’ most important lessons learned, the interviewees found using the database as the starting point when searching for lessons learned overwhelming, therefore preferring knowledge sharing via tacit methods.

To ensure both tacit and explicit methods for sharing and reusing lessons learned are used, we argue that improvement proposals for the current lessons learned process should be to:

• Clean up old and irrelevant lessons learned in the database and standardize titles etc., to make it easier to reuse lessons learned. • Establish a team with ownership of the lessons learned database, being responsible for validating new lessons learned and making sure the contents is up to date and of high quality. • Further exploration of how AI can be used in the lessons learned database to simplify retrieval and reuse of lessons learned. • Implement requirements in the lessons learned process for reusing lessons learned, to make sure there is awareness and focus on this activity. • Create executive summaries for each project containing high value lessons learned, making it easier to find comparable projects and reuse high value learning. • Investigate new methods which enable reuse of lessons learned, such as using workplace and podcasts to share and create awareness on important lessons learned.

The Safeguarding Team, which is the owner of the initiative, should evaluate whether they should take ownership of the lessons learned database and its contents, as well as providing the projects with a selection of lessons learned which may be relevant when first starting the projects, to highlight that reusing lessons learned is valuable. Additionally, the team may provide facilitators in the lessons learned workshops, standardizing the way workshops are performed for both identifying lessons from the current project and finding relevant lessons learned from previous projects to reuse. Finally, the Safeguarding Team should act as a knowledge hub, disseminating knowledge and being a team the projects can approach and get guidance on where to find relevant lessons learned.

In conclusion, Aker BP has to increase priority on the lessons learned process if they want to succeed with reusing lessons learned from previous projects to improve current project’s performance, thus helping the organization in delivering "best-in-class" projects and becoming the leading E&P company.