Innføring av kunstig intelligens som arbeidsverktøy i offentlig sektor

Abstract

Digitalisering og digital transformasjon påvirker dynamikken i samfunnet på bakgrunn av den stadige utviklingen av nye teknologiske utvinninger. Den raske utviklingen av digital teknologi fra internett, sosiale medier, smart teknologi, samt nyere teknologi som robotikk og kunstig intelligens, bidrar til å forbedre og forenkle den offentlige sektoren. Med ChatGPTs inntog i 2022 forstod den offentlige sektoren revolusjonen kunstig intelligens representerer for innbyggere, men særlig ansatte i det offentlige.

Formålet med oppgaven er å studere hvordan Trondheim kommune har gått frem med opplæring og innføring av ChatGPT som et arbeidsverktøy. Dette innebærer å se på hvordan dette er organisert, samt hvilke tiltak som er innført for å bistå med og redusere den endringsmotstanden som kan oppstå. Oppgaven tar for seg relevant litteratur tilknyttet tema for oppgaven, og teoriene som underbygger de empiriske funnene retter seg mot endringsledelse, implementering og kompetanse. Dataen er samlet inn gjennom semistrukturerte intervjuer av totalt ni informanter ved enhet for personaltjenesten ved Trondheim kommune. Intervjuene bidro til å få frem hvordan leder tilrettelegger for denne endringen, kompetansen og kompetansebehov hos de ansatte, samt hvordan ChatGPT og KI kan benyttes som et verktøy for deres arbeidsprosesser. Funnene ble analysert tematisk, og delt inn på bakgrunn av oppgavens forskningsspørsmål.

Resultatet fra oppgaven viser til at de ansatte ved personaltjenestene har positive holdninger knyttet til omstillingen, samt en leder som fremmer et positivt endringsmiljø. Dette bidrar til å skape et godt grunnlag for å kunne implementere ny teknologi. Det kommer likevel frem at på nåværende tidspunkt er det for tidlig å snakke om en helhetlig implementering av ChatGPT som arbeidsverktøy. De ansatte har begynt å ta i bruk applikasjonen som et verktøy, og ser potensialet som vil gagne både de ansatte og innbyggerne positivt. Å ta i bruk ChatGPT og kunstig intelligens kan bidra med å effektivisere og forenkle grunnleggende administrative arbeidsoppgaver, samt frigjøre ressurser.. Oppgavens anbefalinger til videre arbeid innebærer blant annet å lage en konkret handlingsplan for å implementere ChatGPT, kunnskapsdeling på tvers av enheter og oppfordring til å fortsette arbeidet slik at hjulene holdes i gang.

Digitization and digital transformation are influencing the dynamics of the society in light of the continuous development of new technological innovations. The rapid advancement of digital technology, including the internet, social media, smart technology, as well as newer technologies like robotics and artificial intelligence, contributes to improving and simplifying the public sector. With the introduction of ChatGPT in 2022, the public sector recognized the revolution artificial intelligence represents for citizens, and particularly for employees in the public sector. The purpose of this thesis is to study how the municipality of Trondheim has proceeded with the training and implementation of ChatGPT as a work tool. This involves examining how this is organized and the measures that have been introduced to assist and reduce the resistance to change that may arise. The thesis addresses relevant literature related to the topic, and the theories that support the empirical findings focus on change management, implementation, and competence. The data were collected through semi-structured interviews with a total of nine informants at “Enhet for personaltjenesten” within Trondheim municipality. The interviews helped bring out how leaders facilitate this change, the competence and competence needs of employees, and how ChatGPT and AI can be used as tools for their work processes. The findings were analyzed thematically and categorized based on the thesis’ research questions.

The results indicate that employees in personnel services have positive attitudes towards the restructuring, along with a leader who promotes a positive change environment. This contributes to creating a good foundation for implementing new technology. However, it is revealed that at present, it is too early to speak of a comprehensive implementation of ChatGPT as a work tool. Employees have started using the application as a tool and see the potential that will benefit both employees and citizens positively. Adopting ChatGPT and artificial intelligence can help streamline and simplify basic administrative tasks, as well as free up resources. The task's recommendations for further work include creating a concrete action plan to implement ChatGPT, knowledge sharing across units, and encouraging continued efforts to keep the wheels turning.