Psychological safety in a knowledge intensive company

Abstract

Hensikten med denne kasusstudien har vært å undersøke både drivere og barrierer for psykologisk trygghet og kunnskapsdeling i et norsk konsulentselskap. Det er gjennomført observasjon i en avdeling, i tillegg til intervjuer med avdelingsleder, underleder og to ansatte. Avdelingsmøtet som ble observert var en gjennomgang av medarbeiderundersøkelsen, og gjennom prosessen med innsamling av data ble det oppdaget et skille i betydningen av psykologisk trygghet knyttet til type møte og tema. Dette har påvirket fokus og valg i skriveprosessen. Studien undersøkte hvordan ledere og ansatte tenker rundt psykologisk trygghet og kunnskapsdeling, samt hvordan de påvirker ulike drivere og barrierer.

Forskningsspørsmålet ble sett på gjennom en kvalitativ kasusstudie inkludert observasjon og semistrukturerte intervjuer for å oppnå dybdekunnskap om forskningstemaet. Observasjonsdata ble brukt til å utvikle intervjuguiden. Ved å bruke tematisk analyse på funnene ble hovedtemaer og undertemaer oppdaget. Det har vært en prioritet for meg å være transparent i prosessen.

Ved analyse av dataene ble det oppdaget mønstre som igjen førte meg videre til følgende hovedkategorier: strukturelle systembegrensninger, relasjoner, forventninger og individuelle forskjeller. Funnene illustrerer at strukturelle systembegrensninger i organisasjonen ofte kan være en barriere for psykologisk trygghet og kunnskapsdeling fordi begrensningene begrenser ressurser som tid og penger. Relasjoner av høy kvalitet ble funnet å være en drivkraft for psykologisk trygghet og kunnskapsdeling fordi det øker oppfatningen av å føle seg velkommen og at bekymringer og tanker blir anerkjent. Forventninger fungerer som både driver og barriere, da de er tett knyttet til organisasjonens felles oppfatninger om hensiktsmessig og forventet atferd. Den siste kategorien, individuelle forskjeller, brukes både som forklaring på variasjoner i atferd fra deltakernes ståsted, samt at det ble oppdaget gjennom kasusstudien. I tillegg til kategoriene som ble fremhevet, førte også kasusstudien i seg selv til en økt bevissthet blant deltakerne.

Funn fra kasusstudien viser at når det daglige arbeidet er preget av fakta, tall og beregninger, blir det enda viktigere å legge til rette i forkant av, og underveis i møter om arbeidsmiljø, fordi det skiller seg så mye fra den daglige måten å snakke på. Forventningene ledere og ansatte har, ser ut til å påvirke slike møter i stor grad. Styrking av relasjoner mellom medarbeidere så vel som mellom ledere og ansatte, fungerer som pådriver for psykologisk trygghet og det å ytre seg. Det avhenger imidlertid av temaet, og organisasjonskulturen har betydelig innflytelse på ansattes og lederes engasjement når de diskuterer arbeidsmiljø og myke parametere. Det er indikasjoner på at systembarrierer som fakturering og tidspress virker mot ansatte som vil dele kunnskap og bidra til psykologisk trygghet. Basert på funnene virker det hensiktsmessig å ha en bevissthet om kulturen og gruppedynamikken, og effekten det har på produktiviteten til møtene. I lys av funnene kan det argumentere for at det er viktig å ha et bevisst forhold til kulturen og gruppedynamikken, og effekten dette har på produktiviteten i møtene.

The purpose of this case study has been to investigate both drivers and barriers to psychological safety and knowledge sharing in a Norwegian consulting company. Observation of a department has been conducted, in addition to interviews with head of department, sub leader and two employees. The department meeting observed was a review of the employee survey, and through the process with gathering data a distinction in the importance of psychological safety related to types of meetings was discovered. This has influenced the focus and choices in the writing process. The study has dived into how managers and employees think about psychological safety and knowledge sharing, as well as how they affect different drivers and barriers.

The research question was looked at through a qualitative case study including observation and semi-structured interviews to achieve in-depth knowledge of the research topic. Observation data was used to develop the interview guide. By applying thematical analysis on the findings, main themes and subthemes were discovered. Being transparent throughout the research process has been my priority.

When analyzing the data, patterns were discovered which in turn led to the following main categories: structural system constraints, relationships, expectations, and individual differences. The findings illustrate that structural system constraints within the organization often can be a barrier to psychological safety and knowledge sharing because the constraints limit resources like time and money. High-quality relationships were found to be a driver for psychological safety and knowledge sharing because it increases the perception of feeling welcomed and that your concerns are acknowledged. Expectations work as both driver and barrier, as they are tightly linked to the organizations shared beliefs about appropriate and expected behavior. The last category, individual differences, is used both as an explanation for variations in behavior from the participants point of view, as well as something discovered through the case study. In addition to the categories highlighted, the case study itself lead to increased awareness among the participants.

Findings show that when the daily work is characterized by facts, numbers and calculations, facilitating meetings about the work environment becomes even more important because it differs so much from the daily way of talking. The expectations of leaders and employees seem to influence such meetings to a great extent. Establishing high-quality relations between coworkers as well as between leaders and employees work as a driver for psychological safety and speaking up. However, it depends on the topic, and the organizational culture has significant influence on employees and leaders’ engagement when discussing work environment and soft parameters. There are indications that system barriers such as invoicing rate and time pressure work against employees who want to share knowledge and contribute to psychological safety. Based on the findings, it seems appropriate to have an awareness of the culture and group dynamics, and the effect it has on the productivity of the meetings.