Digital samhandling med ERP-systemer på hjemmekontor

Abstract

Overgangen til hjemmekontor som følge av koronapandemien har berørt svært mange bedrifter. Selv om omstillingen har vært krevende for mange ser det ut til at bruken av hjemmekontor har kommet for å bli, noe en undersøkelse gjort av NHO (2021) bekrefter. En rekke ulike forskere har allerede studert bruken av hjemmekontor på flere områder. Den faktiske bruken av informasjonssystemer og hvordan hjemmekontor har påvirket dette er det likevel sett lite på. På bakgrunn av den økte bruken av hjemmekontor vil det være relevant å se på flere aspekter enn det som er forsket på frem til nå.

Denne oppgaven skal se på hvordan overgangen til hjemmekontor har påvirket samhandlingen med ERP-systemer. Temaet vil belyses ved å se på hvordan overgangen til hjemmekontor har påvirket behovet for brukerstøtte. Dette har vi valgt å gjøre fordi behovet for brukerstøtte ofte gir en god indikator på hvordan brukere takler systemet. På bakgrunn av dette er problemstillingen for oppgaven som følger: “Hvordan har økt bruk av hjemmekontor i forbindelse med korona påvirket behovet for brukerstøtte?”

For å belyse problemstillingen har det blitt gjennomført en kvalitativ undersøkelse der vi har intervjuet brukere av et ERP-system, knyttet til hvordan overgangen til hjemmekontor har vært og hvordan deres behov for brukerstøtte har endret seg. Forskningsarbeidet viser at økt bruk av hjemmekontor ikke nødvendigvis påvirker bruken av systemet, men at samhandlingsmønsteret både med ERP-systemet og med kollegaer har endret seg. Endringen i samhandlingsmønsteret har ført til et økt behov for uformell støtte, mye på grunn av at digitale samhandlingsplattformer ikke fremmer spontant kunnskapsdeling i like stor grad som på et kontor. Behovet for formell brukerstøtte har derimot ikke endret seg i veldig stor grad. Resultatene av undersøkelsen fremhever betydningen av opplæring for å bygge robusthet i virksomheten når de ansatte går over på hjemmekontor.

As a result of the corona pandemic, employees in several different businesses had to work from home to a much greater extent than before. Even though the restructuring was difficult for many companies, it appears that the vast majority will continue with this to some extent in the future, which is confirmed by NHO (2021). Several different researchers have already looked into different sides of working from home, but the actual use of information systems and how working from home has influenced this does not appear to have been focused on in these studies. As a result of the increased amount of work done from home it will be important to look at more aspects of this than what has been done so far.

This thesis will take a closer look at how the transition to working from home has affected the interaction with ERP-systems. We have chosen to shed light on this topic by looking at how the transition to working from home has affected the need for user support. We have chosen to do this because the need for user support often provides a good indicator of how users cope with the system. Based on this, the issue discussed in this thesis is: "How has the increased amount of work done from home due to the corona pandemics affected the need for user support?"

To shed light on the issue, a qualitative survey has been conducted. We have interviewed users of an ERP-system related to how the transition to working from home has been and how their need for user support has changed. The research work shows that an increased amount of work done from home does not necessarily affect the use of the system, but that the pattern of interaction both with the ERP-system and with colleagues has changed. The change in interaction has affected the need for informal support much because digital collaboration platforms do not replace the informal support you get in a physical office. On the other hand, the need for formal support has not changed very much, but the result of the survey highlights the importance of user training to build resilience in the business when employees work from home.