| dc.description.abstract | Endringstakten for sykehus øker stadig, og drives av nye behandlingsformer, utvikling av teknologi, organisasjonsprinsipper og demografisk og epidemiologisk utvikling. Flere studier viser at brukermedvirkning er nødvendig for å oppnå funksjonelle bygninger med god brukskvalitet ved nye bygninger. Sykehus er komplekse bygninger med høye krav til funksjonalitet, og brukermedvirkning er derfor essensielt i forbindelse med utviklingen av nye sykehus. Brukerne av sykehus består av blant annet ansatte, pasienter og pårørende. Brukerne har spisskompetanse og erfaringer som er viktig å inkludere i programmeringen, og kan tilføre ny kunnskap og nye perspektiver på ulike problemstillinger, bidra til å kartlegge eksisterende utfordringer og komme med verdifulle innspill til utformingen av sykehuset.
Problemstillingen for oppgaven er “Hvordan optimalisere medvirkningsprosessen i oppstarten av sykehusprosjekter?”. Problemstilling og tilhørende forskningsspørsmål er utarbeidet med bakgrunn i forskernes interesse for temaet, og Sykehusbygg HF sitt ønske om å belyse oppstarten av medvirkningsprosessen i konseptfasen. For å svare på problemstillingen har det blitt gjennomført en datainnsamling av kvalitativ data gjennom litteraturstudie, observasjon og dybdeintervjuer. Det er gjennomført observasjoner av 17 møter, og to runder med semistrukturerte dybdeintervjuer. Den første runden besto av 12 intervjuobjekter tilknyttet caset for oppgaven: UNN Tromsø PHR, og den andre runden besto av fem intervjuobjekter uten tilknytning til caset.
Resultatene fra casestudiet tyder på at medvirkningsprosessen har vært høyt prioritert, men at brukermedvirkning generelt tildeles for lite tid og ressurser i oppstarten av byggeprosjekter. Organisasjonsutvikling ble trukket fram som et viktig element for å sikre en god gjennomføring av brukermedvirkningen. Endringer er krevende for mennesker, og organisasjonsutviklingen er viktig for å redusere motstanden for endring gjennom å igangsette en modningsprosess av prosessen de involverte skal delta i. Teorien viser at brukerne ofte ikke kjenner behovene sine godt nok, og har utfordringer med å forklare de konkrete behovene i form av funksjonelle krav.
Teorien og funnene antyder at brukerne synes det er utfordrende å tenke fremtidsrettet. Organisasjoner er i kontinuerlig endring og må tilpasse seg endringstakten i samfunnet. Det er derfor viktig å fokusere på organisasjonsutvikling i forbindelse med byggeprosjekter. Modningsprosessen som igangsettes av organisasjonsutviklingen legger til rette for mer forberedte representanter som evner å tenke fremtidsrettet, og er i stand til å komme med innspill knyttet til fremtidens virksomhetsmodell. Funnene indikerer at medvirknings- og organisasjonsutviklingsprosessen er to separate prosesser som bør integreres i hverandre når byggeprosjektet igangsettes, og følge hverandre parallelt for å oppnå maksimal utnyttelse av begge prosessene.
Et annet nøkkelelement for god gjennomføring er å sikre at de riktige representanter blir valgt ut til medvirkningsprosessen. Funnene antyder at det ikke eksisterer noen beste metode for utvelgelse, men at det kan være hensiktsmessig å strukturere utvelgelsen gjennom å definere rollene og oppgavene som skal utføres. Forberedelse av de som skal delta i prosessen fra prosjekt- og driftsorganisasjonen er viktig for å legge til rette for en god prosess. Det vil derfor være avgjørende med god planlegging for å sikre forutsigbarhet overfor de involverte. Teori og funn indikerer at prosesser alltid kan forbedres. Alle prosjekter og prosesser vil være ulike, og det vil ikke være mulig å ta høyde for alt i planleggingen. Kommunikasjon og informasjonsflyt er nødvendig for å sikre god gjennomføring av brukermedvirkningen. Det er utfordrende å oppnå effektiv kommunikasjon i prosesser med mange involverte. Funnene viser at kvaliteten av informasjonen blir dårligere desto flere ledd den har gått gjennom. Forskerne mener det derfor kunne vært hensiktsmessig å vurdere implementering verktøy som kan bidra til å strukturere informasjonsflyten, og sporbarheten av kommunikasjon og informasjon i prosessen.
Organisasjonsutvikling er et viktig element i forberedelsen av medvirkningsprosessen, og starter en modningsprosess hos driftsorganisasjon. Brukermedvirkning er ryggmargen i et byggeprosjekt, og er et viktig virkemiddel for å oppnå god brukskvalitet og funksjonelle bygninger. Det er viktig at alle involverte får tilstrekkelig med informasjon for å forberede seg. Kommunikasjonen bør være tydelig, og det bør dokumenteres hvem som får tilsendt hva av informasjon, og i tillegg følge opp om informasjonen er forstått. Medvirkningsprosesser er endringsprosesser, og det er avgjørende at de som leder prosessen innehar riktig kunnskap og de riktige egenskapene. Forskerne anbefaler å utvikle en digital plattform med ulike funksjoner som bidrar til å strukturere og øke sporbarheten av informasjonen som kommuniseres, og legger til rette for å gi innspill utover de arrangerte møtene. I tillegg anbefaler forskerne å opprette kontrollgruppe med representanter fra de ulike arbeidsgruppene og ledelsen. Gruppen skal koordinerer innspillene fra de ulike arbeidsgruppene, og bidra til å holde ledelsen involvert og oppdatert på prosessen. Utover dette anbefaler forskerne at SBHF utarbeider et informasjonshefte med informasjon om medvirkningsprosessen og byggeprosjektet som sendes til helseforetaket før oppstart av medvirkningsprosessen. | |
| dc.description.abstract | For hospitals, the pace of change is constantly increasing: it’s driven by novel forms of treatment, technological developments, and ever-evolving organizational principles, in addition to demographic and epidemiological developments. A number of studies have argued that user participation is necessary for hospitals to achieve a good quality of use and functional solutions for new buildings. Indeed, hospitals are complex buildings with high demands in terms of functionality, and user participation is therefore essential with respect to the development of new hospitals. With the users in hospitals consisting of, among others, employees, patients, and relatives, users have cutting-edge expertise and experience that is important to include in the programming of hospitals. Most importantly, they can add new knowledge and perspectives on various issues, help to map existing challenges, and provide valuable inputs with respect to hospital design.
The issue this thesis attempts to tackle is "How to optimize the participation process in the early stages of hospital projects?". The issue and associated research questions have been prepared on the basis of the researchers' interest in the topic, and Sykehusbygg HF's desire to shed light on the start of the participation process in the concept phase. To answer the issue, we have collected qualitative data through a literature review, observation, and in-depth interviews. Observations of 17 meetings were made, in addition to two rounds of semi-structured in-depth interviews. The first round consisted of 12 interview objects associated with the case for the thesis: UNN Tromsø PHR. Round number two consisted of five interview subjects with no relation to the case.
The results from the case study indicate that the participation process has been prioritized, but that user participation generally is allocated insufficient time as well as resources in the early stages of the construction projects. Organizational development was highlighted as a key element to ensure a good implementation of user participation. Changes are demanding for individuals and organizational development is therefore important to reduce resistance to change by initiating a maturation process for the process which those involved will participate in. The theoretical framework shows that users often do not know their needs well enough, and as such have challenges in expressing and explaining the specific needs in the form of functional requirements.
The theoretical framework and findings suggest that users find it challenging to think in forward-looking terms. Organizations are constantly changing and must adapt to the pace of change in society, and it is therefore important to focus on organizational development in connection with construction projects. The maturation process initiated by organizational development facilitates more prepared representatives who are able to think in forward-looking terms, and manage to provide input related to the business model of the future. The findings also indicate that the participation and organizational development process are two separate processes that should be integrated when the construction project is initiated, and follow each other in parallel to ensure that both processes achieve maximum utilization.
Another key element for good implementation is to ensure that the right representatives are selected for the participation process. The findings suggest that no best method exists, but that it may be beneficial to structure the selection by defining the roles and tasks to be performed. Preparing those who will participate in the process – both those from the project organization as well as those from the operating organization – is important to facilitate a good process, and good planning will therefore be important to ensure predictability for those involved. The findings and the theoretical framework indicate that processes can always be improved. All projects and processes will be different, and it is not possible to take everything into account in the planning. Good communication and information flow are both necessary to ensure a good implementation of user participation. It is, moreover, challenging to achieve effective communication in processes in which many individuals are involved. The findings show that the quality of the information deteriorates the more stages it has gone through. The researchers, therefore, believe it could have been appropriate to look at tools that can help structure the information flow, as well as the traceability of communication and information in the process.
Organizational development is an important element in the preparation of the participation process, and it starts the maturation process for the participants. User participation is the backbone of a construction project, and it is an important tool for achieving good use quality and functional buildings. It is quintessential that everyone involved receives sufficient information in advance. Moreover, the communication should be clear, but keeping track of who has received what kind of information, as well as follow-ups to ensure that the information is understood are both recommended. Participation processes are change processes, and it is crucial that those who lead the process have the right knowledge and the right qualities. As such, the researchers propose to develop a digital platform with various functions that help to structure and increase the traceability of information that is communicated and facilitate inputs beyond the arranged meetings. In addition, the researchers recommend creating an interdisciplinary group with representatives from the various working groups and management. The group will coordinate the input from the various working groups, and help keep the management involved and up to date on the process. Finally, the researchers recommend SBHF prepare an information booklet with information about the participation process and the construction project, which will be sent to the health trust before the start of the participation process. | |
