Suksessfaktorer når man implementerer forvaltning, drift og vedlikeholdssystemer

Abstract

I denne oppgaven ønsket vi å finne svar på følgende problemstilling: « Hva er de kritiske suksessfaktorene når man implementerer et FDV -system?» Grunnen til at vi valgte å skrive om dette tema er fordi gjennom vår utdannelse har vi blitt oppmerksom på viktigheten av godt forvaltning, drift og vedlikeholdsarbeid. Vi har også blitt kjent med datasystemer som kan effektivisere og optimalisere disse oppgavene. For å kunne ta i bruk slike systemer må man igjennom en implementeringsprosess. En slik prosess kan være utfordrende og krevende for en organisasjon, og derfor ønsket vi å undersøke hva man bør være oppmerksom på når man skal inn i en slik prosess. Vi har valgt å bruke kvalitativ metode til å gjennomføre vår undersøkelse. Vi hadde klare mål om hva vi ønsket å få svar på, men vi ville ta i bruk en kvantitativ intervjumetode slik at intervjuobjektene fikk muligheten til å få frem det de mente var viktig. For å finne svar på nevnt problemstillingen søkte vi igjennom relevant teori og gjennomførte 10 dybdeintervju av personer som har kunnskap, erfaringer eller relevante meninger om implementering av FDV -systemer. I teorikapittelet ser vi nærmere på teorier rundt forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). I dette kapittelet er det viktig å forstå hva FDV innebærer slik at man får en forståelse om hva man har behov for når man skal implementere et FDV -system. Noen av teoriene er direkte knyttet opp mot undersøkelsen da målet var at disse skulle hjelpe oss å identifisere skjulte suksessfaktorer. Med dette mener vi faktorer man kanskje ikke er klar over, men har vært viktig for deres implementeringsprosess. Når vi skulle velge ut intervjuobjekter ønsket vi å intervjue profesjonelle og seriøse aktører. Vi ønsket også å intervjue alle som er involvert i en slik prosess. Derfor bestemte vi oss for å kontakte tre forskjellige aktører som er delaktig eller er involvert i denne type implementering. Disse aktørene er: leverandører av FDV -system, byggherrer og drifter/ sluttbruker. På denne måten fikk vi bredere innsikt og flere erfaringer innen for samme prosess. Vi ønsket også å kontakte bedrifter som er i implementeringsfasen og bedrifter som har gjennomført implementering. Under undersøkelsen kom det frem en rekke suksessfaktorer. Det vi fant ut var at enkelte av disse faktorene ikke var kritiske når vi ser på implementeringsprosessen generelt. Vi mener at noen av de suksessfaktorene som ble avdekket kun er kritiske eller viktige ved enkelte implementeringsprosesser og ikke kritiske ved alle anledninger. Standardisering, forankring i organisasjonen og skreddersydde løsninger er eksempler på suksessfaktorer vi mener ikke er kritiske når man implementerer et FDV -system. Etter å ha analysert og diskutert både relevant teori og vår undersøkelse har vi kommet fram til fem kritiske suksessfaktorer når man implementerer et FDV -system, disse faktorene er: Brukervennlighet, Opplæring, Ressurser, Tilgjengelighet og Godt konkurransegrunnlag/ godt forarbeid. Hvis vi skal trekke frem den mest kritiske suksessfaktoren så er det brukervennlighet. Denne faktoren berører de andre i større eller mindre grad. Dersom man har et brukervennlig system mener vi opplæringsprosessen vil bli enklere, man sparer penger og andre ressurser i implementeringsfasen og man trenger mindre oppfølging av FDV leverandøren når det kommer til bruk av systemet.