Digital kommunikasjon og samhandling i prosjektteam: Et situasjonsbilde av Veidekke i lys av Covid-19

Abstract

Sammenlignes produktiviteten mellom bygge- og anleggsvirksomheten opp mot hele verdikjeden innen bygg- og anlegg, vises det at produktiviteten er redusert med 10 prosent fra år 2000 til år 2016. Det hevdes at dette produktivitetsfallet skyldes dårlig koordinering av informasjonsflyt og en svekket kommunikasjon og samhandling. Det hevdes videre at produktiviteten vil øke om digitale verktøy og BIM i større grad blir implementert i samhandlingen. Flere studier belyser en tidsfordelingen der kommunikasjonsrelaterte aktiviteter i byggebransjen utgjør opptil 75 prosent. Da er et mål i seg selv å effektivisere disse aktivitetene, slik at produktiviteten vil få en positiv økning. Covid-19 gjorde sitt inntog vinteren 2020, noe som førte til en dramatisk, brå og påtvunget endring hos oss alle. Vi som samfunn ble tvunget til å kommunisere og samhandle på andre, og til dels nye måter – en omvelting også byggebransjen har blitt nødt til å forholde seg til. En av de markante endringene er bruken av digitale samhandlingsverktøy, som fremsto som avgjørende i lys av at direkte kontakt måtte reduseres til et minimum. Med problemstillingen; «Covid-19 har tvunget byggebransjen til å bruke digitale kommunikasjons- og samhandlingsverktøy i større grad – hvordan har dette påvirket prosjektteamet?», er oppgavens formål derfor å bidra til kunnskap som fører til økt produktivitet på prosjektnivå. Dette gjøres ved å øke kunnskapen rundt effekten digitale kommunikasjons- og samhandlingsverktøy har, samtidig som de negative faktorene blir belyst. Ved å løfte frem førstehåndserfaringer fra teammedlemmer på individnivå, har denne oppgaven kunnet presentere et generalisert situasjonsbilde, fundamentert på både kvalitative- og statistiske analyser, fra Veidekkes utallige prosjektteam. Masteroppgaven har benyttet både kvantitativ og kvalitativ metode, noe som begrunnes med at et kvantitativt metodevalg skjer med hensikt om målbare data som kan tallfestes med høy presisjon. En slik presentasjon av data gir lite rom for tolkning, og benevnes ofte som harde data. Valget om å benytte en kvalitativ metode i tillegg, er gjort på bakgrunn av ønsket om å kaste lys over problemstillingen utfra førstehåndserfaringer fra oppgavens respondenter. Slike data er vanskelig å kvantifisere, og har derfor vært naturlig å innhente gjennom surveyundersøkelse som har stilt åpne spørsmål og gitt rom for refleksjon. I tillegg til et omfattende litteraturstudie, består oppgavens hovedundersøkelse av en større surveyundersøkelse. Et slikt forskningsdesign ble valgt for å øke muligheten til å samle og analysere data basert på flere metoder – både i form av fordelinger, gjennomsnitt- og prosentverdier, men også for å analysere ulike sammenhenger mellom variabler. På bakgrunn av oppgavens funn og forskningsresultater, som også er diskutert opp mot relevant teori og forskning, kan det vises at prosjektteamets påvirkning av Covid-19 er firedelt. (1) Prosjektteamene har utviklet seg selv og dets teammedlemmer, der digital kompetanse og brukerferdigheter har blitt betydelig styrket. (2) Covid-19 har åpnet et stort mulighetsrom der prosjektteamenes kommunikasjon og samhandling i større grad kan gjennomføres uavhengig av tid og sted. (3) Effektiviteten av prosjektteamets kommunikasjon og samhandling har økt i de situasjoner hvor det ikke er behov for ansikt-til-ansikt interaksjon. Og (4), påvirkningen på det mellommenneskelige planet hos teammedlemmene i de ulike prosjektteamene har blitt kraftig utfordret. Covid-19 har skyld i et langvarig fravær av fysisk nærvær og ansikt-til-ansikt interaksjon. Dette har ført til en kraftig reduksjon av teammedlemmenes trivsel, det har svekket relasjonelle bånd til andre teammedlemmer, samt gitt en negativ utvikling på prosjektteamets psykologisk trygghet og tillit.

When one compares productivity in the construction industry with the entire value chain in the industry, productivity has been reduced by 10 percent from 2000 to 2016. One reason for this could be lack of coordination of information and a weakening in quality of communication and interaction. It is argued that productivity will increase if digital tools and BIM is actively implemented into the interaction on a larger scale than it is today. Several studies show that time spent on communication related activities in the construction industry constitutes up to 75 percent of time spent. One should thus aim to make these activities more efficient so that one also gets an increase in productivity. When Covid-19 struck in March 2020, we as society were forced make changes. We needed to learn how to communicate and interact with others in new ways. This was also the case in the construction industry. In order to keep physical interaction to a minimum, the increased use of digital platforms and communication tools was essential. Through the thesis statement; “Covid-19 has forced the construction industry to use digital platforms and communication tools more actively – how has this affected the project team?”, the aim of this master thesis is to contribute information and analyses that lead to an expansion in productivity at project level. This is to be achieved by increasing knowledge of positive effects of the uses of communication tools, as well as shedding light on the negatives. By focusing on firsthand experiences from individual team members, this master thesis presents a general overview of the situation, founded in both qualitative and statistical analyses from project teams at Veidekke. This master thesis is based on both quantitative and qualitative analyses. The reason for a quantitative approach has been that this method provides data that is precise and easy to assess. This presentation of data leaves little room for interpretation, and is often referred to as hard data. The reason for also implementing a qualitative method is to decipher firsthand experiences from the respondents. This was done by using a survey that presented open questions and opportunities to reflect upon different topics. In addition to this, the main part of the analysis has been the implementation of relevant theory. This research-based approach was chosen in order to gather and analyze data based on multiple methods, both in terms of distribution, average value and percentage value, but also to analyze different correlations between variables. Based on findings thought these analyses, and through discussions on data and theory, one can argue Covid-19 has affected the project teams in four ways; (1) The project teams and its members have developed a culture where digital competence and skills has been strengthened. (2) Covid-19 has opened a window of opportunity, where aspects such as time and location do not restrict communication and interaction between project teams, because of the use of digital communication tools. (3) The efficiency of communication and interaction of the project team has increased in situations where there is no need for face-to-face interaction. And (4), relations between team members in the different project teams have been heavily impacted. Covid-19 is to blame for a lengthy absence of face-to-face interactions. This has led to a drastic reduction of team members’ sense of well-being, it has weakened relations within the project teams, and it has had a negative effect on the sense of psychological stability and safety, as well as trust, inside the project teams.