What Causes Schedule Overrun in Complex Engineering Projects?

Abstract

Denne studien er et dypdykk i estimerte arbeidstimer til komplekse ingeniørprosjekter. Gjennom eksklusiv tilgang til detaljerte økonomiske arkiver og estimater fra tidligfase, analyserer denne studien estimeringsnøyaktigheten til et av Europas ledende teknologi- og industriselskaper. Basert på et utvalg av 7 prosjekter ferdigstilt de siste 8 årene, nøye valgt for deres uendrede scope, er estimatene kategorisert og analysert i detalj. En litteraturgjennomgang blir også utført på tvers av flere bransjer for å finne sammenlignbar data. De analyserte prosjektene har sammen nesten 80 000 arbeidstimer og har en gjennomsnittlig overskridelse på 46,21\%, med 5 av 7 prosjekter som undervurderte den nødvendige tiden. Prosjektene evalueres i 6 hovedkategorier etter selskapets WBS, samt mange underkategorier. Ingeniørarbeid alene representerer over 50\% av alle prosjekt timer og er i gjennomsnitt undervurdert med 55,69\%, mens prosjektadministrasjonen har den beste nøyaktigheten med bare 24,25\% overskridelse i gjennomsnitt. Fra de forskjellige ingeniørkategoriene ble det funnet at software hadde de minst nøyaktige estimatene, med hvert aktivitetsanslag i gjennomsnitt ca. 460 timer fra estimatet, som er mer enn 2,5 ganger den nest verste kategorien.

Når man ser på de laveste nivåene av estimatene, oppdages det at bare 43\% av aktivitetsestimatene faktisk er undervurdert, og at størrelsen på den gjennomsnittlige overestimeringen er nesten dobbelt så stor som undervurderingen, med et gjennomsnittlig aktivitetsestimat som treffer 92 timer under estimatet. I tillegg er det funnet at totalt 43,6 \% av alle prosjekttimene er regnskapsført på aktiviteter som prosjektgruppen i utgangspunktet ikke planla for, noe som indikerer at mer grundig planlegging i de tidlige fasene sannsynligvis vil bidra til å unngå disse overskridelsene. Sammenliknet med andre studier, finner vi at den gjennomsnittlige kostnadsoverskridelsen til selskapet er sammenlignbar med den europeiske standarden innen lignende bransjer.

This study is a deep dive into the estimated work hours needed in complex engineering projects. Through exclusive access to detailed financial records and early phase estimates, this study analyses the estimation accuracy of one of Europe's leading technology- and industry companies. Based on a sample of 7 recent projects, carefully selected for their unchanged scope during their lifetime, the estimations are categorized and analyzed in detail. A literature review is also performed across multiple industries to establish comparable baselines. The analyzed projects totals almost 80 000 work hours and were found to have an average overrun of 46.21\%, with 5 out of 7 projects underestimating their needed time. The projects are evaluated in 6 main categories following the company's work-breakdown structure, as well as many sub-categories. Engineering alone represents over 50\% of all project hours and is on average underestimated with 55.69\%, while project administration had the best accuracy with only 24.25\% overrun on average. Out of the different engineering categories, software engineering was found to have the least accurate estimates, with each activity estimate being about 460 hours off target on average - more than 2.5 times that of the second-worst category.

When looking into the lowest levels of the estimates, it is discovered that only 43\% of activity estimates are actually underestimated and that the size of the average overestimation is almost twice as big as the underestimation, with the average activity estimate hitting 92 hours below target. In addition, it is found that a total of 43.6\% of all project hours are accounted to activities that the project team did not initially consider, indicating that more meticulous planning in the early phases would likely help avoid these overruns. When comparing to other studies, we find the average cost overrun of the company is comparable to the European standard within similar industries.