Suksessfull gjennomføringsfase i byggeprosjekt

Abstract

Det er ikke uvanlig at byggeprosjekter ved ferdigstillelsen ender opp med med kostnadsoverskridelser, forsinkelser, kvalitetsfeil ol lignende som gjør at prosjektet ses på som mislykket. Disse forholdene kommer gjerne til syne et godt stykke ut i gjennomføringsfasen og i endel tilfeller helt på slutten av gjennomføringsfasen. Dette er forhold som er uheldig for både prosjektledelsen og prosjekteieren. Byggherrens prosjektleder i gjennomføringsfasen har en viktig rolle i denne sammenhengen fordi han har påvirkningsmuligheter på mange områder som er avgjørende for om prosjektet ses på som fiasko eller suksess. Samtidig som prosjektlederen har påvirkningsmuligheter er det også utfordrende å tid og ressurser til de nødvendige prosesser med dette. Hensikten med denne rapporten er å kartlegge hvordan byggherrens prosjektleder for gjennomføringsfasen best kan medvirke til suksessoppnåelse for byggherren. Som en del av dette ses det på suksessfaktorer for en vellykket gjennomføringsfase samt årsaker til mislykket gjennomføringsfase. Disse faktorene leder videre til å finne oppgavene byggherrens prosjektleder for gjennomføringsfasen bør prioritere. Litteratursøk for å belyse området har ledet inn på generell prosjektstyringsteori. Det er også innhentet litteratur og forskningsrapporter som har kartlagt suksessfaktorer og årsaker til mislykket prosjektgjennomføring. Litteraturstudiet har ikke gitt entydige svar men peker på at et særlig kritisk område for om prosjekter ses på som mislykket eller ikke avhenger av defineringen av prosjektets omfang. Videre viser litteraturen at når omfanget er definert dreies fokuset til å bli målrettet og målstyrt mot å nå fastsatte resultatmål. En ser også at den litteraturen og forskningsrapportene som mer direkte ser på årsakene til mislykket gjennomføringsfase i hovedtrekk fastslår at dette skyldes mangelfull oppfølging og styring mot de budsjettene og planene som prosjektet er basert på. En ser også av suksessfaktorer og årsaker til prosjektfiasko som kommer fram i litteraturen i de fleste tilfellene er innenfor prosjektlederen sin kontroll slik at har hatt eller vil ha påvirkningsmuligheter på disse faktorene. De oppgavene som byggherrens prosjektleder bør prioritere handler i hovedtrekk om planlegging, oppfølging og påvirking på de endringer som kartlegges eller oppstår for å sikre at disse resultatmålene nås. De metodene som i tillegg til litteraturstudie er benyttet i informasjonsinnsamling og analyse er å gjennomføre et casestudie og foreta intervjuer av noen erfarne prosjektledere. Caset omhandler et prosjekt der en profesjonell større prosjektlederorganisasjon har hatt prosjektledelsen i et komplekst prosjekt med stram tidsfrist. Dette prosjektet var nybygging og utvidelse av et renseanlegg ved Hydro Aluminium Sunndal Metallverk. Det er da sett på de oppgaver og prioriteringer som ble utført fra byggherrens prosjektledelse. Intervju er gjennomført med 7 erfarne prosjektledere der målet var å kartlegge meningene om de viktigste suksessfaktorer og årsaker til fiasko i prosjektgjennomføringen for byggeprosjekter. Fra casestudiet ser vi at det er vektlagt å redusere risiko ved å ha en grundig og omstendelig gjennomføringsmodell samt velge å benytte en EPC kontrakt til hovedleverandøren. I tillegg låses mest mulig av kontraktene i faste kostnader før formell godkjenning og iverksettelse av byggefasen. Prosjektleder har videre lagt vekt på mye kommunikasjon og risikokartlegging med særlig tett oppfølging på kartlagte risikoer. Fra intervjuene med prosjektledere kommer det frem at uklart omfang er kritisk for prosjektgjennomføringen. Resultatene fra intervjuene viser at det 6 av 7 intervjuobjektene mener at den viktigste årsaken til mislykkede prosjekter kan relateres til for dårlig kvalitet på definering av prosjektomfanget samt at grensesnittene er uklare. Med kun et prosjektcase og 7 kvalitative intervjuer er data og informasjonsgrunnlaget begrenset men anses likevel tilstrekkelig nok til at tendensen i det intervjuobjektene svarer bekrefter det litteraturen og forskning på dette området fastslår. Rapporten konkluderer med at de aller fleste av suksessfaktorer og årsaker til prosjektfiasko som kommer fram i både litteraturen og fra undersøkelsene i de fleste tilfellene er innenfor prosjektlederen sin kontroll slik at byggherrens prosjektleder har påvirkningsmuligheter på disse. Videre konkluderes det med at det utpeker seg tre områder som er essensielle for både suksessfaktorene, årsakene til mislykkede prosjekter og de prioriterte oppgavene til byggherrens prosjektleder. Disse er definering av omfang, kartlegging og håndtering av usikkerhet og kommunikasjon. Kommunikasjon er selve nøkkelfaktoren og virkemidlet i alle prosesser for prosjektstyring.