Motstand i endringsprosjekt

Abstract

Fylkestinget i Møre og Romsdal fylkeskommune vedtok i 2018 at det skal spares 220 millioner kroner pr år fremover. Et av tiltakene var omorganisering i IT-seksjonen, herunder opprettelse av Team Brukeropplevelse. Det ble bestemt å etablere en pilot med noen av skolene der de lokale IT-ressursene skulle underlegges den sentrale IT-seksjonen. Studien tar for seg prosjektet for etableringen av Team Brukeropplevelse. Metoden som er brukt er kvalitativ metode der fem IT-ressurser ble intervjuet, i tillegg til dokumentstudier hvor resultatet av brukertilfredshetsundersøkelser, andre spørreundersøkelser, eposter og prosjektledelsens egne erfaringer samlet utgjør datagrunnlaget.

Forskerspørsmålene som er stilt er: “Hvilken motstand har oppstått under prosjektet?” “Hvordan har IT-ressursene på pilotskolene opplevd innføring av Team brukeropplevelse og i hvilken grad har Møre og Romsdal fylkeskommune lykkes med innføring av Team Brukeropplevelse?” For å belyse forskingsspørsmålene har vi dypdykket i følgende tema: informasjon, maktbalanse, personlig motstand og motstand hos brukere.

Motstanden i prosjektet er svært variert og i stor grad basert på personlige erfaringer. Den er tett knyttet til manglende informasjon, synlig forankring hos skoleledelse og en usikkerhet om egen, fremtidig rolle. Der kulturen er preget av ansatte med stor påvirkningskraft, gjenspeiler deres negative holdninger seg hos andre ansatte. Der de lokale IT-ressurser har hatt stor frihet, er det vanskeligere å akseptere endring som vil medføre tap av frihet. I en omorganiseringsprosess endres rutiner, i prosjektet ble det forventet at ansatte i Team Brukeropplevelse skulle lære seg nye system samtidig som de utøvde support, noe som gav en dårlig supporttjeneste for brukerne i en overgangsperiode. Disse erfaringene bidro til motstand. Rutineendringer er det også mange som opplever som utfordrende i seg selv. Flere rektorers motstand er grunnet i økonomiske ulemper og å miste styringsretten over de lokale IT-ressurser.

Noe av motstanden kunne vært redusert hvis prosjektet ikke hadde foretatt enkelte endringer underveis, blant annet medførte utvidelse av piloten til en økt motstand mot prosjektet. Mange av de lokale IT-ressurser opplever å få økt sin kompetanse og har forventinger til sine egne fremtidsmuligheter som de ikke ville fått uten denne endringen. Mange ser behovet for endringen for å utnytte ressursene bedre, også de som ikke stiller seg positiv til endringen.

Når Team Brukeropplevelse får gjennomført nødvendig kompetansebygging og rutinene har satt seg, vil endringen bli til det gode for alle ansatte.

The county council in Møre and Romsdal county municipality decided in 2018 to save MNOK 220 every per year. One of the measures was reorganization in the IT-departement, including the creation of Team Brukeropplevelse. It was decided to establish a pilot with some of the schools where the local IT-resources would be subordinated to the IT-departement. The study addresses the project for the establishment of Team Brukeropplevelse.

The method used is a qualitative method where five IT-resources were interviewed, in addition to document studies where the results of user satisfaction surveys, other surveys, emails and the project management's own experiences together form the data basis.

The research questions that have been asked are: "What resistance has arisen during the project?" "How have the IT resources at the pilot schools experienced the introduction of Team Brukeropplevelse and to what extent has Møre og Romsdal county municipality succeeded in introducing Team Brukeropplevelse?"

To shed light on the research questions, we have delved into the following topics: information, balance of power, personal resistance and resistance among users.

The opposition in the project is very varied and largely based on personal experiences. It is closely linked to a lack of information, visible grounding in school management and an uncertainty about one's own, future role. Where the culture is characterized by employees with great influence, their negative attitudes are reflected in other employees. Where local IT-resources have had great freedom, it is more difficult to accept change that will lead to loss of that freedom. In a reorganization process, routines change, and in the project, it was expected that employees in Team Brukeropplevelse should learn new systems at the same time as they exercised usersupport, which provided a poor support service for the users during a transition period. These experiences contributed to resistance. Routine changes are also experienced by many as challenging in themselves. Several principals' opposition is due to financial disadvantages and the loss of control over the local IT resources.

Some of the resistance could have been reduced if the project had not made some changes along the way, among other things did the expansion of the pilot lead to an increased resistance toward the project.

Many of the local IT resources are experiencing an increase in their competence and have expectations to their own future that they would not have had without this reorganization. Also, many see the need for change to make better use of resources, even those who are not in favor of change.

When Team Brukeropplevelse has completed the necessary competence building and the routines have been established, the change will be to the benefit of all employees.