Motivasjon i multi-prosjekt settinger

Abstract

Tidligere forskning på motivasjon og arbeid i prosjekt er omfattende, og viser gjerne til hvordan motivasjon kan gi bedre resultat og høyere prestasjoner blant prosjektarbeidere. Det finnes allikevel relativt få studier som omfatter en kombinasjon av motivasjon og multi-prosjekt settinger, som også belyser hvordan arbeidssituasjonen kan være utfordrende i forhold til hva som gjør prosjektarbeidere motivert, og hvordan dette igjen kan kobles til prosjektarbeideres behov for autonomi, kompetanse og tilhørighet, som et grunnleggende psykologisk behov ifølge selvbestemmelsesteorien. En typisk enkelt casestudie ble gjennomført i en norsk prosjektbasert organisasjon (PBO), med hovedvirke innen rådgivning i arkitektur, plan og ingeniørfag, og hvor de fleste medarbeidere jobber i såkalte multi-prosjekt settinger, som vil si at de jobber på flere samtidige prosjekter. Funnene presentert i denne oppgaven viser at arbeidssituasjonen i multi-prosjekt settinger er utfordrende fordi den preges av en fragmenter arbeidshverdag, med stadig avbrytelser og forstyrrelser, tidspress og generelt stor arbeidsmengde, og hvor behovet for struktur, kontroll og prioritering av arbeidsoppgaver er stort. Samtidig kan arbeid i multi-prosjekt settinger også være stimulerende, lærerikt og varierende, og hvor faktorer knyttet til anerkjennelse, læring og teamrelasjoner oppfattes som mest motiverende blant prosjektarbeidere. Basert på analysen og noen nye funn, viser studien at selvbestemmelsesteorien også er gjeldende i multi-prosjekt settinger, og at oppfyllelsen av grunnleggende psykologiske behov for autonomi, kompetanse og tilhørighet er viktig for prosjektarbeidere. For det første kan multi prosjekt settinger være uoversiktlige og uforutsigbare, og dette skaper et behov for streng struktur og prioritering av arbeidsoppgaver, slik at prosjektarbeidere klarer å holde oversikt og kontroll over arbeidssituasjonen. Dette er viktig for autonomi, som et grunnleggende behov, fordi tap av kontroll gir mindre frihet og autonomi i situasjonen. Dernest er kompetanse er viktig, fordi personlig vekst og utvikling gjennom læring, gir stor grad av mestringsfølelse og økt jobbengasjement, som kan bidra til å balansere motivasjon og opplevd «project overload» i krevende arbeidsperioder. Til slutt er tilhørighet svært viktig for prosjektarbeidere, men utfordres av multi-prosjekt settinger fordi hyppig skifte mellom team svekker den relasjonelle tilknytningen. Samtidig søker prosjektarbeidere å oppfylle behovet for tilhørighet, ved å tilpasse sin arbeidssituasjon, gjennom å etablere mer eller mindre faste prosjektgrupper.

Previous research on motivation and work in project settings is extensive, and often refers to how motivation can give better results and higher performance among project workers. However, there are relatively few studies that include a combination of motivation and multi-project settings, and which also shed light on how the work situation can be challenging in relation to what makes project workers motivated, and how this can be linked to project workers' need for autonomy, competence and belonging, as a basic psychological need according to the self-determination theory. A typical single case study was conducted in a Norwegian project-based organization (PBO), mainly working in consulting within architecture, planning and engineering, and where most employees work in so-called multi-project settings, which means that they work on several simultaneous projects. The findings presented in this thesis show that the work situation in multi-project settings is challenging because it is characterized by a fragmented workday, with constant interruptions and disruptions, time pressure and generally large workload, and where the need for structure, control and prioritization of work tasks is great. At the same time, work in multi-project settings can also be stimulating, educational and varied, and where factors related to recognition, learning opportunities and team relationships are perceived as most motivating among project workers. Based on my analysis and a few new findings, the study show that the self-determination theory is also applicable in multi-project settings, and that the fulfilment of basic psychological needs for autonomy, competence and belonging is important for project workers. First, multi-project settings can be confusing and unpredictable, and this creates a need for strict structure and prioritization of work tasks, so that project workers are able to keep an overview and control over the work situation. This is important for autonomy, as a basic need, because loss of control gives less freedom and autonomy in the situation. Secondly, competence is important, because personal growth and development through learning, gives a great degree of mastery and increased job commitment, which can help to balance motivation and experienced "project overload" in demanding work periods. Finally, belonging is very important for project workers, but is challenged by multi-project settings because frequent switching between teams weakens the relational connection. At the same time, project workers seek to fulfil the need for belonging, by adapting their work situation, and by establishing more permanent project groups.