Avvikshåndtering - noe å lære av? En kvalitativ studie av enhets- og avdelingslederes tanker og erfaringer

Abstract

Bakgrunn Bakgrunnen for denne masteroppgaven er å undersøke hvilke erfaringer ledere har med å håndtere legemiddelhåndteringsavvik i primærhelsetjenesten. Dagens legemiddelbrukere i primærhelsetjenesten lever lengre med flere kroniske sykdommer og bruker ofte flere legemidler samtidig. Flere studier viser ofte medvirkende årsaker til legemiddelhåndteringsavvik, og at det er behov for mer kunnskap om legemidler blant helsepersonell. Det er mindre kjent hva som skal til for å lykkes med sikker og god avvikshåndtering, forståelse av avvik, og erfaringer med å behandle avvik. Hensikten med denne oppgaven er å utforske hvordan enhets- og avdelingsledere i kommunale enheter opplever å arbeide med avvikshåndtering, og beskrive opplevde suksessfaktorer og utfordringer med avvikshåndtering. Materiale og metode En kvalitativ metode basert på tre fokusgruppeintervju med enhets- og avdelingsledere, ulike steder i Trøndelag. Intervjuene ble tatt opp og transkribert verbatimt, og videre analysert. Materialet i intervjuene ble analysert ved hjelp av systematisk tekstkondensering. Resultat Informantene hadde flere tanker og erfaringer med avvikshåndtering. Verktøy som kollegaveiledning, hjelp fra kommunefarmasøyter og ledermøter bidro til å heve kompetansen hos ledere og ansatte. Strakstiltak og caser var verktøy som økte bevisstheten til ansatte rundt hvilke tiltak som skulle gjennomføres ved oppdaget avvik. Kunnskap om legemiddelhåndteringsavvik, et optimalt fungerende avvikssystem og en god rapporteringskultur var viktig for å få ansatte til å melde legemiddelhåndteringsavvik. Et trygt og åpent arbeidsmiljø bidro til at avvik ble meldt inn, og ga muligheten for å lære av innmeldte avvik. Det var viktig for ledere å ta avvik på alvor, for å gi et signal til de ansatte om at innmeldte avvik førte til endringer. På den andre siden var ansattes holdninger og fokus i arbeidshverdagen faktorer som kunne gjøre det vanskelig å lære av innmeldte avvik. Avvikets form, hvordan avvikene var beskrevet og formulert påvirket om ledere kunne bruke avvik til læring blant personalet. Konklusjon Farmasøyter i et tverrfaglig samarbeid bidro til å skape læring gjennom refleksjon og diskusjon, og reduserte forekomsten av avvik gjennom forbedringstiltak i legemiddelhåndteringen. Strakstiltak og caser kunne øke ansattes bevissthet rundt avviksrapportering, og bidra til å skape læring av innmeldte avvik. Hos noen ledere kunne det foreligge en manglende forståelse av å se viktigheten av kontinuerlig avviksrapportering, der forekomst av lite innmeldte avvik ble sett på som noe positivt. Bedre forståelse av ansattes og lederes holdninger og kunnskap om avviksrapportering og -håndtering vil være viktig for å i større grad lykkes med å lære av innmeldte avvik.

Background The background for this master's thesis is to investigate what experiences managers have with handling medication errors in the primary health care service. Today's drug users in the primary health care service live longer with several chronic diseases and often use several drugs at the same time. Several studies show contributing causes to medication errors, and that there´s a need for more knowledge about drugs among healthcare professionals. It is less known what it takes to succeed with safe and good deviation management, understanding of deviation management and experiences of treating deviations. The purpose of this assignment is to explore how unit- and department heads in municipal units’ experience working with deviation management and describe perceived success factors and challenges with deviation management. Material and method A qualitative method based on three focus group interviews with unit- and department leaders, in different places in Trøndelag. The interviews were recorded and transcribed verbatim, and further analyzed. The material in the interviews was analyzed using systematic text condensation. Result The informants had several thoughts and experiences with deviation management. Tools such as peer guidance, help from municipal pharmacists and management meetings helped to raise the competence of managers and employees. Immediate measures and cases were tools that increased employees' awareness of which measures were to be implemented in case of medication error discovered. Knowledge of medication errors, an optimally functioning medication error system and a good reporting culture was important in getting employees to report medication errors. A safe and open work environment contributed to medication errors being reported and provided the opportunity to learn from reported deviations. It was important for managers to take medication errors seriously, in order to give a signal to employees that reported deviations led to changes. On the other hand, employees' attitudes and focus were factors that could make it difficult to learn from reported medication errors. The form of the discrepancy, how the discrepancies were described and formulated affected whether managers could use discrepancies for learning among staff. Conclusion Pharmacists in an interdisciplinary collaboration contributed to creating learning through reflection and discussion and reduced the incidence of errors through improvement measures in management of medication error. Immediate measures and cases could increase employees' awareness of medication error reporting and contribute to creating learning from reported deviation. Some managers may have a lack of understanding of seeing the importance of continuous deviation reporting, where the occurrence of few medication errors was seen as something positive. A better understanding of employees' and managers' attitudes and knowledge of reporting and handling medication error will be important in order to succeed to a greater extent in learning from reported medication errors.