Implementering av RPA i compliancearbeid - En casestudie av SpareBank 1 Østlandet

Abstract

Denne studien er en casestudie av SpareBank 1 Østlandet, og har som formål å beskrive hva som kjennetegner bankens implementering av robotisert prosessautomatisering i compliancearbeidet, samt hvorfor akkurat slik teknologi har blitt valgt. Siden robotisert prosessautomatisering er en relativt ny teknologi, har SpareBank 1 Østlandet en betydelig implementeringsprosess foran seg. Studien søker å belyse faktorer som har virket fremmende og hemmende for implementeringsprosessen og videre hvorfor akkurat slik teknologi har blitt implementert, i lys av tidligere forskning og teori om endringsprosesser, RPA og compliance. Vi finner det derfor interessant å studere ledere og medarbeideres erfaringer til implementeringen av et slikt innovativt og nytt styringsverktøy, og har undersøkt dette gjennom følgende problemstilling:

“Hva kjennetegner implementeringen av robotisert prosessautomatisering i compliancearbeidet i SpareBank 1 Østlandet?”

I studien er det anvendt et kvalitativt forskningsdesign gjennom 11 intervjuer av sentrale personer tilknyttet compliancearbeidet i SpareBank 1 Østlandet. Studien viser at det er sterke institusjonelle grunner til at robotisert prosessautomatisering implementeres i SpareBank 1 Østlandet. Det fremkommer likevel at implementeringen av robotisert prosessautomatisering har bidratt til bedre etterlevelse av regelverk til en lavere kostnad. Analysen viser at bred og tidlig involvering av aktuelle medarbeidere samt kommunikasjon av hensikten med robotisert prosessautomatisering, er avgjørende for å lykkes med implementeringsprosessen. Disse faktorene har bidratt til å redusere motstand mot endring, og har samtidig dannet grunnlaget for økt engasjement og positive holdninger til den nye teknologien. Analysen avdekker videre at en knapphet på digitale utviklere, lite standardiserte arbeidsprosedyrer og fagsjefers manglende kunnskap om robotisert prosessautomatisering er av de mer sentrale faktorer som hemmer implementeringsarbeidet. Våre funn indikerer at robotisert prosessautomatisering er et steg på veien mot helautomatiserte prosesser, og dermed også en sentral kompetansebygging for å mestre videre implementeringsprosesser av fremtidens digitale styringsverktøy.

This study is a casestudy of the Norwegian bank, SpareBank 1 Østlandet, and aims to describe what characterizes the bank’s implementation of robotic process automation in its compliance work, and why such technology was chosen. As robotic process automation is a relatively new technology, SpareBank 1 Østlandet is facing a comprehensive implementation process. The study seeks to elucidate factors that have promoted and hampered the implementation process and further why exactly such technology was chosen, based on literature and theory of change processes, RPA and compliance. For this reason, we find it interesting to study the experiences of managers and employees for the implementation of such an innovative and new management tool. We have conducted a research based on the following research question:

«What characterizes the implementation of robotic process automation in the compliance work in SpareBank 1 Østlandet?»

To study this, a qualitative research design was used, drawing on 11 interviews with key employees involved in the compliance work in SpareBank 1 Østlandet. The study shows that there are strong institutional reasons for the implementation of robotic process automation in SpareBank 1 Østlandet. However, it appears that the implementation of robotic process automation has contributed to improved compliance with regulations at a lower cost. The analysis shows that broad and early involvement of relevant employees as well as communication of the purpose of robotic process automation has been crucial to the success of the implementation process. These factors have contributed to reducing resistance to change. At the same time, these factors have also formed the basis for increased commitment and positive attitudes towards the new technology. The analysis further reveals that a shortage of digital developers, poorly standardized work procedures and the managers’ lack of knowledge about robotic process automation are among the key factors that hamper the implementation work. Our findings indicate that robotic process automation is only a step towards fully automated processes, and thus also a key element in the development of competence to master further implementation processes of the future digital management tools.