Kriterier for valg av kontorlokaler

Abstract

En organisasjon utvikler seg over tid, noe som fører til at det utløses nye eller endrede krav til kontorarbeidsplassen og kontorlokalene. Utviklingen er at det ofte er fokus på tema som fleksibilitet, samarbeid og kunnskapsdeling. Slike endringer hos en bedrift, kan fra tid til annen føre til at de kontorlokaler man leier ikke tilfredsstiller de nye krav organisasjonen har, slik at en flytteprosess utløses. Oppgaven ser nærmere på hvilke kriterier bedrifter i denne situasjonen vektlegger når de vurderer flytting til nye kontorlokaler, og det viser seg at det valg bedriften tar kan påvirke alt fra dens omdømme til økonomiske resultat. Det er derfor viktig at bedriften kjenner de muligheter riktige lokaler kan gi, og finner lokaler som er tilpasset kjernevirksomheten. Problemstillingen er som følger: ”Hvilke kriterier vektlegges når bedrifter vurderer flytting av sine kontorlokaler?”, og besvares ved å se til aktuell litteratur og tidligere arbeid innenfor området, samt med gjennomføring av en kvalitativ undersøkelse. Det er ulike steg i en beslutningsprosess, og gjennomgått litteratur viser disse. Prosessen begynner med at det kan være ulike årsaker til et ønske om flytting, før man ser nærmere på hvilke kriterier som bør vektlegges, og basert på disse gjør man en vurdering av aktuelle alternativer for å finne det som er mest egnet for seg. Undersøkelsen ble gjennomført i to deler, med intervjuer av henholdsvis eksperter og leietakere, fordelt på ulike bransjer, størrelser og geografi, for å skaffe en helhetsforståelse av temaet. Utvalget er avgrenset til små og mellomstore bedrifter som leier kontorlokaler i Norge. Resultatene fra undersøkelsen viser at den viktigste årsaken til at flytting vurderes er en organisasjonsendring, samt at bedriften har behov for bedre effektivitet og fleksibilitet. Det er sentralt at bedrifter leier lokaler som er egnet i dag, men som også tar høyde for fremtidige endringer. De kriterier som vektlegges høyest i søk etter nye lokaler er nærhet til offentlig kommunikasjon og ventilasjon, mens det som var avgjørende for bedriftenes valg var slik som lokalets beliggenhet, høyere grad av effektivitet, samt at man oppnådde en leiepris man var tilfreds med. Basert på gjennomgått litteratur og resultater fra undersøkelsen er det utarbeidet et beslutningsstøtteverktøy, kalt MOVE, som skal kunne bistå bedrifter i en flytteprosess med å finne det beste alternativet for seg. Beslutningsstøtteverktøyet inneholder et eget evalueringsverktøy som består av 25 valgkriterier, fordelt på 8 kategorier og 3 grupper (arealene, omgivelser og kontrakter). Hensikten er at man med utgangspunkt i egne ønsker skal rangere hvor godt de ulike alternativer tilfredsstiller ønsket kvalitet, før man tilslutt ser dette opp mot de kommersielle vilkår for å fatte en beslutning. Beslutningsstøtteverktøyet er gjennomgått i et ekspertpanel. Konklusjoner ved vurdering av likheter og avvik mellom litteratur og undersøkelsen, viser at det er mye samsvar mellom hvilke kriterier som bør vektlegges, og de kriterier bedriften faktisk vektlegger i en søkeprosess. Det fremgår at kriterier som gir utslag i lokalets tilpasningsdyktighet, bedriftens omdømme og som sier noe om transportsituasjonen er viktige, samt at de fleste bedrifter heller har fokus på å finne riktige lokaler enn å minimere kostnadene.